3. Rapport moral du Président, Vincent Cousquer





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AG SCI - 7.02.09. CR approuvé par courrier électronique

Envoyé à tous le 15 mars 2009





Assemblée Générale 2009
Montpellier, Samedi 7 février 2009



Compte-rendu


L’Assemblée générale 2009 s’est tenue le samedi 7 février 2009 à Montpellier, de 14 h à 19 heures.
Présents : Lise Jacob, Danielle Eldin, Catherine et Samy Durand Gasselin, Michel Romagny et Françoise, Nigelle Durand Gasselin, Jean Remi Durand Gasselin, Vincent Cousquer, Matthieu Romagny, Delphine Romagny, Estelle et Yannick Durand Gasselin
Et aussi : Juliette, et Leila

Excusé : Michel Eldin, au repos forcé...
1. L’assemblée approuve le compte-rendu de l’AG du 26 janvier 2008

et le registre des compte-rendus est signé.


2. L’assemblée approuve l’ordre du jour et désigne le président de séance : Vincent

Cousquer et la secrétaire : Danielle Eldin

3. Rapport moral du Président, Vincent Cousquer

Vincent fait remarquer qu’il n’a pas été très disponible mais que les choses avaient bien fonctionné et qu’à ses yeux, 2 objectifs importants avaient été atteints :

  • le WE bricolage de septembre. Bien que seul au RV, il a restauré la façade du garage.

  • Les échanges entre les sociétaires sur l’avenir de la SCI, réflexion qui doit se poursuivre.



4 Rapport financier


David Cousquer consulté par téléphone, déclare qu’il a vérifié les comptes et qu’il n’a rien à signaler.
41. Le rapport du trésorier, Michel Eldin, a été envoyé à tous le 30.01.09. avec 5 annexes: (recettes, dépenses, comptes de l’Annexe, comparaison des exercices 1999 à 2008, budget prévisionnel pour 2009)
En son absence, Danielle transmet de sa part les remarques suivantes :

- 2 corrections sont à apporter aux documents qui ont été envoyés. (page 3 du rapport et annexe 5)

- les revenus nets des locations (bénéfices) sont en augmentation constante

- la distinction entre « gros » et « petits » travaux a été fixée de façon arbitraire par le trésorier à 500 euros.- les « gros travaux », sont en général effectués par les artisans.

- la dépense pour les « gros travaux » de 19.775 € (annexe 4) en 2008, comprend le règlement de certains travaux engagés l’année précédente et la réfection du mur Cormerais (2ème brèche) qui a été remboursée par Mme Cormerais. Au final, la SCI a dépensé ce que nous avions prévu en priorité 1 (environ 13.600 €)

Remarques diverses des membres de l’AG


  • Vincent : les documents fournis par le trésorier sont clairs et précis et permettent une bonne visibilité de la gestion analytique de nos finances, par exemple, de l’évolution des dépenses pour les gros travaux.




  • Pour faciliter la lecture des comptes analytiques, il serait utile de joindre au rapport financier la liste des intitulés des codes comptables « de façon à améliorer l’opérationnalité de ces codes : l’affectation d’une dépense à un code est différente selon la finalité de l’usage qu’on veut faire des comptes » (Nigelle)




  • Assurance/eau : Il est demandé au trésorier de se renseigner sur les conditions d’assurance pour les fuites d’eau entre le compteur et la maison (et d’assurer éventuellement la SCI pour ce risque après consultation des sociétaires, par courrier électronique)




  • Il est recommandé d’utiliser l’eau du puits pour l’arrosage.



42. Bilan de la location de l’Annexe

Responsable : Samy

Voir « Bilan simplifié de la location de l’annexe en 2008 » envoyé à tous le 30.01.09.

Il ajoute les remarques suivantes :

- un « fidèle », locataire nantais a occupé l’annexe 3 WE gratuitement (en payant l’eau et l’électricité)

- il y a eu problème avec un locataire allemand qui, à Noël, n’est resté qu’une heure dans la maison avant de repartir, très mécontent. Samy a trouvé in extremis, un locataire nantais pour la 2ème semaine.
Remarques :

         Tarif des locations : 750 € / semaine en août – 300 à 350 hors saison.

