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WHITE PAPER

SPON


Best Practices for

Migrating to Office 365

SPON







An Osterman Research White Paper

Published April 2015


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RÉSUMÉ ANALYTIQUE

De nombreuses entreprises envisagent sérieusement un déploiement de Microsoft Office 365 et d’Exchange Online. Par conséquent, la pénétration d’Office 365 devrait plus que doubler d’ici à 2017, principalement au détriment d’Exchange sur site, comme le montre la figure 1.

Figure 1

Forfaits de messagerie électronique sur site ou dans le cloud (2015 et 2017)



Source: Osterman Research, Inc.

MIGRER VERS OFFICE 365 EST UNE DÉMARCHE IMPORTANTE

Migrer vers Office 365 représente une étape importante pour une entreprise. Elle inclut des mises à jour de produits et de tout nouveaux outils, ouvre la voie à de nouvelles méthodes de travail et offre des opportunités de repenser la productivité. Mais cette étape implique également de nouvelles contraintes et de nouveaux risques pour l’entreprise. Par exemple :


  • Nouvelles versions et nouveaux appareils
    La plupart des forfaits Office 365 donnent accès aux nouvelles versions des outils actuels, que ce soient les éditions en ligne de Word, Excel, PowerPoint et OneNote ; ou autorisent l’utilisation des applications Office sur ordinateur, appareil mobile et smartphone. Les nouvelles versions proposent des capacités mises à jour et des nouveautés que l’utilisateur doit apprendre à connaître, ainsi que de nouveaux paradigmes d’interaction avec l’utilisateur pour les appareils tactiles.




  • Nouveaux outils
    Les forfaits Office 365 les plus avancés offrent de nouveaux outils en ligne qui visent à faciliter la collaboration et la communication. Par exemple, Delve utilise des technologies d’apprentissage machine pour mettre en avant du contenu pertinent et personnalisé pour chaque utilisateur, le tenant ainsi informé de ce qui se passe au sein de son réseau organisationnel. Yammer offre un ensemble d’outils sociaux pour communiquer, partager des mises à jour et collaborer.




  • Nouvelles méthodes de travail
    Les nouveaux outils d’Office 365 permettent la mise en place de nouvelles méthodes de travail, comme ne plus utiliser la messagerie électronique pour communiquer des documents en cours, mais plutôt OneDrive Entreprise, SharePoint ou Yammer. Les employés peuvent cesser d’utiliser leur téléphone et commencer à se servir de Lync Online pour le pointage, les discussions rapides, les appels téléphoniques et même les vidéo-conférences. Plusieurs personnes peuvent ouvrir le même document en même temps, créant ainsi une vraie expérience de collaboration.




  • Nouvelles et différentes capacités serveur
    Lorsque des entreprises qui utilisent toujours d’anciennes versions du logiciel serveur sur leur site (comme Exchange 2003) ont enfin accès aux nouvelles versions d’Office 365 en ligne, elles font alors face à une décennie d’innovations. De nouvelles fonctionnalités, des capacités supplémentaires et des différences majeures accompagnent les versions d’Office 365 qui viennent remplacer les serveurs sur site.



  • Nouveaux services à valeur ajoutée
    Microsoft offre de nombreux services à valeur ajoutée avec Office 365, comme la sécurité de messagerie électronique et son archivage avec Exchange Online. Les entreprises devront vérifier que ces nouveaux services à valeur ajoutée offerts par Microsoft respectent leurs exigences en matière de conformité, de sécurité de messagerie électronique, d’archivage et de découverte électronique, ou elles devront faire appel aux services d’un tiers pour répondre à leurs besoins.




  • Nouveaux espaces pour partager des fichiers
    Avec Office 365, les entreprises qui s’appuyaient sur le partage de fichiers pour stocker et partager des documents découvrent une multitude de nouveaux espaces permettant de stocker, partager, classer et gérer leurs documents. Certains contenus de fichiers partagés auront leur place dans les bibliothèques de documents de SharePoint Online, tandis que d’autres seront placés dans le OneDrive Entreprise de l’employé concerné. Enfin, d’autres contenus devront être déplacés vers Yammer. Ajoutez à cela la nécessité de respecter les accès privilégiés pour les documents confidentiels ou sensibles, et les décideurs font face à un exercice de migration et de reconsidération compliqué.




  • Nouvelles exigences de connectivité
    Les entreprises qui utilisent des applications professionnelles basées sur le cloud ont besoin d’une architecture de réseau distribuée pour optimiser leurs performances. Changer pour un modèle distribué offre à chaque site une connexion Internet locale afin de garantir un environnement de travail stable et productif. Les architectures par retransmission traditionnelles ne conviennent plus.



