RÉsumé analytique





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DÉTERMINER VERS OÙ SE PORTE VOTRE STRATÉGIE

Il existe trois approches générales pour profiter d’Office 365, mais en pratique, seules quelques entreprises seront capables de reprendre à zéro lors de la première approche, qui consiste à recommencer (appelée communément stratégie d’environnement vierge). La quantité trop importante de contenu existant utilisé régulièrement rend la reconstruction à partir de rien impossible.
Les deux autres approches restantes sont :


  • Déploiement hybride d’Office 365
    Déplacez quelques-unes ou la plupart des capacités sur site vers Office 365, mais gardez-en quelques-unes sur site. Presque toutes les entreprises devraient conserver un Serveur Active Directory et les outils qui y sont associés afin de gérer les utilisateurs, mais d’autres capacités à des fins précises peuvent également être conservées sur site à long terme. Par exemple, des serveurs SharePoint, destinés à héberger du contenu ancien qui n’a aucune utilité à être déplacé vers Office 365, peuvent être conservés sur site, tout comme l’archivage de messagerie électronique. Les entreprises dotées d’applications professionnelles internes intégrées à Exchange, qui utilisent des réglages SharePoint entièrement personnalisés et ont des exigences complexes en matière de conformité et d’archivage devraient adopter le modèle hybride. Les entreprises dont les e-mails contiennent des informations juridiques peuvent être obligées de conserver une configuration hybride indéfiniment, car il n’existe actuellement aucune manière directe de faire migrer ces informations protégées depuis un serveur sur site vers Office 365.




  • Migration complète vers Office 365
    Déplacez toutes les capacités vers Office 365, en ne conservant presque rien sur un modèle sur site (sauf un serveur Active Directory). Il s’agit de la véritable approche complète pour Office 365 : toutes les données, toutes les activités, tous les documents et tous les processus en cours et historiques passent par Office 365. Cette migration permet à l’entreprise de déplacer vers Office 365 toutes les données qui peuvent l’être, et de recréer les systèmes et processus dont elle a besoin pour fonctionner à l’aide des outils disponibles dans Office 365. Le modèle hybride ci-dessus sera nécessaire pendant le processus de migration, mais la conception finale est de démanteler toute l’infrastructure sur site.


Pour les deux approches, des fournisseurs offrent des outils de migration afin de simplifier la migration vers Office 365. Parmi ces outils, certains aident à déplacer du contenu .PST vers Exchange Online et faire migrer des documents du fichier partagé vers SharePoint Online ou OneDrive Entreprise, ou de différentes bibliothèques de documents SharePoint vers SharePoint Online. Les outils de migration facilitent le processus en respectant les métadonnées de clés, en offrant des alertes précoces d’incompatibilités entre type de fichier et nom de fichier et en soutenant la refonte d’une architecture de l’information dans SharePoint Online lors de la reconstruction de la structure du site.
Selon nos recherches, entre 23 % et 42 % des entreprises emploieraient des tiers, comme des consultants ou des organismes de services professionnels de fournisseurs, pour les aider lors du processus de migration.
Il existe également des fournisseurs proposant des services basés dans le cloud qui complètent chacune des deux approches d’Office 365, pour accroître les capacités natives dOffice 365 afin de créer un service professionnel. Par exemple, Office 365 est tombé en panne au moins une fois pendant plusieurs jours en 2014 et de nombreuses entreprises ont rencontré des problèmes de routage de courrier et d’e-mails perdus. Compléter le forfait Office 365 d’une entreprise avec un service de continuité du service de messagerie à haute disponibilité et basé dans le cloud offrira une solution de récupération d’urgence indispensable et aidera aussi à garantir la valeur commerciale que les entreprises cherchent à atteindre en passant à Office 365.
CONCEVOIR UNE INFRASTRUCTURE RÉSEAU FIABLE POUR ACCÉDER À OFFICE 365

Déplacer la majorité des données et des communications actuelles vers un service basé dans le cloud (dont Office 365) repose sur une connectivité Internet à haut débit et hautement disponible. Si un lien Internet ne fonctionne plus, plus personne ne pourra accéder aux documents de travail actuels, communiquer par e-mail ou organiser des réunions par l’intermédiaire de Lync. Pour fournir une infrastructure réseau fiable, il faudra peut-être :


  • Garantir une capacité Internet suffisante pour chaque immeuble de bureaux ou campus. Le trafic réel devant être pris en charge par une entreprise devra être analysé et géré dans le temps. Cependant, il est fort probable qu’il soit bien plus élevé avec des applications basées dans le cloud, par rapport aux besoins historiques quand une grande partie du trafic réseau restait à l’intérieur de l’entreprise.



  • Réfléchir à l’achat de liens réseau redondants pour les bureaux hautement prioritaires. Une diversité de fournisseurs de télécommunications et une diversité de méthodes de connectivité physique aideront à garantir des niveaux élevés de service.



