Note sur la mise en œuvre





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[Modèle] Première Nation

Politique sur les dépenses

Approuvée par le Conseil le ___________________




Énoncé de politique et de procédure

Politique no :




Direction de :




Date d'émission ou d'entrée en vigueur





Modèle de politique : no 15

Date d'émission : 1er avril 2015

Note sur la mise en œuvre :

Visitez notre site Web au http://www.fnfmb.com pour vous assurer que la date d'émission de l’ÉPP ci-dessus représente la plus récente version.




AVIS AUX UTILISATEURS

Le présent document est destiné à être utilisé par les Premières Nations du Canada. Il présente un modèle d'énoncé de politique et de procédures (« ÉPP ») qui est conforme aux exigences contenues dans les Normes relatives aux systèmes de gestion financière et dans les Normes relatives à la loi sur l’administration financière établies par le Conseil de gestion financière des Premières Nations (« le CGFPN ») conformément à la Loi sur la gestion financière des Premières nations (« la Loi »). La politique et les procédures sont également conformes aux dispositions du Modèle de loi sur l'administration financière (« Modèle de LAF ») publié par le CGFPN. Il devrait être adapté aux circonstances particulières de votre Première Nation afin d'avoir la portée et la flexibilité nécessaires à sa mise en œuvre. Pour cette raison, nous vous recommandons d'obtenir les conseils ou l'aide de professionnels afin de vous conformer à la loi sur l'administration financière, à la culture et à l'environnement opérationnel de votre Première Nation.

Le présent ÉPP fait partie d'une série de modèles de politiques élaborés par le CGFPN afin d'aider les Premières Nations à se conformer à la loi sur l'administration financière. Le présent modèle et d'autres peuvent être téléchargés sans frais à partir du site Web du CGFPN. Pour y avoir accès et recevoir de plus amples renseignements, visitez la page « Documents de base » à l'adresse http://www.fnfmb.com/fr/core-documents/.

FORMAT ET STRUCTURE

Les modèles de politiques et procédures élaborés par le CGFPN sont basés sur un format normalisé. Les utilisateurs doivent personnaliser ce contenu en utilisant un libellé et des procédures qui conviennent aux besoins de leur Première Nation et soient conformes à sa Loi sur l’administration financière.

  1. Politique – Un énoncé clair indiquant un protocole ou une règle de la Première Nation qui touche un domaine précis.

  2. Objectif – La raison ou la justification sous-tendant la politique et les procédures.

  3. Portée – Les domaines, fonctions, personnes ou secteurs touchés par la politique.

  4. Définitions – Tous les termes spécialisés qui ne sont pas définis autrement.

  5. Responsabilités – À l'aide de titres ou positions génériques utilisés dans les Normes du CGFPN, décrivent qui est responsable de la mise en œuvre ou de la mise à jour de la politique et des procédures.

  6. Procédures – Décrivent les étapes, les détails ou les méthodes qui doivent être utilisés pour mettre en œuvre et mettre à jour la politique et les procédures.

  7. Références – Liste des documents, politiques, lois, règlements, etc., utilisés pour élaborer la politique ou qui ont une influence sur elle.

  8. Pièces jointes – Les formulaires, rapports ou dossiers créés à partir de la politique.

AVIS DE NON-RESPONSABILITÉ

Le CGFPN s'est efforcé d'élaborer un modèle de politique susceptible d'être utilisé par une gamme étendue de Premières Nations. Néanmoins, le CGFPN ne fait aucune représentation et n'offre aucune garantie expresse ou implicite en ce qui concerne l'exactitude ou le caractère complet du contenu de modèle de politique, ni de son caractère approprié pour une Première Nation en particulier. Le présent ÉPP a été élaboré de manière à être conforme aux Normes relatives au système de gestion financière du CGFPN et aux Normes relatives à la loi sur l'administration financière, à la date de publication indiquée sur la page titre de la présente politique. Les utilisateurs reconnaissent que les Normes du CGFPN et la Loi sur laquelle lesdites Normes s'appuient peuvent être révisées périodiquement. Conséquemment, nous conseillons aux utilisateurs de consulter régulièrement le site Web du CGFPN pour consulter la version la plus récemment mise à jour, lorsqu'ils considèrent l'adoption du présent modèle d'ÉPP.

