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Gérer les documents


  1. Organiser des documents dans des dossiers.

Comme on l’a dit dans le chapitre précédent, il n’est pas rare, aujourd’hui d’avoir plusieurs milliers voire millions de documents. Alors pour s’y retrouver, c’est souvent fastidieux : allez retrouver LA photo du chien au pied du sapin de Noël dernier parmi les 200'000 autres photos sur l’ordinateur ! Ca risque de prendre un moment ! Je vais prendre exemple sur mes images, celles du dossier Wallpaper de tout à l’heure. Au début, je les ai téléchargées sur internet, puis j’en ai glanées chez des amis, puis j’en ai scannées de bouquins, bref, ça fait vite un paquet d’images.

Ces images proviennent de 4 séries animées japonaises : Bleach, Furi Kuri (ou FLCL), Naruto et Ergo Proxy. Voyez que certaines contiennent le nom de la série dans le nom de fichier, mais que d’autres non. Je ne prends pas la peine de renommer mes images lorsque je les obtiens, je préfère bien organiser leur rangement. Mais on peut faire les deux, c’est même beaucoup mieux ! (moi, je suis un peu paresseux en fait... )

NOTE : Les captures d’écran sont issues d’une version américaine de Windows Vista. Le visuel peut changer par rapport à votre édition française. Toutefois, les manipulations y sont également valables, et de même pour les autres versions de Windows (95 / 98 / 2000 / XP) même si le visuel y est différent, les manipulations y fonctionneront.



Bon, quoi qu’il en soit, je vais déjà pouvoir créer les dossiers pour ranger ces images. J’opte pour les classer par série. Mais j’aurais pu aussi bien les ranger par date de création, ou par dimensions... Comme je sais qu’il y a quatre séries, je vais créer 4 dossiers. Pour ce faire, je vais effectuer un clic droit dans une zone vide, puis choisir dans le menu contextuel ‘Nouveau’ (New en anglais) puis ‘Dossier’ (ang. Folder) :



Clic droit >> Nouveau >> Dossier

Ou : Fichier >> Nouveau >> Dossier

Et je clique gauche sur Dossier pour le créer :



Et voilà mon nouveau dossier avec pour nom ‘Nouveau dossier’. Je n’ai qu’à taper le nom que je veux lui donner et appuyer sur Entrée.



Ah mince ! J’ai fait une faute dans le nom de la série, ça s’écrit ‘Bleach’, pas ‘Bleech’ ! Et bien je vais renommer le dossier. Deux possibilités : je clique gauche pour sélectionner mon dossier (le rendre actif) et je presse la touche F2 de mon clavier ; ou je fais un clic droit sur le dossier et choisis ‘Renommer’ dans le menu contextuel :



Voilà, c’est corrigé, je n’ai plus qu’à presser la touche Entrée de mon clavier pour valider.

Et je continue, je crée mes trois autres dossiers :



Ca y est, maintenant, je vais pouvoir ranger mes images dedans. Il me faut déjà les identifier. Certaines comportent la série dans leur nom, pour celles-ci, ce sera facile, pour les autres, il me faudra les ouvrir et regarder de quelle série elles sont tirées... Je vais déjà m’occuper des plus simples. Pour commencer, je vais déjà ranger les images par ordre alphabétique, ça m’évitera de regarder chaque nom en détail : dans une zone vide :

Clic droit >> Ranger par >> Nom

Ou : Affichage >> Ranger par >> Nom

Une fois cela fait, je me dis qu’il y a moins d’Ergo Proxy que d’autres, je vais commencer par celles là. Et d’ailleurs le rangement alphabétique ne m’aide pas là... gr. Tant pis. Pour commencer, je vais sélectionner les images correspondant à la série Ergo Proxy.

Les voilà, encadrées de bleu sur cette capture. Voyez qu’elles sont éloignées les unes des autres, impossible de les sélectionner d’un coup avec un rectangle de sélection... Alors comment faire ? Pour la première, pas de souci, je la sélectionne normalement : clic gauche. Pour les suivantes, je presserai et maintiendrai appuyée la touche CTRL de mon clavier et effectuerai mon clic gauche sur les images voulues. Une fois cela fait, je peux relâcher CTRL.

