RÉsumé analytique





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Audioconférence avec appel entrant
Lync Online ne dispose pas d’une fonctionnalité d’appel entrant pour les audioconférences. Les entreprises doivent se procurer ces services auprès d’un partenaire certifié.




  • Conception et exécution du flux de travail
    Concevoir des processus standards, avec des boucles d’exception et des voies d’aggravation, offre un moyen d’être plus cohérent, plus efficace et plus conforme. Des outils de conception avec add-on de flux de travail et des moteurs d’exécution sont disponibles pour Office 365.

  • Migration de contenu
    Des outils permettent de déplacer efficacement du contenu vers Office 365 et le réorienter vers les différents services, tout en conservant l’intégrité des métadonnées et les droits d’accès.




  • Applications pour tablettes et smartphones pour les utilisateurs finaux
    De nombreux fournisseurs proposent des applications permettant d’accéder à Office 365 depuis des tablettes et des smartphones, mais aussi depuis des ordinateurs. Ces applications offrent généralement une qualité d’interaction plus variée et un accès hors ligne grâce à une synchronisation continue.



Microsoft propose également sur l’Office Store un ensemble d’outils complémentaires certifiés. Il est recommandé de passer en revue le catalogue pour voir les disponibilités pour Office 365.
METTRE EN PLACE LES EXIGENCES SUR SITE POUR LA MIGRATION VERS OFFICE 365

Une des activités finales dans la phase de planification d’une organisation est de s’assurer qu’elle satisfait aux exigences sur site pour la migration vers Office 365. Les trois exigences suivantes sont essentielles :


  • Active Directory
    Avoir un serveur Active Directory sur site. Il est utilisé pour faire migrer et gérer les comptes des utilisateurs pendant la migration, et pour prendre en charge l’authentification unique des employés qui accèdent aux serveurs sur site et aux services d’Office 365.




  • Mises à niveau pré-migratoires
    Installer les versions opérationnelles requises d’Exchange Server, SharePoint Server et Lync Server, en plus de toute autre exigence pré-migratoire. Pour migrer depuis des serveurs plus anciens vers Office 365, une mise à niveau intermédiaire peut être nécessaire afin d’atteindre les normes minimales requises.




  • Capacité Internet
    Prévoir une capacité Internet suffisante. Faire migrer les données actuelles, historiques et anciennes vers Office 365 impliquera de déplacer plusieurs téraoctets de données hors site et vers le cloud, et les entreprises devront être en mesure de poursuivre leurs activités habituelles en même temps. Il est fort probable que ce qui sera en place à ce moment-là sera insuffisant. Une autre approche est de choisir un service d’archivage tiers qui accepte les données anciennes sous forme physique (par exemple des disques durs ou d’autres supports de stockage numérique) afin de les télécharger dans l’archive. Le volume de données anciennes à déplacer numériquement vers Office 365 sera ainsi grandement réduit, diminuant la période de migration et les risques de pertes de données.


Avec une base adaptée désormais en place et un plan de migration sérieux pour l’accompagner, les entreprises sont pratiquement prêtes pour la véritable migration.
GESTION DU PROCESSUS DE MIGRATION

Dès que l’entreprise a achevé ses activités pré-migratoires et développé et testé un plan pour passer à Office 365, il est temps de commencer l’exécution du plan. Dans cette section, nous allons étudier un certain nombre de meilleures pratiques de gestion du processus de migration.

RÉSOUDRE LA MAUVAISE CONFIGURATION D’EXCHANGE

Bien qu’il soit possible que les serveurs d’Exchange fonctionnent de façon satisfaisante, la migration vers Exchange Online est susceptible de mettre en évidence des problèmes cachés. L’équipe informatique devra être prête à résoudre des problèmes de stabilité, de corruption des boîtes aux lettres et de mauvaise configuration d’Exchange qui surviennent lors de la migration. Par exemple, certaines boîtes aux lettres Exchange peuvent contenir des messages corrompus et la migration de ces messages vers Exchange Online causera des problèmes. Il est préférable de résoudre ces problèmes avant de procéder à la migration des utilisateurs et de leurs boîtes aux lettres vers Exchange Online. L’équipe informatique peut également découvrir des problèmes de pare-feux, de dispositifs proxy et d’autres méthodes de protection périphérique qui devront être résolus au cours de la migration.

