Par les opérateurs et/ou les établissements publics de l’Etat





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powerpluswatermarkobject19120857Convention opérateurs de l’Etat version avril 2016


Convention définissant les modalités de recours,

par les opérateurs et/ou les établissements publics de l’Etat,

aux offres constituées en partenariat avec un ou plusieurs ministères

Entre : L'AGENCE NATIONALE POUR LA RENOVATION URBAINE ,

69 BIS RUE DE vaugirard,

75 006 PARIS 

     
N° de SIREN : 453 678 252 

représent par Monsieur Nicolas GRIVEL, Directeur général ;

ci-après dénomm l'« ANRU », d’une part ;

Et : l’Union des groupements d’achats publics,

Etablissement public industriel et commercial de l’Etat créé par le décret n°85-801 du 30 juillet 1985 modifié, n° 776 056 467 RCS Meaux, ayant son siège 1, boulevard Archimède à Champs-sur-Marne, 77 444 Marne-la-Vallée Cedex 2,

représentée par Monsieur Alain BOROWSKI, Président de son conseil d’administration, nommé par décret du 1er septembre 2011, en vertu de l’article 11 du décret du 30 juillet 1985 précité, et par délégation, par Madame Isabelle DELERUELLE, Directrice générale adjointe, en vertu de la décision n° 2015/020 du 17 novembre 2015 ;


ci-après dénommée l’« UGAP », d’autre part ;

ensemble dénommées « les parties » ;

Vu l’article 26 de l’ordonnance n° 2015-899 du 23 juillet 2015 relative aux marchés publics, précisant les modalités d’intervention des centrales d’achat et notamment l’article 26-II qui prévoit que les pouvoirs adjudicateurs, lorsqu’ils ont recours à une centrale d’achat, sont considérés comme ayant respecté leurs obligations en matière de publicité et de mise en concurrence ;
Vu les articles 1er, 17 et 25 du décret n° 85-801 du 30 juillet 1985 modifié, disposant, pour le premier, que l’UGAP « constitue une centrale d’achat au sens du code des marchés publics et de l’ordonnance n°2005-649 du 6 juin 2005…», pour le deuxième, que « l’établissement est soumis, pour la totalité de ses achats, aux dispositions du code des marchés publics applicables à l’Etat » et, pour le troisième, que « les rapports entre l’établissement public et une collectivité […] peuvent être définis par une convention prévoyant notamment la nature des prestations à réaliser, les conditions dans lesquelles la collectivité ou l’organisme contrôle leur exécution et les modalités de versement d’avances sur commande à l’établissement » ;

Vu la délibération du conseil d’administration de l’UGAP du 12 avril 2012 approuvant les modalités de la politique tarifaire partenariale et définissant, notamment, la manière dont les établissements publics et autres opérateurs de l’Etat peuvent bénéficier de conditions tarifaires minorées lorsqu’ils décident de recourir, moyennant un engagement de volume et de durée, aux offres de la centrale d’achat, faisant l’objet de partenariats avec le service des achats de l’Etat (SAE) ou avec un ou plusieurs ministères.
Il est convenu ce qui suit :
Article 1er – Objet de la convention
La présente convention définit les modalités selon lesquelles l'ANRU bénéficie de conditions tarifaires partenariales lorsqu’ recourt aux offres de la centrale d’achat, faisant l’objet de partenariats avec le SAE ou avec un ou plusieurs ministères, sur les segments de produits ou services figurant en annexe 1 à la présente convention.

Article 2 – Nature et étendue des besoins à satisfaire
2.1 Périmètre initial des besoins à satisfaire
L'ANRU, qui s’engage à satisfaire tout ou partie de ses besoins auprès de l’UGAP sur la durée de la convention, sélectionne en annexe 2 les segments d’achats concernés. Pour chaque segment  renseigne le montant estimé annuel pour la première année de la convention.
Cette estimation des besoins établie par année civile est actualisée les années suivantes de la convention.
Dans ce cadre, l'ANRU bénéficie des conditions de tarification partenariale définies à l’article 6 infra et mentionnées en annexe 2.
2.2 Extension du périmètre de la convention
La nature des besoins à satisfaire peut être étendue ou diminuée, par écrit signé d’une personne habilitée à représenter l'ANRU, communiqué à la Direction du développement et des partenariats de l’UGAP, soit par courrier simple, soit par envoi électronique. L'ANRU renseigne, pour chaque ligne de produit ou service à ajouter, le montant annuel estimé.

Article 3 – Documents contractuels
Les relations entre l'ANRU et l’UGAP sont définies en référence aux documents suivants, par ordre de priorité décroissant :



  • la présente convention ;

  • le cas échéant, les conventions d’exécution des services et/ou de passation de marchés subséquents ;

  • les commandes établies sur la base des devis, de l’offre de l’UGAP ;

  • le cas échéant, les conditions générales d’exécution des prestations ;

  • de manière supplétive, les conditions générales de vente de l’UGAP, accessibles sur le site Internet ugap.fr.