Le présent ÉPP n'est qu'un modèle. Le CGFPN se dégage de toute responsabilité que ce soit à l'égard de quelque dommage causé par ou découlant de l'utilisation, de l'adaptation ou de la mise en œuvre du présent ÉPP. Les Premières Nations qui utilisent le présent ÉPP demeurent entièrement responsables de s'assurer que leurs propres politiques et procédures conviennent aux besoins de la Première Nation concernée et sont conformes à ses exigences.




  1. Politique

Les dépenses faites auprès des fournisseurs ou remboursées aux membres du Conseil et aux employés de la Première Nation seront des dépenses engagées à l’appui d’activités valides de la Première Nation, dûment autorisées, comptabilisées avec exactitude dans le système financier et suffisamment étayées par des documents originaux.

2.Objectif


La présente politique a pour objectif d'assurer que toutes les dépenses à partir des fonds de la Première Nation sont à l'appui de programmes et d’activités valides de la Première Nation et que le traitement des paiements est assujetti aux approbations et contrôles budgétaires appropriés.

  1. Portée

La présente politique et cette procédure s'appliquent au Conseil, aux comités du Conseil, aux dirigeants, aux employés de la Première Nation et aux autres personnes qui exercent des activités relatives à l’administration financière de la Première Nation.

  1. Définitions

« Déplacement préautorisé » - Déplacement officiel pour le compte de la Première Nation, préautorisé par le superviseur immédiat de l'individu. Le déplacement préautorisé commence lorsque l'individu quitte son lieu de résidence pour la destination approuvée et se termine dès qu’il retourne à son lieu de résidence ou son lieu de travail habituel (ex. les bureaux de la Première Nation).

  1. Responsabilités

  1. Les personnes mentionnées dans le Tableau de délégation de la [Politique sur les responsabilités déléguées et attribuées] sont chargées de :

      1. S’assurer, avant d'approuver une dépense, qu’elle est permise dans le budget annuel actuel de la Première Nation et répond aux exigences de la Loi sur l'administration financière,

      2. Examiner les demandes de paiement de frais remboursables pour s'assurer que les exigences de la présente politique ont été respectées avant d'approuver le paiement, et

      3. Approuver les dépenses conformément à la [Politique sur les responsabilités déléguées et attribuées].

  1. Les employés qui ont la responsabilité de régler les comptes :

      1. Veilleront à ce que toutes les dépenses reçoivent les approbations requises en vertu de la présente politique et de la Politique sur les responsabilités déléguées et attribuées avant de procéder au paiement, et

      2. S'assureront que tous les documents requis accompagnent chaque paiement et sont conservés dans les registres financiers de la Première Nation conformément à la [Politique sur les documents et l’information].

  1. Les employés, les membres des comités et les membres du Conseil sont chargés de :

      1. Veiller à ce que toutes les demandes de paiement de frais remboursables soient conformes à la présente politique,

      2. Préparer une demande de paiement de frais remboursables qui comprend tous les documents requis, et

      3. Demander l'approbation du directeur principal pour les éléments qui ne sont pas abordés dans la présente politique avant de procéder.

  1. Le directeur principal est chargé de :

      1. Accorder des approbations préalables pour les dépenses prévues dont il n’a pas été spécifiquement question dans la présente politique, mais qu'il juge conformes à l'intention de la politique et qui sont permises par la Loi sur l'administration financière;

      2. Approuver les dépenses urgentes qui n'ont pas été prévues dans le budget si ces dépenses ne sont pas expressément interdites par ou en vertu de la Loi sur l'administration financière ou d'une autre loi de la Première Nation.

  1. Procédures

  1. Dépenses générales et de fonctionnement

      1. Tous les achats de biens ou services seront effectués conformément à la [Politique sur les approvisionnements] et à la [Politique sur les responsabilités déléguées et attribuées] et leurs procédures respectives.

