D’examen 49





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Le système d’information APOGEE

Un outil au service des personnels des universités





Table des matières


1

Le système d’information APOGEE 1

Un outil au service des personnels des universités 1

Table des matières 2

Apogée au service des personnels 2

100 2

Agence de Mutualisation des Universités avril 2003 2

1. LA LOGIQUE DU SYSTEME 49

Le schéma suivant décrit les différents actes de gestion relatifs à la scolarité et au suivi administratif et pédagogique des étudiants : 49

S’inscrit dans un établissement 49

L’établissement propose 49

une offre de formation 49

Offre de formation 49

Formation Y 49

Formation X 49

Formation Z 49

Formation U 49

Sanction par des épreuves 49

d’examen 49

Les différents actes de gestion de scolarité s’accomplissent dans l’application via des entités organisationnelles, qui sont des regroupements d’utilisateurs. 49

50

Les six entités organisationnelles Apogée : 50

Composante (COMP) 50

Centre de traitement de notes (CTN) 50

Centre de gestion (CGE) 50

Centre d’inscription pédagogique (CIP) 50

Centre d’incompatibilité d’épreuves (CIE) 50

Centre de gestion de stages (CGS) 50

Elles sont décrites en détail plus bas dans la partie : « Préparation du système : L’établissement ». 50

Les différents actes de gestion de scolarité sont traités par Apogée au sein de plusieurs domaines de gestion fonctionnels, dont l’accès est ouvert, dans des conditions bien définies, aux utilisateurs des établissements : 51

51

51

Un utilisateur est habilité (ou non) à effectuer des actes de gestion dans un domaine, via l’entité organisationnelle correspondante : 52

52

NB : pour la gestion du domaine Thèse, HDR, DRT, un utilisateur doit être habilité sur un CTN pour gérer les résultats. On peut dire que le domaine thèse est une extension du domaine résultat. 52

Un utilisateur est habilité sur une ou plusieurs entités selon le schéma suivant : 52

52

Enfin, le système d’information Apogée repose sur une base de données. 53

Les objets sont décrits par un ensemble d’informations structurées dont la ou les valeurs sont modifiées lors des opérations, en temps réel la plupart du temps, selon le schéma suivant : 53

53

Exemples d’événements déclencheurs : 53

Demande d’inscription  opérations liées aux inscriptions 53

Nouvelle habilitation  opérations de mise à jour de l’offre de formation 53

Calendrier d’examens  opérations liées à l’organisation des épreuves 53

Collecte des notes  opérations de calcul et d’agrégation de notes et résultats 53

Dès l’instant où des informations sont entrées dans le système, elles font partie de la base de données de l’établissement. Cela signifie que ces données sont uniques, historisées, accessibles par tous les utilisateurs habilités de n’importe quel endroit de l’établissement. 53

Une fonctionnalité permet aussi de récupérer des données et de les réimporter dans Apogée après traitement sous Excel (saisie externe de notes) 53

La base de données étant unique, il n’y a jamais double saisie, ce qui limite les risques d’erreur. 53

Restriction : une base de données Apogée est la propriété d’un et d’un seul établissement. Les échanges directs de données entre établissements sont interdits (Loi informatique et libertés). 53

Les différentes bases de données : 54

Trois bases au minimum sont en principe disponibles dans un établissement : 54

La base de production 54

La base de test 54

La base de formation 54

54

La base de test est une copie de la base réelle de travail (base de production) à un instant T. Les modifications de l’état des objets de la base de test sont écrasées lors de la recopie de la base de production sur la base de test (« rafraîchissement » de la base). La base de test sert à expérimenter des cas et des scénarii en toute sécurité car il n’y a jamais recopie des données de la base de test vers la base de production. 54

La base de formation est une base école livrée par l’Agence, destinée à former des utilisateurs, mais sur des données autres que celles de l’établissement. 54

L’objectif de la formation est de décrire de façon détaillée les fonctionnalités offertes par le logiciel dans chacun de ses domaines de gestion. 54

