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TRANSMISSION ELECTRONIQUE DES ACTES SOUMIS AU CONTROLE DE LEGALITE


CONVENTION ENTRE


LE REPRESENTANT DE L’ETAT DANS LE DEPARTEMENT DU DOUBS

ET
LA (type de collectivité) DE (nom de la collectivité)

PREAMBULE
1. PARTIES PRENANTES A LA CONVENTION

2. PARTENAIRES DU MINISTERE DE L’INTERIEUR
2.1. L’opérateur de transmission et son dispositif

2.2. Identification de la collectivité



  1. ENGAGEMENTS SUR LA MISE EN ŒUVRE DE LA TRANSMISSION ELECTRONIQUE




    1. Clauses nationales

3.1.1 Organisation des échanges

3.1.2. Signature

3.1.3. Confidentialité

3.1.4. Interruptions programmées du service

3.1.5. Suspension et interruption de la transmission électronique

3.1.6. Preuve des échanges
3.2. Clauses locales

3.2.1. Classification des actes par matières

3.2.2. Support mutuel
3.3. Clauses relatives à la transmission électronique des documents budgétaires sur Actes Budgétaires

      1. Transmission des documents budgétaires de l’exercice en cours

      2. Documents budgétaires concernés par la transmission électronique


3.4 Clauses relatives à la transmission électronique des contrats de commande publique
4. VALIDITE ET ACTUALISATION DE LA CONVENTION
4.1. Durée de validité de la convention

4.2. Modification de la convention

4.3. Résiliation de la convention


PREAMBULE

Vu la Constitution du 4 octobre 1958 et notamment son article 72 ;

Vu le code général des collectivités territoriales ;

Vu le code des relations entre le public et l’administration ;

Vu la loi n° 2004-809 du 13 août 2004 relative aux libertés et responsabilités locales ;

Vu la loi n° 2015-991 du 7 août 2015 portant nouvelle organisation territoriale de la République ;

Vu le décret n° 2016-146 du 11 février 2016 relatif aux modalités de publication et de transmission, par voie écrite et par voie électronique, des actes des collectivités territoriales et des établissements publics de coopération intercommunale ;

Vu le décret n°2005-324 du 7 avril 2005 relatif à la transmission par voie électronique des actes des collectivités territoriales soumis au contrôle de légalité et modifiant la partie réglementaire du code général des collectivités territoriales ;

Vu l’arrêté du 26 octobre 2005 portant approbation d’un cahier des charges des dispositifs de télétransmission des actes soumis au contrôle de légalité et fixant une procédure d’homologation de ces dispositifs ;

Conviennent de ce qui suit.

    La présente convention a pour objet de fixer les modalités des échanges électroniques intervenant dans le cadre du contrôle de légalité.



À cette fin, elle établit les engagements des parties visant à assurer l’intégrité des informations échangées ainsi que les modalités de ces échanges pour qu’ils soient substitués de plein droit aux modes d’échanges de droit commun.


  1. PARTIES PRENANTES A LA CONVENTION


La présente convention est passée entre :
. la préfecture du Doubs,

représentée par le Préfet, M. Raphaël BARTHOLT, ci-après désigné le « représentant de l’Etat »
Et
. la (collectivité territoriale, ou SEML ou SDPL, émettrice)

représentée par son (représentant légal), M. ci-après désignée la « collectivité ».
Pour les échanges effectués en application de la présente convention, la collectivité est identifiée par les éléments suivants :
Numéro SIREN :
Nom :
Nature :
Arrondissement :


2. PARTENAIRES DU MINISTERE DE L’INTERIEUR

2.1. L’opérateur de transmission et son dispositif
Pour recourir à la transmission électronique, la collectivité s’engage à utiliser le dispositif suivant :
Nom du dispositif :

Date de l’homologation :
La société chargée de l’exploitation du dispositif homologué, désignée ci-après « opérateur de transmission » est chargée de la transmission électronique des actes de la collectivité, en vertu d’un contrat signé le

2.2. Identification de la collectivité

Afin de pouvoir être dûment identifiée ou, à défaut, pour pouvoir identifier les personnes chargées de la transmission, la collectivité s’engage à faire l’acquisition et à utiliser des certificats d’authentification conformément aux dispositions du cahier des charges de la transmission prévue à l’article 1er de l’arrêté du 26 octobre 2005 susvisé.