      2. En cas d'urgence, le directeur principal peut approuver l'achat de biens ou services qui n'ont pas été prévus dans le budget et ne sont pas acquis conformément à la [Politique sur les approvisionnements] et à la [Politique sur les responsabilités déléguées et attribuées] et leurs procédures respectives. Le directeur principal doit étayer par des documents la raison qui motive les achats; ceux-ci doivent être immédiatement signalés au Comité des finances et d'audit et au Conseil. Si possible, le paiement des achats doit s’effectuer conformément à la [Politique sur les approvisionnements] et à la [Politique sur les responsabilités déléguées et attribuées] et leurs procédures respectives.

      3. Les documents de réception seront examinés et paraphés par la personne qui reçoit les biens pour attester que tous les biens mentionnés sur le document ont été effectivement reçus dans un état satisfaisant, et que les biens non reçus sont clairement identifiés comme tels. Les documents de réception doivent être transmis avec la demande de paiement à l'employé responsable des comptes créditeurs.

      4. Si les biens sont reçus sans les documents de réception, l'employé qui reçoit ces biens doit créer un bordereau de réception indiquant quels biens ont été reçus, la date de réception, l'agent de livraison, la personne-ressource de la Première Nation (normalement la personne qui a engagé la dépense), et le fournisseur. Le document de réception sera paraphé par l'agent de livraison et l'employé recevant les biens, et puis transmis avec la demande de paiement à l'employé responsable des comptes créditeurs.

      5. Toutes les demandes de paiement pour l'exécution de travaux ou de services ou la fourniture de biens doivent être initiées par l’entremise d’une demande de paiement qui comprend une déclaration attestant que :

        1. les travaux ou services ont été effectués ou les biens fournis, les modalités de l’entente en ce qui concerne le travail, les services ou les biens ont été respectées et le prix demandé ou le montant à payer est en conformité avec une entente ou, s'il n'est pas spécifié par une entente, est raisonnable;

        2. si le paiement doit être effectué avant l'achèvement des travaux ou la prestation de services, la livraison des biens ou la satisfaction de toutes les modalités d’une entente, le paiement est conforme à l'entente.

      6. Toutes les demandes de paiement doivent indiquer le compte approprié ou en fiducie sur lequel le paiement doit être effectué et doivent inclure une déclaration attestant que la dépense n'est pas interdite et qu'elle est :

        1. conforme au crédit identifié dans la déclaration certifiée, ou

        2. permise sans l'autorisation d'un crédit en vertu de la Loi sur l'administration financière.

  1. Paie

      1. La paie des employés aura lieu toutes les deux semaines.

      2. Les employés rémunérés à l'heure enregistreront leur temps tous les jours et soumettront les feuilles de temps [chaque semaine] à leur superviseur immédiat pour examen. L'employé et le superviseur signeront et dateront la feuille de temps pour en démontrer l'exactitude et l'approbation de paiement.

      3. Les superviseurs des employés salariés soumettront à la personne responsable de la paie les modifications pour les vacances, le congé de maladie ou autre type de congé.

      4. Sur la base des feuilles de présence hebdomadaires pour les employés rémunérés à l’heure et des rajustements éventuels pour les salariés, on établira une feuille de retenue sur la paie énumérant tous les montants des paiements et des déductions pour la période précédente de deux semaines. Le rapport des retenues sur la paie sera alors approuvé (par signature et date) par le directeur principal des finances.

      5. Les conciliations de la paie seront effectuées chaque mois par une personne indépendante du processus de paie. La conciliation permettra de comparer le rapport des retenues sur la paie, les instructions données au fournisseur du service de la paie, les relevés de compte provenant de l'institution financière et les comptes de paie du grand livre général. Toutes les irrégularités seront signalées au directeur principal.

  1. Dépenses remboursables

      1. Les employés démontreront clairement, documents a l’appui, que toutes les sommes dont ils réclament le remboursement étaient directement liées à des activités autorisées menées pour le compte de la Première Nation.

      2. Les dépenses remboursées en vertu d’arrangements financiers avec des hôtes ou autre tierce partie ne peuvent pas être réclamées. Ces remboursements doivent être déclarés conformément à la politique de la Première Nation sur les conflits d’intérêts.

      3. Autorisation de déplacements: avant de se déplacer, les employés devront soumettre à leur superviseur immédiat une demande indiquant l'objet, les dates et les coûts estimés du déplacement proposé. Le superviseur immédiat l'examinera pour s’assurer que le déplacement proposé appuiera les affaires officielles de la Première Nation et que le budget est suffisant.

