Ce cadre peut également être utilisé à l’échelle d’un epci-fp (communauté de commune, communauté d’agglomération, métropole), notamment pour la préfiguration ou le transfert de la compétence





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Phase 3 : Assistance pour la mise en œuvre du scénario choisi (tranche conditionnelle)



La dernière phase consiste à la formalisation du scénario retenu dans le cas d’un consensus trouvé entre les acteurs locaux et le COPIL. Cette phase doit aboutir à l’élaboration d’un rapport présentant :

- les étapes techniques à suivre pour organiser la mise en œuvre du scénario et les conditions de fonctionnement de la(es) structure(s) exerçant la GEMA et la PI,

- les étapes pour mettre en place le scénario en fonction des souhaits du COPIL,

- l’élaboration des documents nécessaires pour la structuration de la maîtrise d’ouvrage et l’exercice des compétences.
Le titulaire du marché étudiera et argumentera les points suivants nécessaires au fonctionnement de(s) structure(s) exerçant la GEMA et la PI :

- la traduction juridique précise des compétences et des missions à exercer :

  • écriture des statuts précisant de manière explicite les compétences et les missions (étude, travaux, accompagnement, animation, …) et leur étendue (notion de périmètre d’actions),

  • précision du niveau de responsabilité juridique pour chaque compétence exercée,

  • proposition d’une liste des adhérents et le nombre de sièges dont ils disposeront au sein de(s) structure(s), et préciser, le cas échéant, le « statut » d’autres membres (élus référents par cours d’eau, …),

  • les relations entre la(es) structure(s) exerçant la compétence GEMA et PI.



- l’identification des moyens humains et techniques appropriés :

  • dimensionner les moyens humains pour l’exercice de la GEMA et de la PI,

  • étudier le transfert de personnels en place

  • identifier les manques de moyens humains (recrutement) et proposer les missions associées futures,

  • analyser et dimensionner les moyens techniques nécessaires à la bonne réalisation des missions associées futures.


- l’identification des moyens financiers appropriés :

  • dimensionner les besoins nécessaires à la mise en œuvre de la GEMA et de la PI,

  • étudier et proposer les modes de financement possibles (clé de répartition, …),

  • analyser les capacités d’autofinancement de(s) structure(s)

  • proposer un projet de budget prévisionnel et présenter le coût pour les EPCI


- la présentation de la procédure de mise en conformité des statuts et du calendrier :

  • rédiger une note détaillant la procédure administrative à suivre pour la(es) structure(s) ainsi que l’ensemble des pièces juridiques nécessaires,

  • proposer un modèle de délibération en cas de modification des statuts, de transferts de compétences, etc…


Le titulaire du marché devra développer les relations entre les différentes structures et instances sous l’angle statutaire, mais aussi sous l’angle des moyens techniques et financiers.

Un phasage des points mentionnés ci-dessus pourra être proposé en fonction des différentes contraintes techniques et politiques rencontrées.
  1. Documents a produire




À noter que l’étude devra intégrer les évolutions de la réglementation qui pourraient intervenir pendant la durée de l’étude. Si ces évolutions ont des conséquences sur le contenu de l’étude, le titulaire du marché devra en tenir compte et effectuer les modifications adéquates.


  • PHASE 1 :


Le rendu de la phase 1 a pour objectif de :

- Synthétiser les différents enjeux identifiés sur le territoire, notamment en matière de milieux aquatiques et d’inondations ;

- Analyser la structuration actuelle de la maîtrise d’ouvrage aux regards de ces enjeux (points faibles/points forts).
Au démarrage de l’étude, le prestataire devra faire valider le format numérique de chaque rendu. En l’état, le maître d’ouvrage souhaite des fichiers au format à définir : Word, Excel, Mapinfo,…. De plus, l’ensemble des rapports complets (y compris annexes et cartographies) sera fourni au format .pdf.
Les rendus de la phase état des lieux comprendront notamment :

