Article 21 de la loi du 10 juillet 1965





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LE ROLE DU CONSEIL SYNDICAL
ARTICLE 21 DE LA LOI DU 10 JUILLET 1965



  1. LE FONCTIONNEMENT




  1. LES COMPTES




  1. SUIVI DES CONTRATS




  1. SUIVI DES TRAVAUX




  1. SUIVI DES IMPAYES


Article 21
(Loi n° 85-1470 du 31 décembre 1985 art. 4 Journal Officiel du 1er janvier 1986)
(Loi n° 94-624 du 21 juillet 1994 art. 35 I Journal Officiel du 24 juillet 1994)



   Dans tout syndicat de copropriétaires, un conseil syndical peut assister le syndic et contrôler sa gestion.
   En outre, il donne son avis au syndic ou à l'assemblée générale sur toutes questions concernant le syndicat, pour lesquelles il est consulté ou dont il se saisit lui-même. L'assemblée générale des copropriétaires, statuant à la majorité de l'article 25, arrête un montant des marchés et des contrats à partir duquel la consultation du conseil syndical est rendue obligatoire. A la même majorité, elle arrête un montant des marchés et des contrats à partir duquel une mise en concurrence est rendue obligatoire.
   Il peut prendre connaissance, et copie, à sa demande, et après en avoir donné avis au syndic, de toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion du syndic et, d'une manière générale, à l'administration de la copropriété.
   Il reçoit, en outre sur sa demande, communication de tout document intéressant le syndicat.
   Les membres du conseil syndical sont désignés par l'assemblée générale parmi les copropriétaires, les associés dans le cas prévu par le premier alinéa de l'article 23 de la présente loi, les accédants ou les acquéreurs à terme mentionnés à l'article 41 de la loi n° 84-595 du 12 juillet 1984 définissant la location-accession à la propriété immobilière, leurs conjoints ou leurs représentants légaux. Lorsqu'une personne morale est nommée en qualité de membre du conseil syndical, elle peut s'y faire représenter, à défaut de son représentant légal ou statutaire, par un fondé de pouvoir spécialement habilité à cet effet.
   Le syndic, son conjoint, ses ascendants ou descendants, ses préposés, même s'ils sont copropriétaires, associés ou acquéreurs à terme, ne peuvent être membres du conseil syndical. Les dispositions du présent alinéa ne sont pas applicables aux syndicats coopératifs.
   Le conseil syndical élit son président parmi ses membres.
   Lorsque l'assemblée générale ne parvient pas, faute de candidature ou faute pour les candidats d'obtenir la majorité requise, à la désignation des membres du conseil syndical, le procès-verbal, qui en fait explicitement mention, est notifié, dans un délai d'un mois, à tous les copropriétaires.

Le conseil syndical est constitué de droit.
   Sauf dans le cas des syndicats coopératifs, l'assemblée générale peut décider par une délibération spéciale, à la majorité prévue par l'article 26, de ne pas instituer de conseil syndical. La décision revenant sur la précédente est prise à la majorité des voix de tous les copropriétaires(Art. 25)
   A défaut de désignation par l'assemblée générale à la majorité requise, et sous réserve des dispositions de l'alinéa précédent, le juge, saisi par un ou plusieurs copropriétaires ou par le syndic, peut, avec l'acceptation des intéressés, désigner les membres du conseil syndical ; il peut également constater l'impossibilité d'instituer un conseil syndical.


  1. LE FONCTIONNEMENT


La loi ne fixe pas de modalités de fonctionnement particulier.

Pour les copropriétés où l'ambiance est bonne et où les personnes se connaissent bien, cela n'est pas très grave. En revanche il peut en aller différemment si votre copropriété est composée de personnes se connaissant peu et ayant des intérêts divergents, ce qui arrive fréquemment quand un certain nombre de propriétaires sont non occupants. En cas d’impossibilité de départager les voix des membres du conseil syndical, c’est l’assemblée générale qui doit statuer à la majorité de l’article 24.



  1. La composition du Conseil Syndical

Le règlement de copropriété ou l'Assemblée Générale peut fixer le nombre de copropriétaires membres du Conseil Syndical. Si rien n'est fixé, on peut choisir autant de copropriétaires que l'on veut.