Note : je peux relâcher CTRL entre deux images, tant que cette touche est appuyée PENDANT le clic, ça ne pose pas de problème.

Bon, il ne nous reste plus qu’à les mettre dans le dossier maintenant. Je vais utiliser le glissé/déposé pour celles ci. Je clique gauche sur une des images sélectionnées (si je clique sur une image inactive, cela va la sélectionner à la place des autres et je perdrai donc ma sélection précédente) et maintiens le bouton de la souris enfoncé puis je glisse le pointeur au-dessus du dossier voulu. Il se teintera de bleu lorsque je serai bien positionné, quand cela se produit, je n’ai plus qu’à relâcher le bouton gauche de la souris pour déposer mes images dans le dossier :

Vista m’indique même ce que je suis en train de faire et combien d’images sont actuellement actives. Cela dit, même s’il n’y a pas ça dans les versions précédentes de Windows, c’est la même chose, le résultat est le même au final. Et on voit ici que le dossier ‘Ergo Proxy’ se retrouve dans un cadre bleu comme s’il était sélectionné, c’est là que je relâche mon clic gauche.

Rapide vérification, c’est bon, les images ne sont plus ici, mais sont-elles dans le bon dossier ? On va voir :



La barre d’adresse, en haut, indique bien qu’on se trouve de le dossier ‘Ergo Proxy’, et c’est bien normal, j’ai double-cliqué dessus pour l’ouvrir. Et là je vois bien mes quatre images, super !

Bon, j’appuie sur la flèche ‘Précédente’ de mon explorer pour retourner au dossier principal. La mienne ressemble à ça. Elle est en haut à gauche de la fenêtre. La vôtre n’est peut être pas la même mais elle est certainement au même endroit.

Et allez, on enchaine ! Je vais me faire les Furi Kuri tiens, il n’y en a pas de trop et apparemment, elles sont toutes bien rangées en ordre alphabétique. Je vais pouvoir faire mon rectangle de sélection.

Je vais partir d’une zone blanche, inactive, et effectuer un clic gauche et maintenant le bouton enfoncé. Puis je vais glisser la souris de façon à tracer la diagonale d’un rectangle. A mesure que le rectangle s’étend, il sélectionne les fichiers qu’il englobe. Je dois donc m’arranger pour ne prendre que les fichiers que je veux. Et pour que ça marche, il faut qu’ils soient groupés, ce qui n’était pas le cas tout à l’heure. Une fois que je suis satisfait, je peux relâcher ma souris.

Arf... J’ai une image de Bleach en haut à gauche et une de Naruto en bas à droite qui sont venues se mettre dans mon rectangle... Mais je ne peux pas faire un rectangle et prendre toutes les images de FLCL sans en prendre d’autres ou sans en laisser... Et bien je vais réutiliser mon CTRL + Clic comme tout à l’heure. Je vais appuyer sur la touche CTRL de mon clavier, puis je vais cliquer soit sur les images que je désire ajouter à la sélection, soit sur celles que je souhaite retirer. En effet le CTRL + Clic fait les deux. Il ajoute un fichier à la sélection, ou il le retire de la sélection s’il est déjà sélectionné. Et voilà, je peux manipuler mes sélections à volonté :



Remarquez que j’aurais aussi pu faire deux rectangles de sélection : un premier dans la première colonne, de façon normale et un second en maintenant la touche CTRL de mon clavier. Et oui ! Ca marche aussi pour ça ! Et de la même façon qu’avec le simple clic : j’ajoute à la sélection ce qui n’est pas déjà sélectionné et je retire ce qui l’est.

Bon ben, maintenant qu’elles sont sélectionnées, autant les envoyer dans le dossier... Tiens je vais faire un couper/coller pour celles ci. Je clique droit sur une des images actives et je choisis ‘Couper’ dans le menu contextuel. Mes images deviennent translucides... Je fais un nouveau clic droit sur mon dossier ‘Furi Kuri’ et clique sur ‘Coller’. Et voilà ! Je double clique sur le dossier pour vérifier... C’est bon, elles sont dedans !

Hop, flèche ‘Précédente’, je retourne dans le gros dossier, et je vais m’occuper des Bleach cette fois.

