Bpr (Business Process Reengeneering). Ce qui se traduit par un écrasement des lignes hiérarchiques et l’émergence du concept de groupe de travail





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ORGANISATION DES ENTREPRISES ET TECHNOLOGIES DE L'INFORMATION ASSOCIEE

I - QUELQUES CONSTATS
L’évolution des besoins, des structures et des moyens informationnels de la gestion se traduit notamment par une plus grande diversification des applications informatiques pour un utilisateur à qui l’on demande de jouer un rôle nouveau dans le système d'information.

Les applications de production existent toujours mais les applications d'aide à la décision se diversifient : infocentre ( outil spécialisé dans la centralisation et la gestion de données ), SIAD (Systèmes Interactifs d'Aide à la Décision), EIS (Executive Information System), technologie OLAP de Codd (On Line Analytical Processing) et datawarehouse (entrepôt de données). Enfin, l''information traitée devient moins structurée et davantage orientée multimédia.

Cette mutation est rendue possible par le progrès technologique dont la perception est effective aussi bien au niveau des technologies de la communication qu’à celui des technologies du traitement de l’information dans un ensemble représentant « les technologies de l’information et de la communication ». (que l’on qualifie volontiers de « nouvelles »).

Cette mutation est nécessaire pour permettre ou accompagner l'évolution structurelle des organisations :

- La remise en question, rémanente, du taylorisme entraîne le remplacement du modèle de production de masse par la production au plus juste.

- Face à la globalisation des marchés et à l'intensification de la concurrence, les entreprises se reconfigurent, passant d'une organisation basée sur les fonctions à une organisation basée sur les processus selon une démarche dite BPR (Business Process Reengeneering). Ce qui se traduit par un écrasement des lignes hiérarchiques et l’émergence du concept de groupe de travail, structure horizontale multi-fonctionnelle prenant en charge un processus complet. Dans ce contexte, l’utilisateur devient un véritable acteur du système d'information et voit croître ses responsabilités dans la conception et la gestion du sous-système dans lequel il est impliqué : l'informatique est un outil à son service, capable de reproduire les véritables contraintes et moyens de son « métier ». Cela se traduit également par un nouveau rôle pour l'informaticien qui fabrique un outil opérationnel et organise le stockage de l’ensemble des données où l'utilisateur ira puiser.
CE CONSTAT PERMET DE METTRE EN ÉVIDENCE
 L'importance de la communication :

 intraentreprise : les applications de travail de groupe,

 interentreprise : l'Échange de données informatisé,

 supraentreprise : les autoroutes de l'information et le commerce électronique,
 La dématérialisation de tout type d'information pour un traitement automatisé :

 multimédia,

 gestion électronique de documents (GED)

II - LES APPLICATIONS DE TRAVAIL DE GROUPE (« GROUPWARE »)

1) Définition
Deux intelligences valent mieux qu'une et il n'est pas facile de se retrouver en même temps, au même endroit pour travailler ensemble.

Ce constat de départ est relativement simple, mais en tenir compte est beaucoup plus difficile.

"Le groupware est un ensemble de moyens qui permettent à un groupe de personnes de travailler plus facilement ensemble. Son ultime but est d'arriver à ce que 5 + 5 = 12 ".

François Pelissier, PDG d'Alcoria ( cabinet de conseils en nouvelles technologies )

Le Monde Informatique, 01/03/96
Définition :

Ensemble des techniques et des méthodes qui contribuent à la réalisation d'un objectif commun à plusieurs acteurs séparés ou réunis par l'espace et le temps à l'aide de tout dispositif interactif faisant appel à l'informatique, aux télécommunications et aux méthodes de conduite de groupe.
Les entreprises, de tout domaine, ont de plus en plus de difficultés à anticiper sur la future demande et par conséquent, il est très difficile d'anticiper sur la structure organisationnelle qui sera la plus efficace à un instant donné. D'où l'intérêt des outils qui permettent de rendre l'organisation, la localisation et le rattachement hiéarchique aussi neutres que possible par rapport au projet.
Le groupware se base sur des logiciels spécifiques nommés COLLECTICIELS ( terme utilisé pour désigner un logiciel de travail de groupe ). Les collecticiels doivent permettre le traitement des trois problèmes induits par la division du travail au sein d'un groupe :
 la communication,

 la collaboration,

 la coordination.
Ces outils se présentent, d'une part, comme des services d'aide à la communication, la collaboration et la coordination et d'autre part facilitent le développement d'applications sollicitant ce type d'environnement.
2) Objectifs
Communiquer, collaborer, coordonner : tels sont les 3 objectifs du groupware. Alcoria, société de conseil spécialisée dans le groupware, aborde la définition du groupware à partir des besoins identifiés chez ses clients.