- une analyse synthétique des données existantes collectées et des contacts/entretiens réalisés avec les acteurs ;
- une annexe reprenant les fiches descriptives par contact/entretien réalisé (annexes) ;
- l’ensemble des données recueillies (sous format informatique) et analyse associée. Ces données seront restituées sous la forme la plus claire possible pour qu’elles constituent une base d’archive. Les données géolocalisées recueillies ou produites dans le cadre de la mission devront être compatibles avec Mapinfo ;
- un rendu cartographique adapté à bien représenter les différents thèmes suivants :

  • Etat des lieux environnemental : localisation des cours d’eau et milieux naturels, zones inondables et/ou à risque, occupation des sols, principaux usages et activités,…

  • Etat des lieux organisationnel : périmètres d’intervention, compétences pour chaque structure,…

  • Les cartes croiseront ces différents thèmes de façon à produire des analyses géographiques pertinentes. Pour les rendus cartographiques, les données recueillies seront reportées sur des échelles cohérentes en fonction des informations représentées (1/25 000, 1/100 000).


- un rapport exploitant l’ensemble des points ciblés en phase 1, éléments qui serviront de base à la réalisation de la phase 2. Le rapport comportera 2 parties :

  • un état des lieux détaillés des structures recensées. Les réponses aux différentes enquêtes et entretiens qui auront pu être menés par le prestataire seront mises en formes et remises au maître d’ouvrage. Des cartographies sont attendues pour illustrer cette étape ;




  • un diagnostic faisant le bilan, pour chacune des structures recensées, de l’assise territoriale, de la nature des compétences, des ressources humaines et des ressources financières.


- une note et un tableau de synthèse qui reprendra l’essentiel des points précédents afin d’informer le plus clairement possible le COPIL ;
- une présentation Power Point globale des investigations et analyses conduites dans le cadre de la phase 1.

Le titulaire fera parvenir au groupe de travail l’ensemble des documents de cette phase 10 jours au minimum avant la présentation au comité de pilotage.


  • PHASE 2 :


Le titulaire remettra un rapport de phase 2, composé de deux parties :

- une première partie décrivant les différents scénarios sous la forme de fiche synthétique et analysant de manière comparative ces différentes options.au regard de leurs avantages et inconvénients. Cette partie sera accompagnée d’éléments de cartographie matérialisant les organisations territoriales proposées, en lien avec les enjeux des milieux aquatiques et des inondations
- une deuxième partie pour reprendre les propositions et remarques du COPIL sur chaque scenario, en mettant évidence le scénario retenu si un consensus se dégage.

Ces rapports seront discutés, modifiés le cas échéant et validés en COPIL.

Le titulaire fera parvenir au groupe de travail l’ensemble des documents de cette phase 10 jours au minimum avant la présentation au comité de pilotage.



  • PHASE 3 (tranche conditionnelle) :


Sur la base du scénario retenu par le COPIL en fin de phase 2, le prestataire remettra au maître d’ouvrage un rapport de phase 3 présentant les propositions de montage juridique, financier et organisationnel et la démarche globale à suivre étape par étape pour la mise en place de la compétence.

Il remettra en outre les documents nécessaires pour la structuration de la maîtrise d’ouvrage et la prise de compétences : statuts et compétences de la future structure et documents réglementaires/juridiques associés. Enfin, il proposera un planning réaliste de mise en œuvre.

Le rapport de phase 3 sera présenté au COPIL et pourra être amendé par ce dernier. Après validation du COPIL, il fera l’objet d’une présentation à la structure porteuse de l’étude par le prestataire.