CRÉER UNE SÉCURITÉ SOPHISTIQUÉE DE MESSAGERIE ÉLECTRONIQUE POUR EXCHANGE ONLINE

Compte tenu des ravages qu’une attaque de virus ou de logiciels malveillants peut causer à une entreprise, Osterman Research recommande depuis longtemps à ses clients d’investir dans deux couches de sécurité de messagerie électronique : une dans le cloud et une sur site. Exchange s’orientant maintenant vers le cloud dans Office 365, la recommandation tient toujours, mais avec deux couches dans le cloud. Le filtrage des menaces les plus sophistiquées dans les messages électroniques (telles que des logiciels malveillants polymorphes, des URL malveillantes et des pièces jointes malveillantes sous la forme de menaces de type « zero-day ») avant le routage de ces messages vers les propres services de sécurité de messagerie électronique d’Office 365 contribuera grandement à assurer un flux de messagerie plus propre et à supprimer tout vecteur d’attaque. Face à l’escalade permanente des méthodes d’attaque, il est nécessaire de disposer d’une protection avancée pouvant émuler l’activité de l’utilisateur et du navigateur, fournir des informations par utilisateur pour la correction des menaces et proposer des rapports détaillés pour des activités de nettoyage après infection.
MIGRER LE CONTENU ACTUEL ET ARCHIVÉ DE LA MESSAGERIE ÉLECTRONIQUE VERS EXCHANGE ONLINE

Le passage à Exchange Online se fait rarement à partir d’une feuille blanche ; une grande partie de la vie numérique des utilisateurs est contenue dans leur boîte aux lettres, avec également des rappels pour des événements à venir comme des réunions et des tâches à remplir. Ces données doivent être déplacées vers Exchange Online avec le moins d’impact possible sur les utilisateurs, et Microsoft propose en effet des moyens classiques de retirer les utilisateurs d’Exchange sur site et de les faire passer à Exchange Online dans le cadre d’un scénario de migration hybride. Par exemple, comme illustré dans la figure 3 en page suivante, la grande majorité des entreprises voudront faire migrer des fichiers .PST existants vers Office 365, mais la migration devra également être effectuée pour d’autres types de contenu.
Toute une série d’activités associées devra cependant être gérée :


  • Éliminer le contenu provenant d’Exchange
    Si des serveurs Exchange stockent des données de messagerie qui ne sont plus nécessaires aux activités actuelles de l’entreprise, archiver les données en dehors d’Exchange avant la migration est une bonne approche. Cela permettra de réduire le temps et les coûts de la migration vers Exchange Online et donnera à chacun un point de départ plus propre avec le nouveau service.




  • Localiser et gérer des fichiers .PST
    Les utilisateurs ont toujours contourné les quotas de taille des boîtes aux lettres en utilisant des fichiers .PST pour décharger leur boîte aux lettres principale de messages qu’ils souhaitent conserver. Il est peu probable que l’équipe informatique puisse simplement supprimer ces fichiers .PST, car ils contiennent des informations professionnelles importantes qui doivent satisfaire aux exigences juridiques et de conformité. Microsoft ne propose pas d’outil ou de méthode pratique compatible pour faire migrer le contenu de fichiers .PST vers Office 365 et ne prend pas en charge l’utilisation de fichiers .PST avec Office 365, l’équipe informatique ne peut donc pas déplacer les fichiers .PST vers Exchange Online. Toutefois, des fournisseurs tiers proposent des outils de migration permettant de découvrir automatiquement des fichiers .PST sur le réseau d’entreprise et de gérer la migration du contenu vers Exchange Online.




  • Migrer ou conserver l’archivage des données
    En fonction du choix de l’équipe informatique pour l’archivage de la messagerie électronique pendant leurs activités de planification pré-migratoire, l’équipe fait migrer les données d’archives historiques vers l’archivage d’Exchange Online ou configure Office 365 afin de continuer à utiliser le système d’archivage actuel ou un service d’archivage basé dans le cloud. L’équipe devra quasi certainement utiliser des outils tiers pour la migration des données d’archives vers l’archivage Exchange Online si elle décide de suivre cette direction afin de protéger la chaîne de contrôle. Elle pourra en outre avoir à entreprendre une activité de migration similaire si elle effectue la migration vers un service tiers d’archivage dans le cloud, mais si la migration s’effectue de la version serveur sur site d’un produit d’archivage vers le service basé dans le cloud du même du fournisseur, la migration sera certainement simplifiée.



  • Identifier les données faisant l’objet d’une obligation de conservation à des fins juridiques
    L’équipe informatique devra identifier toutes les données faisant actuellement l’objet d’une obligation de conservation à des fins juridiques et les exclure du processus de migration ; bien que ces données puissent finalement être téléchargées vers Office 365, des mesures spécifiques doivent être prises et documentées pour s’assurer que les données ont été préservées et qu’aucune métadonnée n’a été modifiée pendant le processus de migration.



  • Migrer ou archiver les boîtes aux lettres inactives
    De nombreuses entreprises ont l’obligation réglementaire ou professionnelle de conserver les données des boîtes aux lettres d’employés ayant quitté l’entreprise. Une option consiste à utiliser la capacité des boîtes aux lettres inactives d’Office 365 pour faire migrer les données des boîtes aux lettres depuis Exchange 2010 ou 2013 sur site vers Office 365. Ceci nécessite un abonnement pour l’employé ayant quitté l’entreprise pendant le processus de mise à disposition et d’importation des données, mais pas une fois que les données ont été migrées et que la boîte aux lettres a été marquée comme inactive. Une autre option consiste à déplacer la boîte aux lettres inactive depuis Exchange 2010 ou 2013 sur site vers une archive tierce.