En cas de renouvellement du ou des marché(s) et/ou accord(s)-cadre(s) servant de support à la satisfaction des besoins de l'ANRU, durant la période d’exécution de la présente convention, les documents particuliers susmentionnés, relatifs aux services et services associés, peuvent faire l’objet de modifications. Elles s’appliquent aux commandes passées postérieurement à leur entrée en vigueur.
En cas de modification des conditions générales de vente, l’UGAP en informe L'ANRU dans les plus brefs délais.

Article 4 – Modalités d’exécution des prestations
4.1 Gestion des personnes habilitées à passer commande sur l’outil de commande en ligne de l’Ugap
L'ANRU désigne un administrateur responsable de la gestion des personnes habilitées à passer commande sur l’outil de commande en ligne de l’Ugap.

Cet administrateur s’enregistre via le formulaire d’inscription en ligne https://www.ugap.fr/centrale-d-achat-public/inscription.html.
Une fois l’administrateur inscrit, il lui appartient de paramétrer les acheteurs, les adresses de livraison et, le cas échéant, le ou les circuits de validation.
4.2 Modalités de passation des commandes
Les prix figurant dans les catalogues de l’UGAP étant des prix unitaires tous publics, l'ANRU doit impérativement solliciter, du réseau territorial de l’UGAP, des devis, pour connaître les prix qui lui sont applicables.
L'ANRU peut recourir à l’établissement sous trois formes, suivant la nature de la prestation commandée :


  • par commande dématérialisée en utilisant le site de commande en ligne de la centrale d’achat (pour les biens et prestations suivantes : fournitures de bureau, consommables informatiques, fioul domestique, notamment) ;




  • par commande transmise par courrier, télécopie, ou message électronique (pour les biens suivants : informatique, photocopieurs, véhicules, mobilier, équipement général, notamment) ;




  • par convention particulière lorsque les prestations de services sont soumises à un minimum d’engagement de durée et/ou de commandes (prestations de propreté, de sécurité humaine, notamment) et/ou lorsque les prestations de services à réaliser nécessitent la passation d’un marché subséquent (gestion de flotte VL/VU notamment).


Les commandes transmises, par courrier, télécopie ou message électronique, auprès du réseau territorial de l’UGAP, sont adressées aux prestataires dans un délai moyen de trois jours ouvrés, sous réserve de leur complétude et de leur conformité technique.
Les commandes transmises par l’intermédiaire de l’outil de commande en ligne de l’UGAP, notamment en matière de consommables de bureau, sont adressées automatiquement aux fournisseurs le lendemain.
4.3 Signalement des difficultés et règles d’escalade
En cas de difficultés, il convient le plus rapidement possible, de les signaler à l’UGAP, de manière à ce qu’elle consigne les faits et se charge de leur règlement. Ce signalement doit être effectué :


  • lorsque les devis ne sont pas conformes aux besoins exprimés, auprès :

    • des chargés de clientèle, puis, en fonction de l’importance des difficultés rencontrées ;

    • du directeur régional compétent ;

    • ou du directeur interrégional adjoint.




  • lorsque la difficulté est liée à un retard de livraison, à une mauvaise exécution ou une inexécution de la commande, auprès :

    • du « Service client », puis, en fonction de l’importance des difficultés rencontrées ;

    • du Responsable du Service Client Interrégional (RSCI) ;

    • ou du directeur interrégional adjoint.


Si les réponses apportées au niveau régional ne paraissent pas suffisantes ou en cas de récurrence des difficultés, il doit être pris contact avec la direction du développement et des partenariats de l’UGAP à laquelle doivent être communiqués les éléments du dossier. Ses coordonnées figurent en annexe.
En fonction de l’importance du sujet et notamment du risque qu’il pourrait faire peser sur la conduite et/ou la bonne fin d’opérations de mutualisation ministérielles ou interministérielles, copie du message pourra être adressée au responsable ministériel achat (RMA), s’il provient des chargés de mission régionaux achats (CMRA), et/ou au SAE.

L’ensemble des coordonnées figurent en annexe 4 de la présente convention.

Article 5 – Statistiques
Annuellement, l’UGAP envoie à l'ANRU des statistiques qualitatives et quantitatives relatives aux commandes passées auprès de l’établissement. En outre, l'ANRU peut solliciter l’UGAP pour l’envoi de ces statistiques trimestriellement.