      4. Un employé est réputé être en situation de déplacement officiel, pour un déplacement autorisé, durant la période allant du moment où il quitte son domicile ou son bureau jusqu'au moment où il retourne à son domicile ou à son bureau.

      5. Les frais de déplacement admissibles à un remboursement sont les suivants :

Transports

        1. Le transport commercial sera le mode de déplacement préféré pour des distances supérieures à [●] kilomètres. Pour chaque type de déplacement, l’option dont le coût est le moins élevé sera retenue.

        2. Pour les déplacements en train ou le transport aérien, la classe économique ou l'équivalent constitue la norme.

        3. La catégorie du véhicule de location type sera une voiture de taille moyenne. Les dépenses pour le carburant et l'assurance complète du véhicule seront remboursées pour les voitures de location.

        4. Les voyages en classe affaires ne seront autorisés que dans des circonstances exceptionnelles et doivent être autorisés par le directeur principal avant la réservation. Si c’est le directeur principal qui effectue le voyage, le président du Comité des finances et d'audit doit autoriser le voyage en classe affaires. Dans chaque cas, l'autorisation préalable sera jointe à la demande de paiement des dépenses remboursables.

Véhicules privés

        1. Le kilométrage du véhicule privé sera remboursé à un taux de [●] $ par kilomètre. Tous les autres frais engagés dans l’utilisation non officielle du véhicule relèvent de la responsabilité de l'individu.

        2. Les personnes qui utilisent un véhicule privé pour des déplacements professionnels doivent avoir la couverture d'assurance minimum légalement requise pour les déplacements professionnels par leur province ou leur territoire de résidence. La Première Nation ne sera pas tenue responsable des réclamations, des accidents ou des dommages concernant un véhicule privé.

        3. L'option de l'hôtel dont le coût est le plus bas sera sélectionnée. La norme en matière d’hébergement est la chambre individuelle dans un environnement sécuritaire, bien située et confortablement équipée.

Indemnités quotidiennes et frais connexes

        1. Pour couvrir les frais de repas, une indemnité quotidienne de [●] $ (au maximum) sera accordée, pour chaque journée, à toute personne en déplacement autorisé pour le compte de la Première Nation, afin de couvrir les frais de repas et les frais connexes. L’indemnité quotidienne sera réclamée conformément au diagramme suivant :

          Déjeuner

          [●] $

          Dîner

          [●] $

          Souper

          [●] $

          Frais connexes

          [●] $

        2. Les frais de repas ne seront remboursés que pour les repas pris en déplacement autorisé (ex. si une personne commence le voyage pour le compte de la Première Nation à 16 heures, elle n’a droit, pour ce jour- là, qu’aux frais de repas engagés pour le « souper »).

        3. Si au cours d’un déplacement autorisé, un repas est offert à titre de réception officielle par une autre personne ou un autre organisme dans l'exercice de leurs fonctions, la personne en déplacement ne demandera pas d’indemnité pour ce repas.

        4. Les frais connexes ne peuvent être réclamés que pour chaque nuit passée en déplacement. Les parties de journée passées en déplacement ne seront pas admissibles en ce qui concerne les frais connexes.

        5. Le but du montant des « frais connexes » quotidiens est de couvrir les frais généraux au cours d’un déplacement officiel. Ce montant couvre des éléments tels que : nettoyage à sec, pourboires, appels téléphoniques personnels et autres dépenses personnelles en situation de déplacement.

        6. Lorsque les indemnités journalières sont réclamées, les reçus ne sont pas requis pour les repas ou pour les éléments qui entrent dans la catégorie «frais connexes» tels que mentionnés ci-haut dans l'énoncé xii.

Autres frais de déplacement

        1. D’autres frais liés aux déplacements et aux activités directement attribuables aux déplacements ou aux activités pour le compte de la Première Nation seront remboursés, y compris l'accès à Internet, des appels téléphoniques interurbains pour raison de service, des frais de stationnement, des frais d’aéroport, des péages, des tarifs de taxi et des tarifs de transport en commun. Tous les autres frais liés aux déplacements ou aux activités ne seront remboursés qu'avec l'approbation du superviseur immédiat du réclamant (pour le directeur principal, un membre du Conseil approuvera, pour les membres du Conseil, le président du Comité des finances et d'audit approuvera).