Les entreprises passant à Exchange Online dans Office 365 veulent s’assurer qu’elles ont emporté toutes les données requises lors de ce voyage. Il est essentiel de ne pas laisser involontairement des données non gérées ou orphelines traîner sur le réseau de l’entreprise.
Figure 3

Sources de contenu que les entreprises souhaitent faire migrer vers Office 365



Source: Osterman Research, Inc.


ÉTABLIR UNE SÉCURITÉ AVANCÉE POUR LE PARTAGE DE FICHIERS

À mesure que les entreprises favorisent l’adoption de SharePoint Online et de OneDrive Entreprise, les utilisateurs utilisent ces systèmes pour le partage de fichiers à la place de la messagerie électronique. Une menace de type « zero-day » peut utiliser les systèmes collaboratifs pour voyager dans l’ensemble de votre entreprise ou même vers/à partir des clients ou des partenaires avec lesquels vous partagez des fichiers. Des contrôles de sécurité avancée peuvent être intégrés à SharePoint Online et OneDrive pour découvrir et prévenir la propagation de menaces avancées.


FAIRE MIGRER D’AUTRES CONTENUS VERS LEUR DESTINATION APPROPRIÉE DANS OFFICE 365

Comme nous l’avons remarqué précédemment dans ce livre blanc, la migration vers Office 365 est une démarche importante, en raison de toutes les activités importantes concernées et également de l’opportunité de réflexion qu’elle offre sur certaines des façons dont une entreprise utilise les partages de fichiers, SharePoint et Lync. Les décideurs devront faire migrer le contenu existant depuis leurs systèmes actuels vers l’emplacement approprié dans Office 365. Cela inclura :


  • Migrer Mes documents vers OneDrive Entreprise
    Il est préférable de transférer la plupart des documents et des fichiers situés dans la structure de dossiers Mes documents ou Documents de chaque utilisateur dans leur espace OneDrive Entreprise. OneDrive Entreprise met à disposition un service professionnel de synchronisation et de partage de fichiers pour les employés, et ce service permet de partager des fichiers directement avec d’autres personnes. Lorsque les fichiers et les documents d’un individu se trouvent dans OneDrive Entreprise, il est en mesure d’accéder à ces fichiers et de travailler dessus depuis différents dispositifs : ordinateurs portables, tablettes et smartphones.



  • Migrer d’autres contenus depuis Mes documents vers SharePoint Online
    Certains des documents et fichiers stockés par un individu dans son dossier Mes documents ou Documents sont relatifs à une équipe ou un projet et doivent être transférés vers une bibliothèque de documents d’un site de SharePoint Online. Les utilisateurs auront besoin de conseils sur la destination de transfert de ces fichiers et documents.




  • Archiver le contenu inutile de fichiers partagés
    Il ne sert pas à grand chose de déplacer des contenus obsolètes de fichiers partagés vers Office 365. L’équipe informatique doit absolument faire migrer les dossiers et documents actuels couramment utilisés et doit, si possible, mettre à la corbeille tous les documents qui ne sont plus nécessaires (sous réserve des limitations liées à la conformité). La plupart des entreprises tireraient profit d’un audit portant sur l’utilité des dossiers et des documents présents dans leur partage de fichiers avant de passer à Office 365, ainsi que d’un archivage de tout ce qui n’est pas requis ou n’est plus nécessaire avant d’effectuer le transfert. En raison de différences dans la façon dont les versions sont gérées sur un partage de fichiers par rapport aux approches avancées dans SharePoint Online, l’équipe informatique sera peut-être en mesure d’archiver plus de la moitié des documents sur leur partage de fichiers. Il faut faire migrer la version la plus récente et archiver le reste.




  • Migrer le contenu du partage de fichiers vers SharePoint Online
    Beaucoup de documents et de contenus partagés sur des partages de fichiers doivent migrer vers SharePoint Online. Il est à noter qu’il existe des restrictions sur le type, la taille, la longueur du nom de fichier et le nombre de fichiers pouvant être stockés dans une bibliothèque de documents de SharePoint Online. Si une entreprise a utilisé un outil tiers au cours de ses activités de planification pré-migratoire afin d’évaluer la validité du fonctionnement de ses fichiers actuels avec SharePoint Online, elle peut poursuivre ses actions à la lumière de ces informations et des avertissements éventuels. Si elle ne sait pas ce qui fonctionnera ou pas avec SharePoint Online, elle doit entreprendre cette analyse dès à présent. Dans la pratique, l’équipe informatique devra investir dans un outil de migration tiers afin de transférer le contenu du partage de fichiers vers SharePoint Online tout en conservant les informations relatives aux métadonnées de clés et à la chaîne de contrôle.



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