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ANNEXE 2 - Recommandations de bonnes pratiques relatives aux activités de « Vacances adaptées organisées »
Les lieux de séjour de « Vacances adaptées organisées » ne sauraient être encadrés à l’instar des règles qui régissent les conditions de fonctionnement des établissements sanitaires ou sociaux et médico-sociaux.
Pour autant, la qualité du séjour, organisé autour d’un projet de vacances au plus près des besoins et attentes des personnes accueillies, doit présenter toutes les garanties pour un parfait déroulement.
La présente annexe fixe donc les recommandations utiles à la mise en place de pratiques adaptées au type de séjour proposé ainsi qu’au public concerné. A cette occasion, un certain nombre d’éléments d’ordre réglementaire sont rappelés.
L'article D. 344-5-7 du code de l'action sociale et des familles (CASF) relatif aux établissements et services accueillant des adultes handicapés qui n'ont pu acquérir un minimum d'autonomie prévoit que ces établissements doivent garantir l'accompagnement de la personne dans sa globalité de manière continue tout au long de l'année. Ces établissements peuvent organiser l'accueil de la personne handicapée dans un séjour de vacances adaptées organisées. Il appartient dans ce cas au responsable de l’établissement de veiller à la parfaite transmission des informations concernant notamment la santé et les besoins du résident à l’organisateur du séjour VAO.
I Recommandations liées à la prise en compte des besoins médicaux
I-1 Le questionnaire médical 
L’article R. 412-11 du code du tourisme prévoit que le dossier de demande d’agrément comporte le modèle de questionnaire adressé préalablement à la tenue du séjour à la personne accueillie, ou à son représentant légal, afin de connaître ses besoins et ses problèmes de santé.
Un modèle de questionnaire médical est proposé en annexe 5 de la présente circulaire.
Ce questionnaire est strictement confidentiel, et il est destiné, à la fin du séjour, à être restitué à la personne accueillie ou à son représentant légal. En cas d’impossibilité de restitution, il doit être détruit.
I- 2 L’encadrement sanitaire 
Il est souhaitable que l’organisateur du séjour, ou sous sa responsabilité, le responsable du déroulement du séjour sur place, s’assure de la présence sur les lieux du séjour, à tout moment, d’au moins une personne formée aux gestes et soins d’urgence.
Les formations reconnues dans ce domaine sont les suivantes :


  • Attestation de prévention et secours civique de niveau 1 (PSC1)

  • Certificat de sauveteur secouriste du travail (SST)

  • Attestation de formation aux gestes et soins d’urgence de niveau 1 (AFGSU 1)

  • Attestation de formation aux gestes et soins d’urgence de niveau 2 (AFGSU 2)

  • Attestation de formation spécialisée aux gestes et soins d’urgence (AFSGSU)


Il est également recommandé qu’il (ou sous sa responsabilité, le responsable du séjour sur place) s’assure de la présence, à proximité du lieu de séjour, d’un cabinet médical et d’une officine de pharmacie de garde pendant la durée du séjour, auxquels il adresse toutes informations utiles quant aux besoins médicaux, pharmaceutiques et paramédicaux des vacanciers. Il s’assure également, en fonction des besoins des personnes accueillies durant le séjour, que ces dernières peuvent bénéficier des soins infirmiers ou de kinésithérapie qui leur sont prescrits.
Selon les besoins des vacanciers, il est également vivement recommandé de s’assurer que l’établissement de santé le plus proche est informé de la présence du groupe.
Les mêmes précautions doivent être prises pour chacune des étapes des séjours itinérants.
L’organisateur, ou sous sa responsabilité, le responsable du déroulement du séjour sur place, prend également toute mesure utile pour s’assurer que les vacanciers pourront se voir délivrer les médicaments ou soins utiles lors des voyages à l’étranger.
Une trousse à pharmacie de premiers secours est utilement placée sous la responsabilité de la personne formée aux gestes et soins d’urgence.
Le matériel de premiers secours est adapté à la nature des risques et facilement accessible.
La trousse peut se présenter sous forme de trousse souple, de coffret rigide, de valisette ou être stockée dans une armoire à pharmacie.
Elle doit être pratique, ne contenir que l’indispensable et son contenu doit être régulièrement revu (ce qui permet de la compléter si des éléments viennent à manquer, ou de remplacer les produits arrivés à péremption).
La trousse, adaptée au nombre de vacanciers et aux activités pratiquées, ne peut contenir que des produits et du matériel pouvant être utilisés pour soigner les blessures sans gravité, les égratignures et les petites plaies.
Il est recommandé que tous les soins prodigués, quels qu’ils soient (même l’absorption d’eau sucrée), soient consignés dans un registre.
Aucun médicament ne doit être administré à un vacancier sans avis médical (des protocoles d’intervention peuvent être indiqués sur une ordonnance fournie et en cours de validité).
Il est recommandé d’équiper au minimum la trousse à pharmacie des éléments suivants :