  • Perte de contrôle
    Office 365 supprime une partie importante de la charge administrative qu’est la gestion d’une infrastructure sur site pour la productivité, la communication et la collaboration. Cependant, cela signifie confier à Microsoft le contrôle sur le moment et le rythme de la mise à disposition des mises à jour pour les employés, ce qui peut avoir des répercussions importantes sur la formation et sur l’habilitation.




  • Risques liés à la migration d’Exchange sur site vers Exchange Online
    Déplacer des données des serveurs sur site d’origine vers les nouveaux services d’Offices 365 n’est pas sans risque. Les serveurs d’Exchange sur site peuvent être mal configurés et contenir des boîtes aux lettres et des messages corrompus. Ces problèmes sont à régler avant la migration. D’ailleurs, déplacer toutes les données depuis un serveur d’origine vers Office 365 est une tâche considérable qui affectera vos activités actuelles pour les mois, voire les années à venir.



  • Un long processus de migration
    La migration vers Office 365 demande un temps considérable, qui se compte plus en mois voire en années qu’en jours ou en semaines. Les entreprises doivent se préparer au fait que le processus de migration peut prendre plus de temps que prévu et mettre de côté un budget suffisant pour couvrir à la fois le processus lui-même et les problèmes qui surviendront invariablement. La durée d’une migration est souvent liée à la complexité de l’architecture sur site actuelle ainsi que à l’état final voulu sur Office 365.


En résumé, une migration vers Office 365 peut présenter un nombre important de défis, d’opportunités et de risques pour l’entreprise en général, mais surtout pour le service informatique, et elle nécessite une planification adaptée et soigneuse.
À PROPOS DE CE LIVRE BLANC

Ce livre blanc vise à aider les décideurs à comprendre les implications d’une migration vers Office 365 et à leur donner des conseils pratiques pour la réaliser. Il présente également des données issues d’une enquête menée en mars 2015 spécialement pour ce livre auprès d’entreprises qui utilisent ou qui utiliseront potentiellement Office 365.
Ce livre blanc est sponsorisé par Barracuda (vous trouverez des informations sur cette société à la fin du livre).
LES RAISONS QUI POUSSENT UNE ENTREPRISE À MIGRER VERS OFFICE 365

La diminution des coûts est souvent la principale raison (à juste titre) qui pousse à changer pour Office 365, mais d’autres motivations peuvent exister dans l’analyse de cas. Les principales motivations des entreprises pour migrer vers Office°365, d’après l’enquête que nous avons menée pour ce livre blanc, sont présentées dans la figure 2.

Figure 2

Motivations pour passer à Office 365
% des personnes qui trouvent la raison importante ou très importante



Source: Osterman Research, Inc.

Les gains liés aux réductions des coûts attendues sur le court terme peuvent vite en partie disparaître si la migration est compliquée ou coûteuse, voire complètement disparaître en raison d’augmentations des coûts mal planifiées, comme une amélioration de la connexion Internet. La valeur commerciale d’Office 365 est bien plus importante que ce que peuvent refléter quelques calculs sur une feuille de calculs. Outre les réductions des coûts, les motivations des entreprises sont les suivantes :

OFFRIR DE LA SOUPLESSE À L’ENTREPRISE

Gérer les fusions et les acquisitions, ouvrir de nouveaux bureaux et s’implanter dans de nouveaux territoires nécessitaient souvent d’étendre les infrastructures sur site existantes afin de prendre en charge les nouveaux sites et les nouveaux employés. Parfois, un nouveau centre de données devait même être construit. Avec Office 365, il est maintenant possible d’augmenter (ou de diminuer) rapidement, en fonction des besoins de l’entreprise, le nombre de licences nécessaires pour les principaux outils de productivité, de communication et de collaboration. L’informatique redevient un élément de souplesse et n’est plus un barrage à l’exécution des décisions.

AUGMENTER LA PRODUCTIVITÉ DE L’UTILISATEUR

Les utilisateurs ont accès aux outils de productivité Office habituels sur toute une gamme d’appareils mobiles et de smartphones, ce qui leur permet de travailler et d’être productifs où qu’ils se trouvent. Cet environnement de travail plus flexible leur permet de travailler n’importe où, lors d’une réunion avec un client ou pendant une pause café avec un collègue, sans avoir à être de retour à leur bureau. Pour les employés, le travail devient une activité et non un lieu où ils doivent se rendre.