  1. Repas et représentation (hospitalité)

      1. Les budgets d'hospitalité seront fixés au début de l'exercice au moyen du processus de planification intégrée. Les seules personnes qui ont droit à un budget d'hospitalité sont les suivantes : les membres du Conseil, le directeur principal et les individus relevant directement du directeur principal.

      2. Une approbation préalable devra être obtenue pour les frais de repas et autres dépenses qui ne figurent pas dans le budget d’hospitalité d'un individu ou qui dépassent [●] $.

      3. Pour les frais de repas et de représentation, la personne qui demande le remboursement doit clairement documenter le but du repas ou de l’événement, les objectifs et les personnes (nom, fonction, ou organisme) qui y prennent part. La documentation peut prendre la forme de reçus ou d’une note jointe à l’état des frais de déplacement.

      4. Les fonds d'hospitalité ne sont accessibles que pour les activités officielles de la Première Nation. Les restrictions sur l'utilisation des fonds d’hospitalité sont les suivantes :

        1. les membres de famille ne doivent pas bénéficier des fonds d’hospitalité;

        2. les cadeaux ne peuvent être achetés avec des fonds d'hospitalité. Toutefois, de petits cadeaux d'une valeur nominale (moins de [●] $) peuvent être donnés aux principaux interlocuteurs;

        3. l'alcool ne doit pas être acheté avec des fonds d’hospitalité.

      1. La demande des frais d'hospitalité doit comporter les pièces justificatives originales démontrant que les biens ou services ont été reçus (factures ou reçus originaux détaillés) et ont été payés.

  1. Adhésions

      1. Les frais d'adhésion à des organisations professionnelles nécessaires pour le poste d'une personne ou qui répondent à un besoin manifeste de la Première Nation seront remboursés à condition que le superviseur immédiat concerné ait approuvé chaque adhésion.

      2. Pour les autres dépenses non mentionnées dans la présente politique, l’approbation préalable du directeur principal est nécessaire avant d'engager ces dépenses et de soumettre une demande de remboursement.

  1. Pour les dépenses remboursables liées aux activités de la Première Nation financées par une source externe (ex. une entente de contribution du gouvernement fédéral), les exigences de cette source seront suivies par le directeur principal des finances pour veiller au respect de toutes les modalités acceptées. En cas de divergence entre les normes de l'entente de financement et celles de la Première Nation en matière de dépenses remboursables, les taux de la Première Nation seront appliqués.

  2. Compte rendu des dépenses et documentation

      1. Pour les dépenses générales et de fonctionnement, les éléments ci-après doivent être présentés à la comptabilité aux fins de paiement :

        1. Contrat ou entente original (le cas échéant).

        2. Facture originale.

        3. Bon de commande (le cas échéant).

        4. Documents de réception ou bordereaux de livraison.

        5. Pour la paie : formulaire de retenues sur la paie, feuilles de temps et rectifications pour le salarié.

        6. Demande de paiement qui a obtenu l'approbation signée conformément à la [Politique sur les responsabilités déléguées et attribuées] et à la Loi sur l'administration financière (LAF).

      1. Les demandes de frais remboursables doivent être complètes, suffisamment justifiées, et consignées sur le formulaire de demande de remboursement prescrit. Avant de soumettre les dépenses à la comptabilité pour approbation et paiement, l'employé s'assurera qu'il a préparé une demande complète qui comprend :

        1. La signature de l'employé et la date de la signature par laquelle l’employé reconnaît que tous les montants réclamés sont exacts et que les dépenses ont été engagées pour appuyer les activités officielles de la Première Nation;

        2. Les originaux des reçus pour tous les montants réclamés. Selon la nature de la créance, ceux-ci peuvent inclure :

          • Factures.

          • Itinéraires pour les déplacements par avion ou par train.

          • Factures détaillées de restaurants (lorsque les indemnités journalières ne s'appliquent pas).