  • Ciseaux et une pince à épiler ;

  • Compresses stériles ;

  • Sparadrap ;

  • Pansements adhésifs de différentes tailles ;

  • L’antiseptique non coloré ;

  • Sérum physiologique en dose unique ;

  • Gants jetables ;

  • Poche de froid ;

  • Bandes à gaze ;

  • Thermomètre ;

  • Les principaux numéros d’urgences (Samu, Pompier, centre antipoison…) 

L’organisateur, ou sous sa responsabilité, le responsable du déroulement du séjour sur place, met à la disposition de son équipe :

1° Des moyens de communication permettant d'alerter rapidement les secours ;

2° La liste des personnes et organismes susceptibles d'intervenir en cas d'urgence :

Il est recommandé d’établir un protocole relatif aux conditions de stockage et de distribution des médicaments. Ce dernier est tenu à la disposition des membres de l’équipe. Un modèle de fiche individuelle de suivi de la distribution des médicaments, à laquelle est annexée la photocopie de l’ordonnance, est proposé à l’annexe 4 du présent arrêté.

La plus grande vigilance est demandée quant au respect de la confidentialité des données médicales concernant les vacanciers.

I-3 La distribution et le stockage des médicaments 
Pour rappel, seul le pharmacien au sens légal du terme (article L 4221 du code de la santé publique - CSP), titulaire d’un diplôme de pharmacien, inscrit à l’Ordre des pharmaciens, peut effectuer l’acte pharmaceutique de dispensation.
Cet acte doit être réalisé de façon personnelle et exclusive. Il peut être aidé par des préparateurs en pharmacie, seuls autorisés à le seconder. Les préparateurs assument leurs tâches sous la responsabilité et le contrôle effectif du pharmacien (article L.4241-1 du CSP).
Les lieux où se réalise l’exercice pharmaceutique nécessitent une autorisation préalable (article L.5424 du CSP) ce qui signifie que l’acte de dispensation pharmaceutique ne peut se faire que dans des lieux autorisés.
La préparation des médicaments fait partie intégrante de l’acte de dispensation.
« La dispensation est réalisée conformément à l'article R. 4235-48 du code de la santé publique selon les principes suivants : Le pharmacien doit assurer dans son intégralité l'acte de dispensation du médicament, associant à sa délivrance : 1° L'analyse pharmaceutique de l'ordonnance médicale si elle existe ; 2° La préparation éventuelle des doses à administrer ; 3° La mise à disposition des informations et les conseils nécessaires au bon usage du médicament.»
La préparation des doses à administrer (R. 4235-48 du code de la santé publique), qui ne peut être effectuée que par le pharmacien, ou le préparateur en pharmacie sous sa responsabilité, ne doit pas être confondue avec l’aide à la prise des médicaments prévue par l’article R.4311-5 du code de la santé publique infirmiers), qui relève des attributions de l'infirmier.
Dans son jugement du 13 mars 2006 (n° RG 06/00148), le TGI de Nancy rappelle que "l'aide à la prise de médicaments est considérée comme un acte de la vie courante et ne relève pas du code de la santé publique, lorsque le mode de prise, compte tenu de la nature des médicaments, ne présente pas de difficultés particulières ni ne nécessite un apprentissage". Dans ce cadre précis, toute personne, notamment l'assistant sanitaire (ou tout autre encadrant chargé de l'aide à la vie courante), peut assurer la distribution des médicaments, à condition d'être suffisamment informée des doses prescrites et du moment des prises, dans le cadre d'un protocole écrit, basé sur une prescription médicale individuelle et nominative.   
Dans l’intérêt des personnes accueillies, le responsable du séjour doit veiller à ce que les vacanciers disposent de leurs prescriptions médicales, ainsi que de la quantité suffisante de médicaments pour le trajet à effectuer, si ce dernier fait partie de la prestation touristique, ainsi que pour la durée du séjour.