L'assemblée pourra également désigner un ou plusieurs membres suppléants.

La durée du mandat est en général fixée soit par le règlement de propriété soit par l'Assemblée Générale. Si rien n'est fixé la loi prévoit un mandat de 3 ans.

A noter :

- Le président du conseil syndical est élu par le conseil syndical et non pas par l’assemblée, soit au cours d’une suspension de l’assemblée, soit lors de la première réunion du conseil syndical suivant l’élection de ses membres.

- Les pouvoirs du président :

a) Il peut convoquer une assemblée générale après mise en demeure faite au syndic restée infructueuse (Art 8 du décret du 17 mars 1967)

b) Engager un référé contre l’ancien syndic, en cas de non restitution des fonds par ce dernier et des pièces de la copropriété, dans le délai imparti par la loi (Art 18-2 de la loi du 10 juillet 1965)



  1. Le rôle du Conseil Syndical

Le Conseil Syndical a pour rôle d'assister et de contrôler le syndic. Il a accès à tout moment à tous les documents concernant la copropriété, il peut demander la convocation d'une Assemblée Générale Extraordinaire.

Il doit élaborer le budget prévisionnel avec celui-ci et en suivre l'exécution. Il doit également donner son avis écrit sur toutes les dépenses de travaux urgents et celles qui dépasseraient le montant voté par l'Assemblée Générale.

Un conseil :

Le travail d’un conseiller syndical scrupuleux peut s’avérer très prenant. Il peut être judicieux d’organiser le conseil syndical en répartissant les tâches, selon les compétences des différents membres et les problèmes de la copropriété, en fonction de sa taille bien évidemment, afin d’éviter une trop grosse charge de travail pour des bénévoles : l’un peut se consacrer au suivi des travaux, l’autre à celui des contrats, des dépenses, du recouvrement des charges etc.



  1. La rémunération des membres Conseil Syndical.

La loi prévoit qu'ils n'ont pas de droit de recevoir de rémunérations, mais qu'ils peuvent êtres remboursés de leurs frais (déplacements, dactylo, timbres, essences…).

Les dépenses du Conseil Syndical doivent être justifiées.



  1. Le fonctionnement du conseil syndical.


Nous conseillons de définir précisément le mode de fonctionnement du conseil syndical (conditions des votes etc.) et de le soumettre au vote de l’assemblée générale.



  1. LES COMPTES


La méthode de contrôle des dépenses.
1) Dans la mesure où le conseil syndical a établi le budget prévisionnel, sur la base des dépenses réelles des trois dernières années, il faut d'abord partir de ce budget prévisionnel et rechercher les causes des dépassements, certaines causes seront liées à des facteurs extérieurs, d'autres à des problèmes de gestion.


  1. On analyse ensuite les dépenses fournies par le syndic en vérifiant qu'il existe bien une facture ou un justificatif par imputation, contrôler qu'on n'impute pas 2 fois la même dépense ou que l'on ne ré impute pas une dépense concernant l'année passée, et savoir qu'elle est l'augmentation d'une année sur l'autre des dépenses poste par poste, pour l'eau , le chauffage, l'électricité on prendra soin de faire une comparaison en consommation et non en euros. Ce dernier travail complète celui qui a été fait par la comparaison du budget prévisionnel.




  1. Il faut analyser les factures et justificatifs demander au syndic, les dates des règlements effectifs des imputations, analyser aussi certains postes précis (eau, chauffage, fioul…) et savoir que certains contrôles sont plus difficiles que d'autres et requièrent quelques connaissances.


Savoir lire les documents fournis par le syndic lors de la convocation à l’assemblée générale devant approuver les comptes


  1. L’annexe 1 ou « État financier après répartition des charges de l’exercice ».

Vérifier : l’équilibre, les numéros de comptes, le détail des comptes d’attente, le détail des comptes copropriétaires et fournisseurs


  1. L’annexe 2 : tableau de synthèse permettant de vérifier rapidement : si le budget a été dépassé (ce qui peut expliquer de gros montants sur la ligne des copropriétaires débiteurs), si il y a eu des travaux urgents ou des opérations exceptionnelles, si le budget proposé est réaliste, etc.