  • Décider de la conception de la topologie du pare-feu. Il est probable que les entreprises qui utilisent actuellement une topologie de pare-feu centralisée trouvent qu’une topologie décentralisée offre une qualité de service bien meilleure aux employés de chaque site. Cette décision aura bien sûr des répercussions : l’augmentation du besoin d’une gestion centralisée des multiples pare-feu, tout en ayant une méthodologie afin que les règles de pare-feu restent cohérentes dans l’ensemble de l’entreprise.


À la mi-mars 2015, Microsoft a annoncé son intention de munir Office 365 d’une option de connectivité par réseau privé, appelée Azure ExpressRoute pour Office 365. Une option de réseau privé existe déjà pour Azure, l’autre service de cloud de Microsoft, et cette fonctionnalité sera étendue aux clients d’Office 365 plus tard en 2015. Gardez à l’esprit la disponibilité à venir d’ExpressRoute en tant qu’option dans les activités de planification dOffice 365.
IDENTIFIER LES BESOINS EN MATIÈRE DE CONFORMITÉ, DE SÉCURITÉ, D’ARCHIVAGE ET DE DÉCOUVERTE ÉLECTRONIQUES

Lors de la planification de la migration de leur entreprise vers Office 365, les décideurs doivent évaluer l’adéquation d’Office 365 avec leurs exigences légales et opérationnelles quant à la sécurité de la messagerie électronique, la conformité, l’archivage et les découvertes électroniques. Ils doivent également décider d’investir ou non dans un service de récupération d’urgence afin de garantir la continuité de la messagerie électronique et l’accès des utilisateurs finaux.


  • Exigences de sécurité pour la messagerie électronique
    La sécurité de la messagerie électronique englobe des fonctionnalités comme un filtre antivirus, la détection de programmes malveillants, le filtrage du courrier indésirable, le chiffrement des e-mails et la protection contre la perte de données. Il est probable qu’une entreprise dispose d’un ensemble d’approches bien établies pour relever ces défis en matière de sécurité de la messagerie électronique, mais elle devra s’assurer qu’Office 365 satisfera ou améliorera comme il se doit son rendement actuel. Office 365 propose une sécurité de la messagerie électronique grâce à Exchange Online Protection, qui contient un antivirus, un logiciel anti-programmes malveillants et des options anti-courriers indésirables. Il est peu probable que les règles et réglages appliqués par une entreprise à ses offres actuelles en matière de sécurité de la messagerie électronique puissent être transférés vers Exchange Online Protection. L’entreprise devra donc tout redéfinir si elle abandonne ses outils actuels. De nombreux fournisseurs de sécurité pour messagerie électronique proposent une approche à deux niveaux, dans le cloud et sur site. Les entreprises peuvent ainsi continuer à tirer profit de leur investissement en matière de sécurité de la messagerie électronique tout en migrant vers Office 365. Ces solutions complémentaires se concentrent souvent sur la réduction des menaces avancées, comme l’hameçonnage ciblé ou les programmes malveillants avancés, ce qui renforce encore plus la protection globale.



  • Exigences de conformité
    La plupart des pays industrialisés n’ont pas le même degré d’exigences en matière de conservation réglementaire liée au secteur. Ces exigences précisent quelles données de l’entreprise (y compris les e-mails) doivent être conservées et pour combien de temps. Par exemple, les États-Unis ont des lois sur la conservation des dossiers qui concernent potentiellement chaque entreprise, y compris des lois sur la conservation qui visent le secteur financier, les services médicaux, le secteur de l’énergie, l’industrie pharmaceutique et les transports. Les États-Unis ont également des lois générales sur le travail qui s’étendent à tous les secteurs.



Microsoft a mis en place différentes fonctionnalités de conformité dans Office 365, notamment les accords de partenariat HIPAA, le « Safe Harbor » et les clauses types de l’Union européenne, l’autorisation d’utilisation FISMA et la norme PCI DSS de niveau un. Certaines fonctionnalités de conformité ne sont cependant pas disponibles dans Office 365, les entreprises devront donc peut-être chercher ailleurs si elles ont besoin d’une conservation garantie des données ou de politiques précises, par exemple. D’autres principes de conformité sont gérés différemment dans un modèle dans le cloud (par exemple, une chaîne de contrôle où un propriétaire de documents n’a pas directement ses documents en sa possession) et ces changements devront être compris et négociés avec votre équipe juridique et celle chargée de la conformité.
Pour de nombreuses personnes, la conformité s’étend également à la façon dont les données sont gérées et déplacées, mais aussi au besoin d’avoir une chaîne de contrôle complète. Les migrations manuelles, pour certains secteurs, n’ont ni la rigueur industrielle ni la piste d’audit sur lesquelles s’appuyer et ne sont pas toujours considérées comme juridiquement valables.