Apogée est un outil conçu - à la demande des utilisateurs - pour s’adapter aux particularités de chaque établissement. Il faut donc, avant tout, effectuer un certain paramétrage en ce qui concerne l’établissement et son organisation. 54

Les opérations de paramétrage de l’établissement, s’effectuent dans le domaine Apogée appelé « Référentiel ». 55

Ensuite, il faut décrire très précisément (modéliser) l’offre de formation (les enseignements), la façon dont on souhaite évaluer les enseignements (modalités de collecte et de contrôle des connaissances), la manière dont on désire gérer les enseignements (modélisation des groupes…) et procéder régulièrement à des mises à jour pour prendre en compte les évolutions. 55

Ces tâches préparatoires effectuées : paramétrage de l’établissement et modélisation de l’offre de formation les actes de gestion essentiels (opérations) deviendront possibles dans Apogée et seront effectués automatiquement et en toute sécurité par la machine : 55

Inscriptions administratives, 55

Inscriptions pédagogiques, 55

Répartition des étudiants en groupes, 55

Organisation des épreuves, 55

Collecte et traitement des résultats 55

Préparation des documents de délibération de jury 55

Organisation de la 2ème session 55

Contrôles finaux et édition des diplômes. 55

En outre, des fonctionnalités annexes sont offertes, comme par exemple la gestion des stages (classiques), ou la réinscription des étudiants via la télématique (et bientôt le web). 55

L’application n’a pas été prévue pour tout gérer. 55

Sont hors champ de l’application : 55

La gestion des emplois du temps, 55

La gestion du service des enseignants 55

Vont bientôt entrer dans le champ de l’application : 55

Gestion de l’anonymat 55

Réinscription des étudiants par le Web, 55

Adresse électronique des étudiants 55

Application de la réforme de l’espace européen de l’enseignement supérieur (C3ES). 56

Chaque établissement utilise Apogée selon ses propres besoins. Certains domaines ne sont pas forcément utilisés, ou ne sont pas utilisés au même degré par toutes les composantes. 56

Enfin, l’utilisateur, en particulier enseignant, garde toujours la main sur la machine, qui respecte comme principe fort la souveraineté du jury. 56

2. LA PREPARATION DU SYSTEME 58

L’établissement est une entité physique identifiée par son numéro RNE (répertoire national des établissements) et des caractéristiques propres (nom, adresse, type …). 58

L'ensemble des utilisateurs est structuré en entités organisationnelles au sein desquelles les personnes habilitées effectuent les actes de gestion précis liés à leurs fonctions. 58

Une partie du paramétrage de l’établissement (ou sa « cartographie ») consiste à affecter les utilisateurs selon les actes de gestion liés à leur métier : 58

Domaine « métier » 58

Entités correspondantes 58

Structure des enseignements (définition et évolution de l’offre de l’offre de formation 58

58

Composante (COMP) 58

Modalités de contrôle des connaissances, saisie et traitement des notes et résultats 58

58

Centre de traitement de notes (CTN) 58

Inscription administrative 58

58

Centre de gestion (CGE) 58

Inscription pédagogique 58

58

Centre d’inscription pédagogique 58

(CIP) 58

Organisation des examens 58

58

Centre d’incompatibilité d’épreuves 58

(CIE) 58

Gestion des stages 58

58

Centre de gestion de stages 58

(CGS) 58

Pratiquement, cela signifie que : 58

les utilisateurs qui ont à effectuer des opérations sur les structures d’enseignement : description et modification de diplômes…devront être rattachés à une composante ; 58

les personnes qui ont à effectuer des opérations d’inscription administrative (scolarités centrales ou scolarités décentralisées…) appartiendront à un CGE ; 58

les personnes qui ont à effectuer des inscriptions pédagogiques (secrétariats pédagogiques…) devront être rattachées à un CIP ; 59

les utilisateurs (administratifs ou enseignants) qui ont à traiter des résultats (opérations de saisie/modification de notes ; saisie des modalités de collecte des éléments pédagogiques… devront être regroupés dans des CTN ; 59

les personnes qui souhaitent organiser et gérer des épreuves sur un ensemble donné d’enseignements devront appartenir à un CIE ; 59

les personnes qui ont à recevoir/traiter les offres de stages offerts par les entreprises et à y affecter des étudiants devront être rattachées à un CGS. 59