  1. L’annexe 3 : ancien « état de dépenses » de la copropriété qui présente aussi le budget qui doit être détaillé, ligne à ligne, pour être accepté en toute connaissance de cause....




  1. L’annexe 4 : qui détaille les travaux et autres opérations exceptionnelles : à analyser avec minutie là-aussi, en fonction des votes de l’assemblée précédente et de la réalité du caractère « urgent » de certains travaux.




  1. L’annexe 5 : qui donne la position des travaux en cours et non encore clôturés.




  1. LE SUIVI DES CONTRATS


Généralités sur les contrats


  • Date du contrat : ancien : a-t’il été renégocié ? récent : pourquoi les autres propositions ont-elles été rejetées ?

  • Les contractants : attention il s’agit du syndicat des copropriétaires et de l’entreprise X

  • L’objet : est-il clairement défini ? S’agit-il d’une obligation de moyens ou de résultats ? (par exemple sur un contrat d’entretien ménager l’entreprise s’est-elle engagée à « passer » une fois par semaine et à faire les vitres une fois par mois ou s’est-elle engagée à balayer et laver l’ensemble des escaliers une fois par semaine ?

  • Le nombre d’heures ou de visites : il faut par exemple un minimum d’une heure pour assurer l’entretien régulier de l’ascenseur. Si l’entreprise se déplace effectivement à la cadence prévue par le contrat mais que le technicien ne reste sur les lieux que 10 mn : qu’a-t’il été prévu dans les clauses en cas de négligence de la part du prestataire ?

  • Les tarifs : comment ont-ils été négociés, sur quelles bases, ces bases sont-elles toujours valables à l’heure actuelle ? quelles sont les modalités de révisions ? et les formules ?

  • La durée du contrat et les délais de résiliation. Attention aux durées : un contrat trop court risque de ne pas intéresser les entreprises sérieuses, mais si la durée est trop longue vérifier que les conditions de résiliations permettent de rompre le contrat en cas de non respect des clauses.


1) Contrat de syndic
Il faut peser les conséquences des contrats de 3 ans, mais encore plus des contrats de 3 ans qui prévoient une possibilité de résiliation annuelle ce qui fait croire aux copropriétaires qu’ils ont, en fait, un contrat d'une année. Étant donné la difficulté qu'il y a à faire jouer la possibilité de résiliation annuelle, ces contrats apparaissent bien pour ce qu'ils sont : à savoir des contrats de 3 ans. Nous conseillons plutôt la souscription d’un contrat couvrant un exercice comptable et allant jusqu’à la tenue de l’assemblée devant en approuver les comptes.

Il est à préciser que le contrat du syndic se négocie, comme un autre, et que l’UNPI a négocié avec la FNAIM et la CNAB un contrat type dans lequel les prestations comprises dans les honoraires sont détaillées et étendues et celles qui font l’objet d’une facturation supplémentaires sont clairement définies et chiffrées.
2) Contrat d'assurance
Il s'agit de l'assurance multirisque immeuble qui sert à garantir les dégâts matériels faits au bâtiment, en cas d'évènement, accidentel, tel un incendie, une tempête, un dégât des eaux, un bris de glaces etc.… A noter que cette assurance ne couvre pas forcément que les parties communes.

Il est indispensable que, dans le cas d’un syndic bénévole, sa responsabilité civile soit couverte par le contrat de l’immeuble et il est préférable que la responsabilité civile des membres du conseil syndical le soit aussi.

Le contrat d’assurance étant réévalué chaque année de façon automatique, il est judicieux de le ré négocier régulièrement et de vérifier qu’il ne serait pas opportun de rajouter certaines clauses : «valeur reconstruction à neuf » par exemple, ou de vérifier que les surfaces déclarées lors de la souscription du contrat sont bien exactes, que le changement de destination de certains lots ne risque pas de remettre en cause une indemnisation éventuelle etc.