Article 6 – Taux d’intervention
6.1 Taux de marge nominal
Hors les cas où les opérateurs ont été expressément inclus par l’Etat dans une action interministérielle (cas des véhicules) ou ministérielle d’achat et bénéficient, de ce fait, de la tarification nominale correspondante, l'ANRU bénéficie, en application des dispositions de la délibération du conseil d’administration de l’UGAP du 12 avril 2012, susvisées des conditions tarifaires partenariales applicables à la tranche d’engagement de 10 à 20 M€ HT, quand bien même son volume d’achat, par univers cohérent de fournitures ou de services (consommables, matériels informatiques, mobilier, équipements médicaux, services, véhicules) n’atteint pas 10 M€ HT sur la durée de la convention.
Ces taux s’appliquent aux prix d’achat hors taxes de l’UGAP, en vigueur à la réception des commandes.
6.2 Minorations complémentaires à la commande


  • Pour les produits à délais de fabrication longs (sauf exception, délais excédant trois mois), conformément à l’article 13 du décret du 30 juillet 1985 modifié susmentionné, il peut être versé des avances à la commande sans limitation de montant. Cependant, aucune demande de versement d’avance d’un montant inférieur à 8 000€ HT ne peut être acceptée par l’UGAP.


Conformément à la délibération du conseil d’administration susvisée, le versement d’avances ouvre droit à une minoration du taux de marge égale à la moitié de la valeur absolue du taux d’avance versé par le partenaire (ex : le versement d’avances à 100% ouvre droit à minoration de 0,5 point du taux de marge nominal).
Pour bénéficier de cette minoration, le taux d’avance doit être établi pour une période de 12 mois.


  • Pour les produits pouvant être commandés sur le site de commande en ligne ugap.fr, une minoration de 0,5 point est automatiquement appliquée.



Article 7 – Participation de l'ANRU aux actions de prescription préalables au renouvellement des marchés figurant en annexe 1
Hors les cas où l'ANRU dispose d’un volume d’achat supérieur à 20 M€ HT sur la durée de la convention et peut engager à ce titre, avec l’UGAP, une relation partenariale directe, les propositions visant à faire évoluer les prestations rendues par les offres de l’UGAP doivent être communiquées au responsable ministériel des achats de son ministère de rattachement.

Article 8 - Paiement
Sans préjudice des modalités précisées à l’article 8 des conditions générales de vente, il est précisé les éléments suivants :


  • pour les fournitures pouvant être commandées par l’intermédiaire du site d’e-commerce de l’UGAP, il peut être procédé à des paiements par carte d’achat ;




  • les comptables assignataires des paiements dus à l’UGAP sont ceux des services ayant passé commandes.



Article 9 – Date d’effet et durée de la convention
La présente convention prend effet à compter de la date de réception par l’UGAP, de l’original qui lui est destiné, signé par l'ANRU, pour une durée de trois ans. L’application des dispositions tarifaires figurant à l’article 6 prend effet dès configuration du système d’information de l’UGAP et au plus tard quinze jours après la date d’entrée en vigueur de la présente convention.

Article 10 – Modification de la convention

Toute modification de la convention qui n’y aurait pas été expressément prévue doit faire l’objet d’un avenant signé par les deux parties.

Article 11 – Informatique et libertés
Les informations nominatives recueillies (nom, prénom, fonction, téléphone et email professionnels des contacts clients) font l’objet d’un traitement informatique dans le cadre de la gestion et du suivi de la relation clients. Les destinataires des données sont les personnels chargés de la relation client au sein de la direction des partenariats (DDP) de l’UGAP, leurs supérieurs hiérarchiques et les services chargés du contrôle (auditeur interne, externe).
Conformément à la loi « informatique et libertés » du 6 janvier 1978 modifiée en 2004, les personnes concernées par les données nominatives bénéficient d’un droit d’accès et de rectification aux informations qui les concernent, qui peut être exercé en s’adressant à la DDP, par mail à afroberger@ugap.fr ou en téléphonant au 01 64 73 20 37.
Il est également possible aux personnes concernées de s’opposer au traitement des données nominatives les concernant pour des motifs légitimes.

Article 12 – Dénonciation
La présente convention peut être dénoncée par l’une ou l’autre des parties, à tout moment, moyennant un préavis de 3 mois donné par lettre recommandée avec avis de réception postale.
La dénonciation de la présente convention n’exonère pas les parties de l’exécution des commandes passées jusqu’à la date de prise d’effet de la dénonciation.
Le présent document est établi en deux exemplaires originaux,



Fait à      , le      


Fait à Champs-sur-Marne, le

Le Directeur Général

de l'ANRU

     

Nicolas GRIVEL 

La Directrice générale adjointe

de l’Union des groupements

d’achats publics

Isabelle DELERUELLE

Date de réception, par l’UGAP, de la présente convention :
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