  1. ENGAGEMENTS SUR LA MISE EN OEUVRE DE LA TRANSMISSION ELECTRONIQUE




    1. Clauses nationales




      1. Organisation des échanges


La collectivité s'engage à transmettre au représentant de l’État les actes soumis à l’obligation de transmission et les actes demandés par ce dernier en vertu de son droit de communication.
Un accusé de réception électronique est délivré automatiquement pour chaque acte. Il atteste de la réception de ces derniers par le représentant de l’État.
La collectivité s’engage à transmettre, dans la mesure de ses facultés, les actes sous format électronique natif. Si cela est impossible, elle peut transmettre ces actes numérisés.
La double transmission d’un acte est interdite.
Dans l’hypothèse d’une impossibilité technique de transmettre un acte par voie électronique, la collectivité peut le transmettre sur support papier ou par tout autre moyen préalablement accepté par le représentant de l’État.



      1. Signature


La collectivité s’engage à ne faire parvenir par voie électronique que des actes existant juridiquement dont elle est en mesure de produire un exemplaire original signé, de façon manuscrite ou électronique.
Elle mentionne sur les actes transmis par voie électronique le prénom, le nom et la qualité du signataire.
La collectivité s’engage à ne pas scanner des actes à seule fin d’y faire figurer la reproduction de la signature manuscrite du signataire, la valeur d’une signature manuscrite numérisée étant quasiment nulle.
Lorsque cela est possible, la collectivité transmet des actes signés électroniquement dans les conditions prévues à l’article L 212-3 du code des relations entre le public et l’administration.



      1. Confidentialité


La collectivité ne peut diffuser les informations fournies par les équipes techniques du ministère de l’Intérieur permettant la connexion du dispositif à ses serveurs pour le dépôt des actes autres que celles rendues publiques par les services de l’État.

Ces informations doivent être conservées et stockées de façon à ce qu’elles soient protégées d’actions malveillantes.
La collectivité s’assure que les intermédiaires techniques impliqués dans ses échanges avec les services préfectoraux respectent également les règles de confidentialité et qu’ils ne sous-traitent pas indûment certaines de leurs obligations à un autre opérateur.


      1. Interruptions programmées du service



L’accès électronique à l’infrastructure technique du ministère de l’Intérieur pourra être interrompu une demi-journée par mois en heures ouvrables. Le représentant de l’État s’engage à ce que l’équipe technique du ministère de l’Intérieur avertisse les « services supports » des opérateurs de transmission des collectivités trois jours ouvrés à l’avance.
En cas d’interruption de l’accès à l’infrastructure technique pour cause de maintenance, il appartient à la collectivité d’attendre le rétablissement du service pour transmettre ses actes par voie électronique.



      1. Suspension et interruption de la transmission électronique


Sous réserve des dispositions législatives et réglementaires en vigueur, les parties peuvent suspendre l’application de la présente convention à tout moment.
Le cas échéant la décision est notifiée par écrit à l’autre partie. Cette notification doit intervenir au moins un mois avant la prise d’effet de la décision.
A compter de cette date, les actes concernés et autres informations y afférents sont échangés dans les conditions de droit commun.
La collectivité peut demander au représentant de l’État l’autorisation de mettre fin à la suspension. La demande doit être formulée par écrit et préciser la date à laquelle la collectivité souhaite utiliser à nouveau la transmission électronique. Le représentant de l’État s’engage à accuser réception de cette demande et à indiquer à la collectivité la date à compter de laquelle les envois dématérialisés sont à nouveau acceptés.
En cas d’absence de volonté exprimée de reprise des relations contractuelles dans le cadre de la présente convention à l’issue d’une année franche à compter de leur suspension, la convention devient caduque.