Il est recommandé que les traitements soient préparés pour la totalité de la durée du séjour (soit, autant de piluliers que de semaines de vacances) et que les piluliers soient confectionnés en amont du séjour par la personne handicapée, ses proches, son représentant légal ou l’établissement de résidence habituelle.
Les traitements de chaque vacancier doivent être identifiés a minima par son nom et son prénom. Il est recommandé de compléter ces mentions de la date de naissance, de la photographie, voire du nom de jeune fille des vacancières en cas d’homonymie.

A l’arrivée sur le lieu de séjour, il est recommandé que les prescriptions médicales et les médicaments des personnes handicapées majeures qui ne gèrent pas seules le suivi de leur traitement médical, soient stockés, avec la confidentialité requise, dans des conditions garantissant leur identification au nom et à la photographie du vacancier, ainsi que leur parfaite conservation (par exemple, dans un sachet zippé nominatif). Il est recommandé de les placer dans un dispositif, un meuble, une malle ou une pièce fermés à clé et inaccessibles aux vacanciers.

Afin de garantir la sécurité du groupe, ce mode de stockage est également proposé aux personnes qui gèrent habituellement seules leur traitement. A défaut d’accord des personnes handicapées majeures ou de leur représentant légal, l’organisateur du séjour s’assure de leur engagement à conserver leurs prescriptions médicales et leurs médicaments, identifiables à leur nom et à leur photographie, dans les conditions de sécurité requises.

Il est souhaitable que les modalités de détention, de mise à disposition et de transmission des clés, codes d’accès, etc. des différents dispositifs de rangement des médicaments fassent l’objet d’une procédure écrite.
L’acte d’administration proprement dit consiste à faire prendre le bon médicament au bon patient, à la bonne posologie, au bon moment, par la bonne voie. Cet acte inclut le contrôle de la prise effective du traitement. Il est recommandé que la distribution des médicaments préalablement préparés, leur administration et son enregistrement soient réalisés par la même personne.

Hormis le cas où l'organisateur de séjours VAO a prévu la présence sur place d'un médecin, seul habilité à prescrire des médicaments (avec les odontologistes, vétérinaires et sages-femmes, qui bénéficient d'un droit de prescription médicale restreinte), le personnel chargé d'accueillir et d'accompagner les personnes handicapées, qu'il soit titulaire du diplôme d’infirmier, assistant sanitaire ou autre, n'est en revanche pas habilité à distribuer des médicaments en dehors d'une prescription médicale.

 

Il convient de rappeler sur ce point que les infirmiers eux-mêmes, chargés, au titre de l'article L. 4311-1 du code de la santé publique, de donner des soins sur prescription médicale ou en application du  rôle propre qui leur est dévolu en application des articles R. 4311-1 à R. 4311-15 et D. 4311-15-1, ne peuvent prescrire ou administrer des médicaments sans prescription médicale (hormis la réalisation de certaines vaccinations et le suivi d'une contraception orale (dont le cadre est précisément défini à l'article L. 4311-1 du CSP). Enfin, seuls les infirmiers et infirmières rattachés à un établissement scolaire sont habilités à délivrer les médicaments de contraception d’urgence non soumis à prescription obligatoire suivant le protocole prévu par le décret n°2001-258 du 27 mars 2001 pris en application de la loi du 13 décembre 2000 relative à la contraception d’urgence .