De manière générale, les contrats d’assurance évoluent selon la valeur de l’indice FFB, voire, depuis peu, selon l’indice IRL : à vérifier dans votre contrat et à négocier le cas échéant.

3) Contrat d'électricité
Il faut d'une part étudier les contrats les plus adaptés à votre situation d'autre part, le coût d'un groupage de certain compteurs groupage accompagné éventuellement de l'acquisition de compteurs divisionnaires. Il est toujours utile de faire une étude de consommation sur plusieurs années, ce qui permettra de voir si certaines dérives ne se produisent pas. Penser à vérifier l’adéquation entre la puissance souscrite et la puissance nécessaire…



  1. Contrats d’entretiens : ascenseur, chauffage etc.


Devant la difficulté technique d’étudier de près ce type de contrat, le conseil syndical a tout intérêt a s’assurer le concours d’une société extérieure qui saura, elle, en toute sérénité, évaluer la qualité du contrat, de l’installation, de l’entretien proposé, les conditions d’indexation de ces contrats, des pénalités éventuelles à mettre en œuvre etc. Nous avons l’habitude de travailler avec la société COFEX mais il en existe d’autres !

Pour vous donner un ordre d’idée des tarifs pratiqués, la COFEX facture un coût horaire de l’ordre de 90 € HT, auquel il convient d’ajouter le cas échéant les frais et le temps de déplacement qui sont respectivement de 50 % du taux horaire et de 0.6 € HT du kilomètre. D’autre part, si un rapport écrit doit être établi, il convient d’ajouter 7 € HT par page.



  1. Contrat d’employés d’immeuble ou de gardien-concierge.


Avant toute chose, il est rappelé ici que l’assemblée générale décide du poste à pourvoir et des tâches y afférent et que seul le syndic est responsable du personnel. Ni le conseil syndical ni aucun des copropriétaires n’ont d’autorité sur le personnel.
Cette catégorie de personnel bénéficie d’une convention collective particulière qu’il sera judicieux de se procurer en même temps que le contrat. De nombreuses erreurs sont commises dans la rédaction des contrats et dans le calcul des heures et du salaire.

Attention : souvent les employés d’immeuble ne sont pas rémunérés à l’heure mais à la tâche.

Là-aussi, se méfier des conditions dans lesquelles le contrat a été établi et penser à vérifier que ces conditions soient toujours d’actualité. Exemple courant : le concierge devait à l’époque sortir les poubelles ou entretenir les espaces verts, puis au cours du temps la copropriété a désiré avoir recours à une entreprise spécialisée sans songer pour autant à modifier le contrat du concierge, sur la base de la négociation, en remplaçant cette tâche par une heure d’astreinte supplémentaire par exemple.



  1. Les autres contrats


Attention à la multiplication des contrats d’entretien dont l’utilité reste à vérifier suivant l’importance de la copropriété et le nombre de copropriétaires !

Contrat de dératisation par exemple : il s’agit de disposer des pièges ou des graines une fois par an : un copropriétaire ne peut-il pas le faire ? Le contrat d’antenne de télévision consiste à vérifier que l’antenne est bien fixée une fois par an : est-ce vraiment nécessaire ? Le contrat d’entretien des extincteurs est obligatoire seulement s’il y a une chaufferie collective ou un ascenseur, ou dans le cas de réception de public (immeuble comportant des bureaux par exemple) : est-ce le cas ?