      1. Preuve des échanges


Les parties à la présente convention s’engagent à reconnaître la validité juridique des échanges électroniques intervenant dans le cadre du contrôle de légalité.
Les accusés de réception délivrés par les infrastructures techniques du ministère de l’Intérieur et de l’opérateur de transmission attestent de la réception des échanges intervenus dans les procédures du contrôle de légalité et du contrôle administratif.



    1. Clauses locales


3.2.1. Classification des actes par matières
La collectivité s'engage à respecter la nomenclature des actes en vigueur dans le département du Doubs prévoyant la classification des actes par matières, utilisée dans le contrôle de légalité dématérialisé et à ne pas volontairement transmettre volontairement un acte dans une classification inadaptée.
La classification départementale est jointe en annexe à la présente convention.


      1. Support mutuel


Dans l’exécution de la présente convention, les parties ont une obligation d’information mutuelle


    1. Clauses relatives à la transmission électronique des documents budgétaires sur ACTES Budgétaires


3.3.1 Transmission des documents budgétaires de l’exercice en cours
La transmission des documents budgétaires doit porter sur l’exercice budgétaire complet.
Le flux qui assure la transmission de l’acte budgétaire comporte, dans la même enveloppe, le document budgétaire ainsi que la délibération qui l’approuve.
Le document budgétaire est transmis sous la forme d’un seul et même fichier dématérialisé au format XML conformément aux prescriptions contenues dans le cahier des charges mentionné à l’article 1er de l’arrêté du 26 octobre 2005 susvisé.
La dématérialisation des budgets porte à la fois sur le budget principal et sur les budgets annexes.
A partir de la transmission électronique du budget primitif, tous les autres documents budgétaires de l’exercice doivent être transmis par voie électronique.
Le flux XML contenant le document budgétaire doit avoir été scellé par l’application TotEM ou par tout autre progiciel financier permettant de sceller le document budgétaire émis.


      1. Documents budgétaires concernés par la transmission électronique



La transmission électronique des documents budgétaires concerne l’intégralité des documents budgétaires de l’ordonnateur.

3.4 Clauses relatives à la transmission électronique des actes de contrats de commande publique

En cas de marché alloti, chaque lot devra être transmis séparément et matérialisé par un numéro de marché différent. Les pièces de la procédure seront annexées à l’envoi du lot n° 1.

  1. VALIDITE ET ACTUALISATION DE LA CONVENTION




    1. Durée de validité de la convention


La présente convention prend effet le et a une durée de validité d’un an.
Elle est reconduite d’année en année par reconduction tacite.



    1. Modification de la convention


Entre deux échéances de reconduction de la convention, certaines de ses clauses peuvent être modifiées par avenants.
Dans l’hypothèse où les modifications apportées au cahier des charges de la transmission des actes auraient une incidence sur le contenu de la convention, celle-ci doit être révisée sur la base d’une concertation entre le représentant de l’État et la collectivité avant même l’échéance de la convention.



    1. Résiliation de la convention


Sous réserve des dispositions de la loi du 7 août 2015 dite loi NOTRe, la collectivité peut résilier la présente convention à tout moment.
Le cas échéant, la décision est notifiée par écrit au représentant de l’État. Cette notification doit intervenir au moins trois jours avant la prise d’effet de la décision.
A compter de cette date, les actes concernés et autres informations y afférents sont échangés dans les conditions de droit commun.

F
Fait à :Besançon,

Le :
Pour la préfecture du Doubs

Le Préfet :


ait à :
Le :

Pour la collectivité
Le (maire, président)





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