Le titulaire fera parvenir au groupe de travail l’ensemble des documents de cette phase 10 jours au minimum avant la présentation au comité de pilotage.
COMMENTAIRES POUR L’ELABORATION ET L’ADAPTATION DU CCTP

Adapter les cibles des présentations en fonction du contexte et des enjeux : groupement de maîtres d’ouvrages,…


RENDU DÉFINITIF :

A l’issue de la validation de l’ensemble des documents par les membres du comité de pilotage et structure porteuse de l’étude, le titulaire remettra le rapport final de l’étude comprenant l’ensemble des rapports intermédiaires, des annexes techniques et juridiques, des notes de synthèse... Une note de synthèse de l’ensemble de l’étude sera élaborée à cette occasion et communiquée à l’ensemble des élus de la structure porteuse de l’étude.


  • Définir le nombre et du format des rendus (format papier, informatique, SIG,…)


Exemple : Le prestataire fournira au format informatique :

  • les rapports produits (format word et pdf) ;

  • les cartes d’état des lieux (format pdf et mapinfo) ;

  • les présentations effectuées en réunion (format .ppt) ;

  • les données et tout autre élément ayant servi à la réalisation de cette phase.
  1. suivi DE L’ETUDE



6.1. Le Comité de pilotage

L’étude se déroulera sous le contrôle d’un comité de pilotage composé comme suit (liste non exhaustive qui pourra être complétée à la demande du maître d’ouvrage) :


  • Lister les membres du comité de pilotage : représentants des collectivités concernées, AE, DDT, CD, EPTB, CLE,…


Le Comité de Pilotage sera chargé de s’assurer de la conformité de l’étude avec le cahier des charges, et de valider les prestations du titulaire du marché à la fin de chaque phase.


6.2. Le planning



  • Définir le délai d’exécution prévisionnel de la mission


COMMENTAIRES POUR L’ELABORATION ET L’ADAPTATION DU CCTP

Délai global minimum de 6 mois, sans inclure les délais de validation ni la concertation.. Il convient ainsi de déterminer des délais de réalisation pour chaque phase et de pouvoir interrompre le délai global lors des phases de concertation entre décideurs, notamment pour le choix du scenario à retenir, qui ne dépend pas du prestataire. La tranche conditionnelle (phase 3) peut donc être engagée dans un délai plus ou moins important après finalisation des phases 1 et 2.
Le titulaire du marché proposera un phasage détaillé et chiffré dans son offre.

4 réunions minimum devront être organisées pour suivre et valider l’étude conformément à l’art. 4 :

- Réunion de lancement : présentation du pré-requis (art.2), de la méthodologie et du planning prévisionnel de la mission,

- Réunion intermédiaire de présentation et de validation de Phase 1,

- Réunion intermédiaire de présentation et de validation de phase 2,

- Conditionnelle : Réunion intermédiaire de présentation et de validation de Phase 3,

- Réunion de présentation et de validation de l’étude lors d’un comité syndical.

Afin de réaliser une large concertation, le prestataire peut faire des propositions de réunions complémentaires pour améliorer les échanges et la participation des membres du COPIL et acteurs du territoire. Dans son offre, le titulaire du marché indiquera un prix forfaitaire sur la base des différentes réunions énoncées ci-dessus et mentionnera le coût d’une réunion supplémentaire.


Par ailleurs, le titulaire du marché se tient à la disposition du maître d’ouvrage pour toute rencontre que le maître d’ouvrage jugera utile, ceci en plus des réunions avec le comité de pilotage.

Les documents de réunions seront envoyés au moins 10 jours (délai limite) avant au maître d’ouvrage pour validation.
Le titulaire se chargera des documents de travail à fournir, de l’animation et du compte rendu. Les comptes rendus de réunions seront soumis aux observations du COPIL.

En parallèle, le prestataire devra prévoir des points réguliers avec le maître d’ouvrage pour échanger sur l’avancement de la démarche : par téléphone, par courriel ou réunions de travail en tant que de besoin. Pour préparer au mieux ces échanges, le prestataire devra transmettre les projets d’analyse une semaine avant la rencontre.

Cadre de cahier des charges pour une étude de gouvernance préalable à la mise en œuvre de la compétence GEMAPI – octobre 2016 Page sur
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