Et, 2 sites commerciaux : PourLesVacances.com,  et: http://www.locations-france.com/

Les comptes 2008 sont approuvés à l’unanimité et quitus est donné au trésorier.
5. Travaux et artisans - Responsable : Nigelle

voir « bilan 2008 des dépenses travaux avec les artisans et prévisionnel» (3 pages + 1 tabl) par Nigelle, envoyé le 27 janvier

5.1 Réalisés en 2008



Annexe : Façade mer + volets
Grande Maison :

  • Façade Est (Gouge)

  • Façade Nord (cour)

  • Porte fenêtre séjour + 2 fenêtres PVC

  • Balcon dortoir

  • Entretien du toit (44 ardoises)

Jardin :

  • Elagage des chênes

  • Tonte devant la cabane aux lapins

  • Réparation mur Cormerais (2ème brèche, remboursement par Mme Cormerais)


    1. Prévus à la dernière AG, non réalisés

  • restauration et étanchéité de la cabane aux lapins (devis établi)

  • achat d’une pompe immergée pour le puits (prévu depuis 2007)

  • Porte d’Entrée de l’Annexe, en bas de l’escalier  (prévu depuis 2007) En juillet 2008, le volet de la fenêtre à gauche de cette porte, a été jugé plus urgent.

  • Carrelage rez de chaussée Annexe

  • Concernant le traitement contre capricornes, vrillettes etc.. du toit, des charpentes et planchers en bois : 2 devis ont été réalisés. Question à reporter à l’AG de 2010, Nigelle estimant qu’il n’y a pas urgence.



6. Achats équipements et travaux divers réalisés en 2008

  • accord du piano (en juillet)

  • peinture façade du garage (Vincent en sept)

  • cuisinière à gaz grande cuisine GM (juillet)

  • 2 tables jardin en bois (SCI) + 12 chaises pliantes en bois (Nigelle)

  • table et fauteuils annexe, séjour Annexe

  • Consolidation d’une partie du mur Cormerais, en complément des travaux effectués par Vergnaud (Michel Eldin)

  • Rangement des 2 couloirs de la GM (RDC et étage)

  • Achat four micro-ondes, bouilloire élect., coussins, lampes etc.. (annexe)



A faire nous mêmes en 2009


  • peinture balcon dortoir

  • nombreuses peintures intérieures seraient souhaitables dans la GM, notamment les couloirs (est-ce possible de les réaliser quand la maison est pleine ?)




  1. Occupation des maisons en 2008


71. Occupation hors location / nombre de nuitées adultes et enfants de + de 4ans d’après les Fiches de séjour





2005

2006

2007

2008

Hors saison


Grande maison

254*

47

102

134

Eté














juillet













Annexe

125

103

106

100

GM

126

303

210

210

août-sept.













GM

119

179

192

215
















Total été

370

585

508

525
















Total année

624

632

610

659

* comprend noël 2004 : 64, janvier 2005 : 28 et noêl 2005 : 82
Le tableau détaillé de l’occupation de la GM («  brouillard » disponible auprès de DE)) montre une occupation plus dense entre le 20 juillet et le 10 août, depuis plusieurs années.
72. Recommandation concernant le POS (responsable Delphine)

Delphine qui a la charge depuis deux ans de gérer l’occupation des lieux fait remarquer qu’il est important que nous la tenions tous informée de nos séjours l’été et hors saison afin qu’elle puisse établir et envoyer à tous, le plan d’occupation des maisons, notamment en période de pointe.
73. Entretien et Ménage des maisons (responsable Danielle)

Voir note envoyée le 26.01.09 : « le point sur l’emploi à domicile »

Depuis sep.2007, Gaëlle Hamon assure l’entretien des 2 maisons. et l’accueil des locataires. Grâce au paiement par Chèque Emploi Service, nous avons droit à une réduction fiscale de 50 % du salaire et des charges (salaire de 10 €/h - coût pour l’employeur : 8 €)

Danielle a ouvert un compte à La Poste qui ne sert qu’à la gestion des CES. Un fonds de roulement permet de faire l'avance du salaire et des cotisations. Pour le constituer, la SCI a déjà versé sur ce compte 150 €, (2004) puis 850 € (2008). Cette somme n ‘étant pas suffisante, la SCI devrait y ajouter 1000 € pour avoir un fonds de roulement de 2000 €