Je pourrais utiliser le fameux rectangle de sélection, mais ce serait trop simple, on a déjà vu comment ça marchait. Non, on va voir une nouvelle façon de faire. Vous vous souvenez peut-être de notre document Word de 18 pages de long dont on ne voulait que les 8 premières (ou qqch comme ça). On cliquait devant le premier caractère, on descendait jusqu’au dernier à sélectionner et en maintenant Maj. appuyée, on cliquait à cet endroit. Et bien c’est un peu la même chose ici. Je vais cliquer sur la première image puis positionner mon curseur sur la dernière, presser Maj. et garder appuyée et enfin cliquer sur la dernière image. Je peux relâcher ensuite.

Je dois les mettre dans le dossier ‘Bleach’ maintenant. Et bien hop ! Encore une autre façon tiens ! Au raccourci clavier, c’est parti : Je ‘coupe’ les images : CTRL + X et je double-clique sur le dossier dans lequel je veux les mettre et là, je n’ai plus qu’à coller : CTRL + V.

Et voilà, je n’ai plus qu’à m’occuper des Naruto, c’est facile, c’est celles qui restent, sauf la dernière que je voudrais montrer à un copain, et dont je m’occuperai tout à l’heure. Là c’est ad lib, on fait comme on veut : on a vu trois méthodes de sélection qu’on peut tout à fait combiner d’ailleurs, et trois méthodes de déplacement, il faut donc choisir celles avec lesquelles on se sent le plus à l’aise. Pour moi, vous l’aurez deviné, ce sera le ‘Tout Clavier’. Même pour sélectionner ? Oui ! Même pour sélectionner. Bien sûr je vais devoir cliquer dans la partie où se trouvent les images pour me faire un accès. Je pourrais le faire au clavier, avec la touche Tab (Tabulation) qui permet de naviguer entre les éléments cliquables, mais il y en a tellement que ça prendrait un temps fou. Je ne me suis donc pas totalement affranchi de la souris. Et quitte à cliquer quelque part, autant commencer la sélection directement en cliquant sur la première image. J’appuie ensuite sur Maj. que je maintiens tout en naviguant avec les flèches du clavier. Je sélectionne ainsi ce que je veux, du moment que c’est à la suite de ce qui précède. Je pourrai ajouter la touche CTRL quand je voudrai sauter un item ou en ajouter un plus lointain, en combinant les deux touches et les flèches, on arrive au même résultat. Le souci c’est qu’il faut être souple des doigts et qu’à force, on peut se choper une tendinite (enfin quand on ne fait que ça de ses journées ou qu’on a les tendons déjà fragilisés).

Voilà, il n’y en a plus qu’une, toute seule. C’est d’ailleurs une image de Bleach que j’ai volontairement laissée tout à l’heure. Celle ci, je la veux dans le dossier ‘Bleach’ mais aussi là où elle est, comme ça je la retrouverai de suite quand mon copain viendra la voir. Et bien je vais la sélectionner, peu importe comment, il faut juste qu’elle soit active : rectangle de sélection (pas forcément utile pour une seule image, mais bon, ça marchera quand même), clic, clavier... Tous les moyens sont bons. Ensuite je vais procéder de la même façon que pour un ‘Couper/Coller’ à quelques détails près.

Si j’utilise le clic droit ou que je passe par le menu, il me suffit de choisir ‘Copier’ au lieu de ‘Couper’. Le raccourci clavier ne sera plus CTRL + X mais CTRL + C. Et je peux aussi faire cela par ‘Glissé/déposé’, il me suffit de maintenir la touche CTRL enfoncée pendant la manœuvre. Facile non ? Voilà, l’image n’est plus déplacée d’un dossier à un autre comme nous l’avons fait jusqu’ici mais dupliquée. Elle se retrouve en deux exemplaires.

Et tout de suite, notre dossier est plus propre, plus rangé. Chaque dossier contient les images d’une série, finies les heures à chercher le fabuleux fond d’écran Furi Kuri parmi les 800 autres provenant de 47 séries différentes... Evidemment pour notre exemple, il y en a moins... mais c’est en gros ce que j’avais avant que mon DD ne rende son dernier soupir, c’était la pagaille !