Remarque : Certains domaines sont de la compétence propre des enseignants : définition de la SE, des modalités de contrôle des connaissances…C’est donc aux enseignants à effectuer le travail de fond (description précise de ce qui est attendu par Apogée pour effectuer les opérations automatiquement), ce qui ne signifie pas qu’ils doivent eux-mêmes effectuer les opérations correspondantes avec l’outil. Dans la pratique, ce travail est le plus souvent effectué par du personnel administratif. 59

Mais pour être assuré d’un résultat final correct, une étroite collaboration entre enseignants et administratifs est indispensable. 59

59

Chaque type d’entité peut exister une ou plusieurs fois dans le même établissement selon son organisation (centralisée, décentralisée, nombre d’UFR…) (par exemple : plusieurs centres de gestion des étudiants si des inscriptions administratives sont effectuées en UFR ou dans des antennes délocalisées). 59

Il n’y a ni hiérarchie ni interdépendance entre les entités : un utilisateur n’y est rattaché que dans la mesure où, dans le cadre de ses fonctions, il doit effectuer les actes de gestion correspondants. 59

Un utilisateur qui ne serait rattaché à aucune entité ne pourrait accomplir aucun acte de gestion. 60

Dire que les entités organisationnelles sont un regroupement d’utilisateurs ne signifie par pour autant que ces derniers sont proches géographiquement : ils peuvent être à des kilomètres de distance. 60

Le rattachement à une entité ne donne pas nécessairement les mêmes droits : la modulation des droits de chaque utilisateur (consultation des données seulement, consultation et modification…) se fait par le biais des « habilitations ». 60

Les acteurs de l’établissement qui ont besoin de consulter des données sans jamais effectuer aucun acte de gestion (agent comptable, direction, cellules de pilotage…) seront par exemple habilités sur les domaines qui les intéresse en « visualisation ». 60

Ce découpage de la population des utilisateurs en entités assure la sécurité des données car : 60

seuls les utilisateurs associés aux entités organisationnelles sont autorisés à effectuer les opérations correspondantes ; 60

chaque entité (groupe d'utilisateurs) étant propriétaire de ses informations, seuls les utilisateurs associés et autorisés peuvent accéder à ces informations. 60

Le point d’entrée dans le système est le concept fondamental d’Apogée : Etape, version d’étape. 60

Etape : l’étape traduit le fractionnement dans le temps (année, ensemble d'années, semestres...) d'un enseignement conduisant à un diplôme. 60

Version d’étape : la version d’étape est une différenciation du contenu d’une étape. 60

Ces notions sont reprises en détail dans la partie « modélisation de la structure des enseignements », infra. 60

C’est l’entité qui regroupe les utilisateurs en charge de l'inscription administrative à une version d’étape. Selon l’organisation de l’établissement, un seul ou plusieurs centres de gestion organisent les inscriptions administratives. 60

Un étudiant ne peut être inscrit que via un CGE. 60

Le CGE où il se présente peut l’inscrire à des étapes (formations) différentes (sans que l’étudiant soit obligé de s’adresser à un autre centre pour les inscriptions supplémentaires qu’il compte prendre). 60

Lors de sa création, une étape doit être associée à au moins un CGE . 61

Le centre de gestion est associé à une responsabilité administrative et comptable (délivrance de la carte d’étudiant et perception des droits). 61

C’est l’entité organisationnelle ayant une responsabilité de type pédagogique. Les utilisateurs appartenant à une composante sont habilités à organiser des enseignements. Ils assurent la définition et l'évolution du contenu des enseignements dont la composante a la responsabilité. 61

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