Le ménage pris en charge par les particuliers (66 heures en 2008) n’apparaît pas dans les comptes de la SCI.
RAPPEL
En 2009, pour les usagers de KD, désirant employer Gaelle Hamon (toute l’année, hiver et été) pour du ménage, des lessives, ouvrir la maison, mettre le chauffage en route… s’adresser directement à

Gaëlle Hamon,

15 rue des Terres Noires

Tél. 06 87 35 58 40
* Compter 1 heure forfaitaire pour le chauffage + ouverture et s’entendre avec elle pour l’évaluation du nettoyage + lessives,

* Signaler dès votre départ de KD, à Danielle, les heures de travail effectuées par Gaëlle. Danielle se charge de la régler par CES.

* Envoyer à Danielle  le remboursement des heures que vous devez : 8 € /heure: chèque à l’ordre de Danielle Eldin.
NB : Gaëlle a un trousseau complet des clés des maisons et des portails.

8. Budget prévisionnel 2009

remarque sur la méthode : Il y a eu débat sur la façon de procéder : faut-il discuter d’abord de l’argent disponible (tarif des nuitées, la participation financière des sociétaires/appels de fonds) et ensuite des travaux à réaliser ? ou bien faire l’inverse… Finalement nous avons décidé de ne pas trancher et qu’un va et vient entre ces deux considérations était plus opérationnel… Ce qui n’apparaît pas dans ce CR
8.1 Location de l’Annexe
Il est décidé de ne pas louer l'annexe les quinze premiers jours d'Août 2009 (soit du samedi 1er au vendredi 14). De demander à tous de prévenir Delphine de ses projets de séjour avant le 15 juin. A cette date, si la Grande maison et l’Annexe ne sont pas remplies, cette dernière sera louée. Samy pense qu’il est encore possible, mi-juin, de trouver des locataires pour début août.

Delphine est chargée de transmettre cette information à tous les utilisateurs de KD.

   

8.2.Les nuitées

ou  « participation aux frais de séjour, sont une contribution financière des utilisateurs. Leur montant est calculé de façon à ce qu’elles couvrent les dépenses de fonctionnement liées au séjour de chacun (eau, électricité, petit entretien…) Ce n’est pas une participation aux charges fixes (impôts, assurance…) ni aux travaux.. » (NDLR : Vincent demande que cette définition des nuitées qui apparaissait déjà dans le CR de l’AG de l’an dernier (26.01.2008) fasse l’objet d’un débat à la prochaine AG )

Après débat sur l’augmentation éventuelle du montant des nuitées (Michel R. a notamment fait valoir qu’il serait logique d’indexer ce montant à l’augmentation du coût de la vie : argument qu’il faudrait garder en mémoire pour l’an prochain),
► il a été décidé de ne pas augmenter le tarif des nuitées pour la troisième année consécutive

adultes : 6 €

enfants (0 à 4 ans) : gratuit

enfants (4 à 12 ans) 3 €

Petits budgets : 3 €


Soutien : 8 € et plus…

Ce qui permet à chacun de choisir en fonction de ses possibilités financières

Dans la pratique, le tarif de soutien est souvent utilisé.
8. 3 ►Il est décidé, pour l’ensemble de l’année, 1 appel de fonds aux sociétaires :

150 € par part - 750 € pour 5 parts (soit 3 900 € au total)

(La participation financière des sociétaires sous forme d’appel de fonds est la même depuis 2006. Voir annexe 4 du rapport financier)
8.4. Compte Emploi à Domicile 

► Il est décidé que le trésorier versera 1000 euros sur le compte destiné aux paiements par chèque emploi service, pour porter le fonds de roulement à 2000 euros (responsable D E)
8. 5 Estimation du disponible pour gros travaux en 2009

( Voir annexe 5 du rapport financier pour plus de détails ) :

- Estimation des ressources

Un appel de fonds 3 900

Nuitées 4 000

Location (sans location du 1 au 14 août) 5 500

13 400
- Disponible sur CCP + Livret A 4 900

Total ressources 18 300 euros
- Estimation des dépenses de fonctionnement incontournables

Dont fonds de roulement compte CES. 12 400 euros
Disponible en 2009 pour gros travaux : 18 300 – 12400 = 5.900 euros



9. Prévisionnel de Travaux - Artisans
9.1. Cheminées GM et Annexe

voir devis établis par 2 artisans (Mirare et Charteau)

Il y a eu un échange de mails, avant l’AG concernant la question de la cheminée de la GM et du conduit du poêle de l’Annexe, le débat se poursuit en AG sur l’état des lieux et sur les travaux à mettre en chantier.
Ramonage : obligation légale de ramonage : foyer ouvert tous les 2 ans, foyer fermé, tous les ans.