  1. Supprimer des documents dont on ne veut plus.

Bon, quelques jours ont passé, le copain à qui je devais montrer l’image que j’avais mise de côté aussi. Cette image ne m’est plus d’aucune utilité, d’autant que j’en ai une copie dans le dossier dédié à sa série. Je peux donc m’en débarrasser. Vous l’aurez deviné, je peux le faire de différentes manières.

Sur Windows et certains autres OS, lorsqu’on supprime un document, on ne l’efface pas totalement et définitivement du disque dur, en effet, l’OS va le déplacer dans un dossier un peu particulier qui s’appelle la corbeille. Vous connaissez la corbeille, mais saviez vous que c’était en fait un dossier de fichiers ? Maintenant oui.

Alors de la même façon que précédemment, si je veux envoyer un fichier dans la corbeille, je peux le déplacer manuellement dedans par glissé/déposé ou couper/coller.

Le copier/coller ne fonctionnera pas, c’est normal. On a dit que la corbeille était un dossier certes, mais un peu particulier. En effet, il ne contient que des fichiers ou des dossiers de fichiers en attente de suppression définitive. Ce n’est pas un dossier de stockage. Il est donc logique de ne pas pouvoir y stocker une copie d’un fichier.

Une autre particularité de ce dossier est qu’il se réserve un espace sur le disque. Comme il est voué à être rempli et vidé souvent, il se fait sont petit coin pour pas qu’on l’embête. Si un fichier est trop gros, s’il ne peut pas rentrer dans cet espace, il sera offert de choisir ce qu’on veut en faire : le conserver là où il est ou le supprimer définitivement (pas de retour possible). En général, la corbeille se réserve 10% de l’espace disque total. Alors lorsqu’on a un (tout) petit disque, disons de 3Go c’est bien, ça fait 300Mo, c’est peut-être même un peu juste... Mais lorsque on a un gros disque, par exemple de 500Go, ça fait quand même 50Go, c’est énorme ! Et surtout, c’est une espace qu’on ne pourra pas utiliser pour du stockage. Les versions de Windows récentes (à partir de XP SP2) prennent en compte ce facteur et ont réduit l’espace disque de la corbeille à 5%. Mais bon, 25Go sur 500, c’est encore très gros. Pour vous donner une idée, cette leçon ‘pèse’ environ 500Ko. Il faudrait que j’en mette 50'000 avant de remplir les 25Go de la corbeille ! Rassurez-vous, on peut libérer un peu de cet espace à de fins plus utiles.

On va faire un clic droit sur notre corbeille et choisir ‘Propriétés’ : Clic droit >> Propriétés.

Là plusieurs options s’offrent à nous. Vista me permet d’entrer la valeur exacte de l’espace que je souhaite réserver à la corbeille. XP, lui travaille encore en pour cents. Bon, sous Vista, je vais mettre 1024MB, ça fait 1Gio, sous XP, je mets 1%, ça me fait 5Go (un peu mois de 5Gio) c’est pas mal. Je clique OK et voilà ! Je viens de libérer 20Go de mon disque dur que je pourrai utiliser pour stocker des documents. Alors ça, c’est les valeurs pour mon disque de 500Go, mais pour votre disque à vous, il vous faudra faire le calcul (en même temps, calculer 1% d’une valeur, c’est pas compliqué...). Et 1Go c’est ce que moi je mets pour ma corbeille parce que je ne vois pas l’utilité de mettre plus, mais si vous trouvez que c’est juste, vous pouvez toujours en mettre plus, c’est à vous de voir. Pour vous aider, dites vous qu’en gros 1Go c’est 2'500 documents Word comme celui-ci, ou 1'000 photos, ou 300 chansons, ou 1,5 films.

Voyons maintenant comment faire pour envoyer des fichiers à la corbeille sans passer par les parfois fastidieux glissé/déposé et couper/coller. Comment ? Vous pensez qu’on peut procéder de plusieurs façons ? C’est vrai, vous êtes de bons élèves !

Tout d’abord et comme toujours, il va falloir indiquer à l’ordinateur sur quoi on travaille et donc sélectionner le(s) fichier(s) à supprimer, ça, vous savez faire maintenant.

On peut donc utiliser la méthode souris : Clic droit >> Supprimer.