  • Exigences d’archivage
    Les exigences d’archivage d’une entreprise sont définies par son/ses secteur(s) industriel(s), les régions dans lesquelles elle réalise ses activités ainsi que les règles commerciales selon lesquelles elle fonctionne. Office 365 n’impose rien de cela, mais doit entièrement satisfaire à ces exigences si l’organisation compte s’appuyer pleinement sur Office 365. De nombreux fournisseurs d’archivage proposent des fonctionnalités complémentaires pour Office 365, afin que les entreprises puissent continuer à utiliser des approches et des outils d’archivage éprouvés après leur migration vers Office 365. Par exemple, si une entreprise a besoin de fonctionnalités d’archivage qui ne sont pas disponibles sur Office 365 (par exemple, le flux de travail de découverte électronique, la recherche par lots et une comptabilité plus large pour les types de fichiers indexés), elle devrait réfléchir à l’utilisation d’une solution d’archivage tierce basée dans le cloud ou sur site conjointement avec Office 365. Vous trouverez plus de renseignements sur le sujet dans un livre blanc publié par Osterman Research en mars 2015.

    Mise en garde : ne supposez pas que les fonctionnalités d’archivage sont les mêmes pour les serveurs sur site et les services d’Office 365. Par exemple, Lync Online n’archive pas le contenu des conférences, les tableaux blancs des conférences et les sondages de conférences, alors que Lync Server les archive. Certaines fonctionnalités sont différentes (comprenez « perdues » et « gagnées ») entre les serveurs et les services, et les décideurs doivent le comprendre avant la migration.

    Enfin, lors du passage d’un archivage ancien vers un nouvel archivage (Office 365 ou autre), l’entreprise doit comprendre en détail le mappage d’attribut entre les deux solutions d’archivage. Si le mappage d’attribut n’est pas correctement réalisé, les données dans les archives anciennes seront endommagées et ne seront plus un dossier exact et complet d’actions historiques, brisant ainsi la chaîne de contrôle exigée par tant d’entreprises.



  • Exigences en terme de découverte électronique
    De nombreuses situations exigent des entreprises qu’elles cherchent et découvrent des e-mails et d’autres données stockées de façon électronique. Ces situations comprennent notamment les évaluations préliminaires en cas de contentieux, les demandes d’accès aux informations et les enquêtes internes des ressources humaines. Toutes les données perçues comme pertinentes ou potentiellement pertinentes pour la situation en question doivent être gardées grâce à des sauvegardes spéciales, y compris la prévention de suppression. Office 365 comprend des fonctionnalités de découverte électronique, mais elles sont limitées. Une limitation importante est qu’afin d’identifier les CCI et les informations des destinataires de la liste de distribution, une boîte aux lettres doit d’abord être placée sous conservation légale. En d’autres termes, afin de découvrir qui a envoyé et qui a reçu un message, toutes les boîtes aux lettres doivent être en attente et fouillées en permanence. Le processus de découverte électronique pourrait alors être fortement ralenti, peu fiable et susceptible de donner lieu à des faux positifs, entraînant la capture de trop de données à examiner et le coût qui y est associé.






  • Exigences de récupération d’urgence
    Office 365 a été conçu pour proposer un ensemble de services hautement disponibles. Toutefois, Office 365 est toujours susceptible d’échouer et les pannes d’Exchange Online de 2014 et des années précédentes sont des avertissements. Étant donné que la messagerie électronique est cruciale pour toutes les entreprises ou presque, l’augmentation des fonctionnalités de récupération d’urgence afin de garantir la continuité de la messagerie électronique est un investissement profitable. Par exemple, des services tiers de spooling des messages entrants sont disponibles pour Exchange Online quand celui-ci est hors ligne. Certains services offrent aux utilisateurs des alternatives pour accéder à leur messagerie électronique dans de telles circonstances. Ces services mettront Exchange Online à jour une fois le service rétabli. Lors du choix d’un service de continuité pour la messagerie électronique, il convient de s’assurer qu’il est protégé contre les menaces avancées, afin que l’entrepôt de données de continuité ne soit pas compromis ou utilisé comme vecteur d’attaque.




  • Exigences de sauvegarde
    Microsoft sauvegardera tout le contenu dans Office 365, mais les décideurs peuvent choisir de conserver une sauvegarde séparée dans le cadre des processus de bonne gouvernance informatique et pour avoir l’esprit tranquille. Pour répondre à ces exigences, soit un déploiement hybride sur site et Office 365 sont nécessaires, soit l’utilisation d’un service d’archivage basé dans un cloud tiers afin de créer une copie de sauvegarde des données dans un emplacement différent.



ÉVALUER DES OUTILS TIERS AVEC OFFICE 365

Office 365 propose un large éventail d’outils et de fonctionnalités largement applicables et d’usage général, mais ce n’est pas une solution complète. Des outils et des services tiers peuvent être ajoutés à Office 365 afin de réduire les choix de conception non voulus, fournir une cohérence pluriannuelle de l’approche et enrichir Office 365. Les sociétés doivent évaluer les outils tiers prenant en charge leur utilisation d’Office 365.

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