Pour la MAÏF: un ramonage annuel par un professionnel fait foi ; On est aussi autorisé à faire soi- même les ramonages , dans ce cas, la MAIF demande la preuve d’un entretien « en bon père de famille » (tél de Jean Rémi à la MAIF en 2008)

► Annexe : le ramonage sera fait en juillet par Sager, en présence de Samy

Le tubage du poêle est inopportun (enquête auprès de diverses personnes)
Grande Maison (petit salon) :

  • Constat : délitement des briques qui engendre un problème de sécurité à proximité de la poutre du plancher du plancher du cabinet de toilette du dortoir (avis des 2 artisans et de Sager). L’urgence est donc de protéger cette poutre.

Remarques : le traitement de la poutre à proximité du conduit ne résoudrait pas le problème du ramonage (dernier ramonage : août 2005). Par ailleurs, un ramonage pourrait accélérer le délitement des briques.

Le chemisage sera de toutes façons nécessaire, d’ici 2 ans.
► il est décidé :

  • de garder un foyer ouvert dans cette cheminée

  • de ne pas utiliser cette cheminée en l’état actuel

  • de contacter MIRARE pour discuter avec lui des solutions possibles, notamment s’il peut :

    • dans un premier temps, ouvrir le conduit à hauteur de la poutre pour traiter le problème de la protection de cette poutre et faire une estimation de la suite des travaux (quel serait le prix de cette intervention ?) l’un de nous étant, si possible, présent pour participer au diagnostic serait il nécessaire ou non, de tout refaire, dans un deuxième temps ?

    • réaliser le travail indiqué dans son devis (4000 euros) en 2 fois ? (mais cela risque de nous coûter plus cher)

    • n’engager les travaux qu’en fin d’année afin que nous puissions les payer en 2010 (ce qui nous permettrait de provisionner la somme nécessaire et de faire faire les travaux en une seule fois).


Nigelle demandera à Michel Eldin de téléphoner ensemble pour la négociation technique et financière avec cet artisan.
9.2 Etanchéité cabane aux lapins :

Voir « bilan 2008 des dépenses travaux avec les artisans et prévisionnel » rapport de Nigelle

Constat : la cabane aux lapins est très humide. La porte est difficile à fermer correctement : attention de vérifier sa fermeture en fin d’été (double tour de clef)

Débat sur la nature des travaux à faire faire pour résoudre les gros problèmes d’humidité.
► Il est décidé de :

  • faire restaurer le mur côté PDG par ORIEZ (devis de 2100 euros). Demander à Pierre s’il veut payer le surcoût en pierres apparentes




  • faire poser gouttières + chenaux en zinc pour évacuer les eaux du toit par Sager, en lui demandant de prévoir un raccordement vers une tranchée d’évacuation des eaux (devis 900 euros)




  • creuser nous mêmes une tranchée pour le drainage et l’évacuation des eaux le long du mur de la cabane et jusque vers les framboisiers. (Matthieu est prêt à y contribuer).



9.3 Restauration du mur étendoir à linge (Pierre Moine)  :
► Nigelle a un devis de ORIEZ, maçon, qui semble élevé. Samy se charge de faire faire un autre

devis par un autre artisan. Nigelle et lui décideront sur place, en juillet, par quel artisan faire réaliser ce travail.