          • Pièces justificatives de tous les taux de change utilisés dans la demande de remboursement. Une justification suffisante comprendrait les reçus provenant des bureaux de change pour l'argent échangé ou des factures de carte de crédit montrant le taux de change reçu. À défaut d'une pièce justificative, le taux de change officiel de la Banque du Canada doit être utilisé.

          • Autorisation de déplacement signée par le gestionnaire de l'employé (pour le directeur principal, un membre du Conseil approuvera, pour les membres du Conseil, le président du Comité des finances et d'audit approuvera).

          • Le cas échéant, une autorisation préalablement signée pour appuyer le déplacement en classe affaires.

          • Preuve de paiement pour les éléments réclamés, qui inclut les reçus de la carte de crédit ou de la carte de débit.

      1. Les reçus de cartes de crédit tous seuls ne suffisent pas, les originaux des reçus et des factures détaillées des fournisseurs doivent être inclus dans chaque demande de remboursement.

      2. Pour toutes les dépenses, les demandes avec les pièces justificatives appropriées telles que décrites au paragraphe 7 (b) ci-dessus doivent être soumises à la comptabilité dans les 30 jours qui suivent la date à laquelle les dépenses ont été engagées.

  1. Approbation de paiement

      1. Aucune somme ne peut être payée sur un compte sans une demande de paiement.

      2. En plus des étapes ci-dessous, l’autorisation de l'administrateur fiscal est requise pour le paiement sur un compte de recettes locales.

      3. Les factures reçues doivent être immédiatement transmises à la comptabilité, accompagnées d’une demande de paiement. La comptabilité procédera ensuite au traitement des documents reçus pour :

        1. s'assurer qu’ils correspondent au bon de commande et au document de réception,

        2. s'assurer que tous les documents requis ont été soumis pour justifier le paiement,

        3. vérifier l'exactitude mathématique,

        4. s'assurer que toutes les taxes sont correctement calculées et traitées, le cas échéant, pour les demandes d'exonération fiscale;

        5. confirmer si les fonds sont disponibles pour effectuer le paiement de la facture; et

        6. Identifier et noter le code de compte autorisé du grand livre général.

      1. Les factures pour des biens ou services qui n'ont pas été commandés par le biais d'un bon de commande ou d’un processus contractuel, seront approuvées pour paiement par le gestionnaire de l'employé (pour le directeur principal, un membre du Conseil doit approuver, pour les membres du Conseil, le président du Comité des finances et d'audit approuvera) qui a procédé à l'achat. L'approbation de paiement :

        1. sera attestée par une signature ou des initiales datées sur la facture,

        2. attestera que le bien ou service a été reçu en conformité avec les modalités et conditions de l'achat, et que le montant de la facture est mathématiquement exact et aussi pour le calcul des impôts; et

        3. identifiera et notera le code de compte autorisé du grand livre général.

      1. La personne qui approuve la dépense ne peut pas être aussi celle qui approuve la demande de paiement.

      2. Les demandes de paiement de dépenses remboursables seront examinées par la comptabilité pour s'assurer que :

        1. la demande de remboursement est mathématiquement correcte et que les impôts sont identifiés et comptabilisés correctement;

        2. les instructions du code de compte autorisé du grand livre général sont identifiées;

        3. les frais réclamés ont été engagés pour des activités autorisées;

        4. les frais réclamés sont admissibles et conformes à la présente politique et procédure; et

        5. les pièces justificatives adéquates et suffisantes sont jointes.

      1. Toute exception à ce qui précède requiert l'autorisation du directeur principal des finances pour le paiement.

      2. Le directeur principal des finances saisira les factures et les demandes de paiement de dépenses remboursables dans le grand livre général pour paiement uniquement quand elles auront été traitées de façon appropriée et approuvées conformément à la présente politique et procédures et à la Loi sur l'administration financière (LAF).

      3. Les factures ou les demandes de paiement de dépenses remboursables en cours de traitement ou d’approbation à la fin d'une période comptable seront comptabilisées sous forme de charge à payer.

      4. Le remboursement ne sera pas accordé pour les demandes qui ne satisfont pas aux exigences énoncées dans la présente politique.