 

C’est pourquoi l'article R. 412-11 du code du tourisme prévoit que les organisateurs de séjour VAO doivent  prévoir des accords avec un médecin de proximité du lieu d'accueil. Ce dernier, qui doit dans l'idéal être joignable à tout moment, est seul habilité à prescrire notamment les médicaments dits "de confort" après avoir évalué les possibles contre-indications ou interactions médicamenteuses avec les traitements habituels des résidents.  

 

La ou les personnes affectées à la distribution des médicaments ne peuvent donc pas délivrer de médicaments, quelles qu'en soit la catégorie, aux personnes accueillies dans le cadre d'un séjour VAO, dès lors que ces médicaments n'ont pas fait l'objet d'une prescription médicale.  

 

Ces dispositions sont identiques à celles prévues pour le suivi sanitaire des mineurs accueillis notamment en centres de vacances ou en centres de loisirs (article 1 c) de l'arrêté du 20 février 2003 publié au JORF du 28 février).  
L’annexe 6 propose un modèle de formulaire de suivi de la distribution des médicaments.

 

II Recommandations liées à l’encadrement des séjours : responsabilités et rôles de la personne physique ou morale titulaire de l’agrément VAO, du responsable du déroulement du séjour sur place et des accompagnateurs
II-1 Le contrat de travail
A titre liminaire, il convient de rappeler que les exigences applicables en termes de droit du travail ne sont pas modifiées par le décret n° 2015-267 du 10 mars 2015 relatif à l’agrément « vacances adaptées organisées ».
Les personnels recrutés pour encadrer ou accompagner les vacanciers bénéficient donc du contrat d’engagement éducatif (CEE), contrat de travail spécifique, ou, si ce n’est pas le cas, d’un contrat de travail de droit commun.
Le contrat d’engagement éducatif :
L'article L. 432-1 du code de l'action sociale et des familles (CASF) prévoit, qu'outre l'animation ou la direction d'un accueil collectif de mineurs à caractère éducatif à l'occasion de vacances scolaires, de congés professionnels ou de loisirs, la participation occasionnelle, pour le compte de l'organisateur, à des fonctions d'animation ou de direction lors des séjours VAO est également et notamment qualifiée d'engagement éducatif (CEE).
La circulaire DJEPVA/DJEPVAA3/DGT/2012/230 du 11 juin 2011 explicite le dispositif.

 

L'article L. 432-5 du CASF fixe la période minimale de repos quotidien à onze heures consécutives par périodes de vingt quatre heures (période dite de "repos quotidien") conforme au droit commun, et aménage les modalités de son attribution par :

- la substitution du repos quotidien par un repos compensateur équivalent lorsque les animateurs sont présents sur le lieu d'accueil ;

- la substitution partielle du repos quotidien sans que ce dernier puisse être inférieur à 8 heures, par un repos compensateur équivalent lorsque les animateurs résident à proximité du lieu d'accueil.
L'article D. 432-2 du code de l'action sociale et des familles (CASF) dispose que :

 

"Le contrat d'engagement éducatif précise :

1° L'identité des parties et leur domicile ;

2° La durée du contrat et les conditions de rupture anticipée du contrat ;

3° Le montant de la rémunération ;

4° Le nombre de jours travaillés prévus au contrat ;

5° Le programme indicatif des jours travaillés pendant la période du contrat, ce programme contenant la répartition du nombre de jours entre les jours de la semaine ou les semaines du mois;

6° Les cas dans lesquels une modification éventuelle du programme indicatif peut intervenir ainsi que la nature de cette modification, toute modification devant être notifiée au salarié sept jours au moins avant la date à laquelle elle doit avoir lieu, sauf pour les cas d'urgence ;

7° Les jours de repos ;

8° Le cas échéant, les avantages en nature et le montant des indemnités dont il bénéficie".

 

L'ensemble de ces notions doivent être précisées dans le CEE.

 

Le contrôle du respect des dispositions relatives à la durée du travail relevant de la compétence des services chargés du travail (Directions régionales des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi (DIRECCTE), inspection du travail), je vous invite, pour toute question technique à prendre l’attache, au cas par cas, de la DIRECCTE de votre région, compétente pour apprécier la légalité de la rédaction des CEE proposés aux personnes accompagnant les vacanciers lors des séjours VAO.  
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