Ou la méthode clavier : il y a deux boutons supprimer sur votre clavier : un au dessus des flèches directionnelles et un second sur le point ( . ) du pavé numérique. Ils ont la même fonction. Si le verrouillage numérique est activé, c’est le point qui sera actif, sinon, la fonction supprimer.

A l’issue d’une de ces opérations, une boite de dialogue apparait.

Vista me donne la description de ce que je veux supprimer histoire d’être sûr que c’est le bon fichier, mais tout Windows rappellera son nom, parfois son adresse et demandera confirmation : « Etes vous sur de vouloir envoyer ce fichier dans la corbeille ? »

Bon, ben si on est sur, on lui dit ‘oui’ : clic gauche sur ‘Oui’ ou touche Entrée du clavier.

Et voilà, l’image est dans la corbeille.

Ah mais non ! Je ne devais pas la supprimer tout de suite, il fallait que je l’envoie par e-mail à quelqu’un ! Pas de panique, je peux la récupérer. Si je n’ai rien fait entre temps, je peux faire appel aux pouvoirs magiques de CTRL + Z, il annule la dernière action, et donc la suppression. Sinon, il me suffit d’ouvrir la corbeille comme n’importe quel autre dossier et sur mon image : Clic droit >> Restaurer. L’image retournera dans son emplacement d’origine.

Bon, ça y est, je l’ai envoyée par e-mail, elle ne m’est vraiment plus d’aucune utilité. Je veux la supprimer mais cette fois de façon définitive, pas la mettre à la corbeille, mais l’effacer complètement de mon disque dur. Attention toutefois, ça marche pour mon image parce que je suis totalement certain de ne plus en avoir besoin, mais sachez que c’est sans retour possible, une fois effacé du disque, le fichier ne peut plus être restauré. Alors mieux savoir exactement ce que l’on fait.

Alors là, c’est super simple, les actions à effectuer sont les mêmes que pour envoyer vers la corbeille mais tout en maintenant la touche Maj. enfoncée. Voilà, c’est tout.

La boite de dialogue est légèrement différente, cette fois on me demande si je souhaite définitivement supprimer le fichier. Une façon comme une autre de nous avertir que l’action est irréversible. Même le Tout-Puissant CTRL + Z n’y pourra rien !

Pareil qu’avant, si je suis sur, je clique ‘Oui’ ou presse la touche Entrée de mon clavier.

Et si j’ouvre la corbeille à l’issue de l’action, mon fichier n’y apparaitra pas, je pourrai retourner le disque dans tous les sens, impossible de la retrouver. Ca tombe bien, c’est ce que je voulais.

Bon, ça fait un moment que vous commencez à rouler bien, votre ordinateur est tout bien organisé, et vous décidez de jeter un œil dans votre corbeille histoire de voir ce que vous avez supprimé ces derniers jours et si il n’y aurait pas des fichiers que vous souhaiteriez finalement conserver... Vous restaurez donc ces derniers, et décidez que le reste, non, définitivement, vous ne souhaitez pas le conserver...

Si vous n’avez pas la corbeille ouverte, vous pouvez simplement effectuer un clic droit sur son icône et faire ‘Vider la corbeille’. Une boite de dialogue semblable à la dernière décrite vous sera proposée, faites ‘Oui’ et tous les fichiers de la corbeille seront effacés de votre disque dur.

Si la corbeille est ouverte, il y a un bouton qui s’appelle ‘Vider la corbeille’. Un simple clic gauche dessus fera apparaitre la boite de confirmation.

Si vous êtes certain de vouloir vous débarrasser de certains fichiers mais pas de tous, vous pouvez, comme dans un dossier normal (et oui, la corbeille est bel et bien un dossier) sélectionner ceux que vous désirez et effectuer la suppression de la même façon que pour les fichiers que vous voulez envoyer dans la corbeille : bouton Suppr. du clavier ou clic droit >> Supprimer. Comme on est déjà dans la corbeille, l’ordinateur ne va bien sur pas nous proposer d’y envoyer les fichiers mais la suppression définitive.

Voilà, après c’est à vous de jouer, vous devriez être capables de super bien ranger votre PC maintenant et de pouvoir retrouver n’importe quoi dessus en un clin d’œil ! Parce que ce qu’on a fait là avec des images, on peut le faire avec n’importe quel type de fichier, ça marche avec tous !
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