  1. LE SUIVI DES TRAVAUX


Rappelons qu’aux termes de l’article 21 de la loi, « L'assemblée générale des copropriétaires, statuant à la majorité de l'article 25, arrête un montant des marchés et des contrats à partir duquel la consultation du conseil syndical est rendue obligatoire. A la même majorité, elle arrête un montant des marchés et des contrats à partir duquel une mise en concurrence est rendue obligatoire. »
A savoir : si le syndic a omis de faire voter ces montants lors d’une assemblée générale, il est donc de fait dans l’obligation de consulter ce dernier dès le 1er euro engagé !
L’obligation de fournir plusieurs devis est intéressante dans la mesure où un cahier des charges a été défini et qu’il a été transmis à toutes les entreprises mises en concurrence. Dans le cas de travaux importants, il pourra être judicieux de s’adresser à un architecte par exemple qui saura établir ce cahier des charges. Nous rappelons aux adhérents qu’un architecte est dans nos locaux, deux fois par semaine, pour répondre précisément à ce type de questions.
Nous ne pouvons que conseiller aux membres des conseils syndicaux de s’arranger pour que l’un deux soit présent lors du passage des entreprises travaillant sur la copropriété : cela ne peut que les inciter à ne pas surfacturer les heures de présence, les aider à avoir accès sans difficultés aux lieux, et le fait d’avoir un interlocuteur permet aussi d’envisager une solution à un problème récurent ou de soumettre des solutions permettant d’éviter ces difficultés. Dans le cas d’une grosse copropriété, il est bon de vérifier aussi que la facture s’impute sur tel bâtiment plutôt sur la copropriété en général ce qui aura une incidence certaine sur les comptes de fin d’année.

Les assurances :

  • Penser à vérifier que le syndic soit bien en possession des attestations d’assurance décennales à jour de chaque entreprise intervenant sur la copropriété

  • Pour certains travaux importants il faut contracter une assurance dommage-ouvrage et porter cette question à l’ordre du jour de l’assemblée générale devant voter les travaux.



  1. LE SUIVI DES IMPAYES


Rappel : En ce qui concerne le budget prévisionnel : la périodicité des appels de fonds et leurs dates d’exigibilité doivent faire l’objet d’un vote en assemblée générale. En ce qui concerne les travaux, non compris donc dans le budget prévisionnel, la date d’exigibilité et les modalités des appels de fonds doivent faire l’objet d’un vote, immédiatement après l’adoption de la résolution décidant desdits travaux.
De plus, nous conseillons vivement de faire porter à l’ordre du jour de la première assemblée la résolution suivante, appelée « clause d’aggravation des charges » (Majorité : article 26) et de faire publier cette résolution après son adoption afin qu’elle soit opposable.

« Projet de résolution : L’assemblée générale, après en avoir délibéré, décide que, d’une façon générale, tous les frais exposés par le syndicat des copropriétaires, par la faute ou la négligence d’un copropriétaire lui seront imputés de plein droit. Il en sera de même pour les charges impayées dans les délais, en application de la loi S.R.U. du 13 décembre 2000, relative à la solidarité et au renouvellement urbains qui crée l’article 10-1 de la loi du 10 juillet 1965 – modifié par la loi ELN du 13 juillet 2006 – et qui permet d’imputer directement au copropriétaire concerné, les frais exposés par le syndicat, à compter de la lettre de mise en demeure pour les charges dont il est débiteur, et notamment, tous les frais de procédures judiciaires».

Une fois que cette résolution aura été adoptée, vérifier qu’elle soit appliquée, sans délais, à tous les copropriétaires en retard sur le paiement de leurs charges.

Il sera nécessaire de mettre en place un plan d’apurement de la dette pour les gros débiteurs, mais surtout de réagir sans délais pour les autres afin de ne pas se trouver confronté à une aggravation de la situation financière de la copropriété.

FORMATIONS

Nous organisons des sessions de formations, réservées à nos adhérents sur :


  • Les comptes de la copropriété, nouvelle présentation

  • Les obligations du syndic bénévole

  • Le rôle du conseil syndical.


Il est impératif de s’inscrire, soit par mail à l'adresse suivante : isabelle.unpi13@free.fr , soit par téléphone au 04 91 00 31 67. Nous organiserons une session dès que nous aurons 10 personnes inscrites.

Coût d’une formation : 20 € les trois heures de formations.


BULLETIN REPONSE A RETOURNER A LA CHAMBRE SYNDICALE DES PROPRIETAIRES ET COPROPRIETAIRES DE MARSEILLE ET DES BOUCHES DU RHONE

  • COPROPRIETAIRE

Nom : Prénom :

  • COPROPRIETE

Nombre de lots : ...........................................

  • ADRESSE:.....................................................................................................................................................................

................................................................................................................................................................................................

Code postal : Ville : Tel : E Mail :

Désire assister à la session de formation sur :

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Conférence du 09/12/08 - -

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