9.4 ► Il est décidé de faire réaliser les travaux suivants  en 2009 



Priorité 1

Estimation en Euros

  • Fenêtre séjour Grande Maison 538

  • Volet RDC Annexe 440

  • Ramonage Annexe 90

  • Fuite du toit Grande Maison 300

  • Cabane aux lapins :

    • Mur côté PDG 2100

    • Goutière, chenaux… 900

      • Radiateur chambre des parents 350

_____

sous total 4718


  • Cheminée GM * 1200*

_____

TOTAL 5 900 euros
* Remarque de Danielle, secrétaire de ce rapport :

Compte tenu des 5.900 euros disponibles pour travaux ((voir décision § 8.5)

Reste pour la cheminée de la Grande Maison :

5900 – 4718 = 1 200 euros environ.

( et non pas 2000 euros comme il en a été question en AG…)

A suivre par Nigelle, le trésorier et le président qui devront prendre cette question en considération dans la discussion avec l’artisan (Mirare).

10. Valeur et cessation des parts de la SCI.

Nous avons eu de longs échanges sur ce sujet, qui avaient déjà commencés avant l’AG et qu’il est bon de poursuivre entre nous, soit lors de nos rencontres soit par courrier électronIque.

Impossible de résumer ce débat. Parmi les points qui ont été soulevés :

  • les mouvements de parts sont inévitables dans les années à venir

  • la SCI n’a aucune valeur « marchande » tant qu’elle n’est pas dissoute pour être vendue

  • le nombre élevé de parts (26) n’est pas en soi une difficulté puisque les sociétaires peuvent être porteurs de plusieurs parts et il n’y aurait pas un nombre « idéal » de parts.

  • Que se passera – t il si un sociétaire ne veut plus de sa/ses part(s) et que personne ne veut/peut la/les lui racheter ? Jean Remi étudie la question


11. Répartition des responsabilités en 2009

Vincent et tous ceux qui ont consacré du temps et de l’énergie au bon fonctionnement de la SCI sont vivement remerciés.
Répartition des responsabilités inchangées

Président : Vincent Cousquer

Gérant statutaire : Samy Durand Gasselin

Trésorier : Michel Eldin

Vérification des comptes : David Cousquer

Location Annexe : Samy

Travaux et contacts artisans : Nigelle

Occupation des lieux : Delphine

Maintenance du site internet à l’usage des membres de la SCI : Matthieu 

Secrétariat (CR de l’AG etc..) : Danielle

Gestion des services payés (emploi à domicile) : Danielle

_ RAPPEL

Recommandations importantes


  • Merci de penser à prévenir Delphine, avant et après tout séjour à KD, cela lui facilitera l’établissement du plan d’occupation des maisons.




  • Se concerter par téléphone avec ceux qui sont déjà dans les lieux et donner la priorité à ceux qui se sont inscrits à l’avance (cf le POS remodifié à chaque changement et envoyé à tous par Delphine)



  • Les notices, mode d’emploi, cahiers de bord, feuilles de séjour etc.. sont sur l’étagère, sous le téléphone, au petit salon.




  • Pour activer la ligne de téléphone, coupée en période d’inoccupation de la maison, téléphoner à Michel Eldin




  • Pour la Grande Maison, attention à la consommation électrique EJP :

La période EJP s’étend du 1er novembre au 31 mars. La facturation au tarif de pointe

s’arrête de 1 h à 7 h du matin. En général, les jours de pointe ne tombent pas les samedi

et dimanche.

Voyant rouge dans l’entrée de la Grande Maison.


  • Remplir la feuille de séjour et la renvoyer au trésorier avec le chèque de règlement à l’ordre de la SCI. Il est important d’y mentionner toutes les anomalies de fonctionnement pour qu’elles puissent être traitées en temps utile par les personnes compétentes.




PROCHAINE AG : samedi 6 février 2010

documents annexes, disponibles sur demande à Danielle

(* déjà envoyés avant l’AG et disponibles sur le site de KD)


  1. rapports financiers ME (+ 5 annexes dont le budget prévisionnel)*

  2. Bilan simplifié location de l’Annexe 2008 SDG*

  3. bilan 2008 des dépenses travaux avec les artisans et prévisionnel» (3 pages + 1 tabl NDG)*

  4. Le point sur l’emploi à domicile  DE Rangements de fin d'été GM cuisine et couloirs (vêtures) NDG *

  5. Brouillard occupation des sols DE

  6. Rangements de fin d'été GM cuisine et couloirs (vêtures) NDG

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