  1. Paiements

      1. Les comptes créditeurs seront payés dans les trente (30) jours suivant la réception d'une facture ou d'une demande de paiement de dépenses remboursables, à l'exception des factures ou des demandes de remboursement qui requièrent l'approbation de la direction.

      2. La comptabilité préparera les chèques chaque [insérer délai – ex. deuxième jeudi].

      3. La trousse de paiements sera confiée à deux signataires autorisés, et sera accompagnée :

        1. d’une liste de tous les paiements préparés indiquant le bénéficiaire, le montant et la date de paiement;

        2. des pièces justificatives pour chaque paiement (par ex. chèques, transfert), y compris :

          • les factures approuvées, les demandes de paiement, les bons de commande et les documents de réception; et

          • la preuve que la Comptabilité a terminé le traitement du paiement, y compris le code de compte.

      1. Les paiements seront effectués ou distribués par le Service des finances dès réception des paiements signés par deux signataires autorisés.

      2. Toutes les pièces justifiant le paiement seront conservées conformément à la [Politique sur les documents et l'information]. Il s'agira notamment des bons de commande, des factures, des contrats, des bordereaux de livraison, des demandes de paiement de dépenses remboursables avec reçus, etc.

  1. Les employés chargés de comptes créditeurs aviseront le directeur principal des finances immédiatement de tout cas de :

      1. Non-respect des exigences de la politique qui ne peut pas être résolu; et

      2. Fraude présumée.

  1. Références et autorités connexes

  1. Normes relatives au système de gestion financière établies par le CGFPN

      1. Norme 8.1 - Responsabilités déléguées/affectées - Procédures de délégation du Conseil;

      2. Norme 8.2 - Responsabilités déléguées/affectées - Procédures de délégation;

      3. Norme 18.4 Dépenses;

      4. Norme 18.8 Dépenses remboursables.



  1. Normes relatives à la loi sur l’administration financière établies par le CGFPN

      1. Norme 8.2 Délégation;

      2. Norme 16.2 Dépenses.

  1. Pièce jointe

Annexe A – Modèle de demande de remboursement de dépenses

Annexe A : Modèle de demande de remboursement de dépenses

Nom de l’employé : ________________________

Titre : ________________________

Date : ________________________

Raison de la demande :

Description de la demande de paiement et de la nécessité des dépenses pour les activités de la Première Nation. Déclarer tout financement ou remboursement reçu d’un tiers en raison de cette activité.

Reçu no

Date

Description

Type de dépense

Montant

Taux de change

Montant en $ CAN

 1, 2

1 sept.

 Vol aller-retour à Toronto 7-9 août

Billet d’avion

500,00 $

-

500,00 $

 

 

 

Taxi

 

 

 

 

 

 

Hôtel

 

 

 

 

 

 

Indemnité journalière / faux frais

 

 

 

 

 

 

Adhésion

 

 

 

 

 

 

 Etc.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Total réclamé :

xxx,xx

 

xxx,xx $

Moins : avance de voyage (le cas échéant)

(xxx,xx $)

Total à rembourser :

xxx,xx $

Je certifie que les déclarations ci-dessus sont véridiques et je sais que les fausses déclarations constituent un motif de renvoi.

Signature de l’employé : Date :

_________________________________________ _________________

Signature d’approbation : Date :

_________________________________________ _________________

________________________________________ _________________


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«ÉPP») qui est conforme aux exigences contenues dans les Normes relatives aux systèmes de gestion financière et dans les Normes relatives...

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«ÉPP») qui est conforme aux exigences contenues dans les Normes relatives aux systèmes de gestion financière et dans les Normes relatives...

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«ÉPP») qui est conforme aux exigences contenues dans les Normes relatives aux systèmes de gestion financière et dans les Normes relatives...

Note sur la mise en œuvre iconEvaluation de la mise en œuvre du programme de travail sur les aires...

Note sur la mise en œuvre iconManuel des procedures pour la mise en œuvre du financement base sur la performance a djibouti

Note sur la mise en œuvre iconRapports periodiques du burkina faso sur la mise en œuvre de la convention...

Note sur la mise en œuvre iconNote : certains prénoms ont été remplacés
«intentionnellement» prend ici une grande importance. On pourrait commencer à douter que ce n’est pas l’œuvre du hasard ou l’œuvre...






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