OBTENIR UNE STABILITÉ DES PRIX

Les tarifs des forfaits Office 365 sont fixes, ce qui offre une certaine stabilité quant aux coûts lors de la planification et de la budgétisation. Les mises à jour et l’ajout de nouvelles fonctionnalités et capacités sont gérés de manière transparente par Microsoft, ce qui supprime le besoin de migrations coûteuses qui sont devenues la norme dans l’écosystème Microsoft.
De plus, il est important de comprendre que le montant exact des économies réalisées en migrant vers Office 365 peut être calculé, mais seulement pour les entreprises qui connaissent le coût actuel de leurs infrastructures informatiques sur site. Il existe des modèles qui permettent aux entreprises qui ne les connaissent pas de se faire une idée de leurs coûts industriels moyens actuels et potentiels, mais il est toujours préférable de faire estimer plus précisément un modèle de coût auquel comparer la future situation avec Office 365.
RATIONALISER LES OPÉRATIONS INFORMATIQUES

Gérer une infrastructure sur site est un défi de taille comportant plusieurs niveaux de besoins techniques, de dépendances entre les produits et de possibles points d’échec. Mettre un seul élément à jour dans l’infrastructure d’une entreprise peut être le point de départ de nombreuses autres mises à jour connexes, ou provoquer une cascade d’erreurs si des incompatibilités entre serveurs se manifestent. En migrant vers Office 365, les entreprises peuvent rationaliser leurs opérations informatiques en confiant cette responsabilité à un tiers.

AMÉLIORER LA COMMUNICATION AU SEIN DE L’ENTREPRISE

Office 365 permet d’accéder facilement à des outils communs aux employés du monde entier, ce qui règle le problème de certains employés qui auraient des versions antérieures des outils de productivité clés ou qui ne pourraient pas y accéder. Des méthodes de travail et des procédés de communication communs peuvent être créés afin d’aider tous les employés. Les nouveaux outils disponibles grâce à Office 365, comme Delve et Yammer, offrent quant à eux de nouvelles façons de cultiver la collaboration au sein de l’entreprise.

MOTIVATIONS DES ENTREPRISES : RÉSUMÉ

Déterminer clairement la valeur commerciale à plusieurs facettes d’Office 365 permet de lancer des discussions adaptées à tous les niveaux de l’entreprise et de bien comprendre la valeur que le produit peut apporter sur le long terme. Les employés ainsi que les cadres seront également mieux préparés à affronter les défis sur le court terme induits par la migration.


PLANIFIER LA MIGRATION VERS OFFICE 365

Pour planifier une migration vers Office 365, il est crucial d’y accorder suffisamment de temps, d’énergie et de ressources. Une migration réussie repose sur une préparation adaptée, des connaissances techniques suffisantes et un plan bien exécuté. Certaines entreprises ont migré vers Office 365 avant de se rendre compte qu’elles devaient retourner un déploiement sur site, car les performances utilisateurs ou les fonctionnalités n’étaient pas adaptées. Jetons un œil à quelques aspects liés à la phase de planification. Cette liste n’est fournie qu’à titre illustratif et n’est pas exhaustive.

OFFICE 365 OFFRE-T-IL UNE SOLUTION COMPLÈTE ?

Office 365 est une marque globale unique, cependant les entreprises ne peuvent pas y souscrire directement. Il existe de nombreux forfaits comprenant différents niveaux. Les décideurs doivent choisir celui qui est le mieux adapté à leur entreprise.


  • Les entreprises commerciales doivent choisir entre les forfaits Office 365 Business et Enterprise. Les forfaits Business prennent en charge jusqu’à 300 utilisateurs, les forfaits Enterprise n’ont pas de limite. La plupart des entreprises clientes choisissent entre les forfaits Enterprise E3 ou E4, qui donnent accès aux dernières versions de la suite Office ainsi qu’à un ensemble très complet de services en ligne.




  • Les entreprises dans le secteur de l’éducation ou gouvernementales doivent se renseigner sur les forfaits Office 365 et les gammes de prix à leur disposition. Dans le secteur de l’éducation, des forfaits sont disponibles pour les étudiants et le corps professoral. Dans le secteur gouvernemental, des prix spécifiques au gouvernement sont disponibles pour les forfaits Enterprise. La disponibilité varie cependant selon les régions.


Les entreprises peuvent adapter les différents forfaits achetés pour leurs employés, mais elles doivent prendre en compte les limites de chaque forfait. Par exemple, si seulement la moitié des employés de l’entreprise se servent des applications Office régulièrement, les décideurs peuvent créer un forfait mixte qui donne accès à ces applications à 50 % des employés, et ne donne aucun accès à ces applications aux autres. De même, et dans l’idée d’évaluer clairement toutes vos options, il peut être plus intéressant financièrement, dans certains cas, de choisir un des forfaits Office 365 les moins onéreux et d’utiliser des produits ou des services de tiers pour compléter la solution.
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