Les différents besoins ont été positionnés selon deux axes : la mobilité de l'information et le comportement de l'utilisateur.

La mobilité de l'information : le document stocké est statique ( Stock ) ou en mouvement ( Flux )

Le comportement humain : une personne seule dans son action ( individu ) ou un groupe ( Collectif ).
Source : Alcoria

Le Monde Informatique, 01/03/96
A partir de cette matrice, il est facile de localiser les quatre grands besoins du groupware :
a) La messagerie
C'est l'outil de communication le plus connu : c'est un espace de dialogue asynchrone qui est source d'un flux d'informations de plus en plus important. Selon les produits et une approche à dominante « transmission » ou à dominante « partage », la messagerie peut constituer ou non l'épine dorsale du produit.
b) La publication
La publication de documents sert à informer le maximum de collaborateurs. On publiera par exemple les catalogues de produits, les réunions de CE. A l'extérieur de l'entreprise, on diffusera les catalogues, les prix ...
c) Les dossiers partagés
Cette fonction de partage de dossiers est vitale pour une équipe qui travaille sur un même projet. Un espace est réservé au groupe afin d'y stocker tous les documents d'un projet. Selon la confidentialité des informations, certains documents documents ne seront accessibles qu'en partie à certains utilisateurs.
d) Les formulaires
Il s'agit là d'adresser à quelqu'un un document préétabli comprenant des champs de saisie ( demande de congés par exemple ).

A ces fonctions essentielles, viennent se rajouter :

- les fonctions agendas qui permettent le suivi de l'emploi du temps des membres d'un projet et la gestion des rendez-vous
- les bases collectives qui permettent de capitaliser l'expérience acquise par le groupe et par l'ensemble des acteurs de l'entreprise : cette capitalisation des savoirs est la base de "l'entreprise apprenante" mise en place chez Alcoria ou Arthur Andersen
- les applications spécifiques afin d'adapter le produit au groupe
- les fonctions de suivi et de coordination qui aident, pour chaque document, à identifier le rédacteur, le responsable du projet traité et tous les décideurs successifs. L'acheminement du document se fera automatique entre ces différents acteurs. Ces fonctions s'effectuent grâce aux outils de workflow (flux de travail, gestion électronique de processus) qui automatisent les flux d'informations suivant les spécifications d'une procédure donnée. Ils sont utilisés pour des processus administratifs relativement répétitifs, facilitent la programmation (le câblage) des procédures de travail comme les signatures et les circuits de validation. Il s'agit de gérer aussi bien des formulaires que des documents composites.
- les forums : un espace pour réserver pour animer des débats asynchrones sur un sujet. C'est le rôle d'Internet. Ce type de forums cohabitent avec la conférence électronique (audioconférence, visioconférence) qui permet à plusieurs personnes travaillant sur des sites différents de partager les mêmes données, les mêmes textes, les mêmes images et d'échanger leurs commentaires en temps réel.
Toutes ces fonctions permettent de répondre aux besoins en 3C du groupware.

Les collecticiels peuvent être utilisés comme des progiciels mettant en oeuvre les fonctionnalités décrites ci-dessus ou comme des outils de développement d'applications. Dans ce domaine, le Gartner Group a identifié dix processus fondamentaux pouvant faire l'objet de tels développements :

- création de produits ou de services,

- assistance clientèle,

- fabrication de produits ou de services,

- soutien des activités de l'entreprise,

- distribution de produits ou de services,

- planification dans le domaine financier ou commercial,

- lancement de produits ou de services,

- communication avec les actionnaires,

- vente de produits ou de services,

- gestion de personnel.
Les trois solutions vedettes sont les suivantes :

- NOTES ( Lotus-IBM) qui est la plateforme de développement la plus riche en fonctionnalités mais qui est relativement lourd s'il est méconnu

- Exchange ( MicroSoft ) simple à utiliser, ergonomique mais limité en terme d'évolutions vers des applications complexes

- Intranet : il s’agit d’une évolution du « groupware » vers « l'INTERNET de l'intérieur », expression de Jim Clark (Netscape). On désigne ainsi un réseau d'entreprise fondé sur les protocoles et les applications de l'INTERNET. Selon les managers, Intranet est plus ou moins bien perçu. Ainsi, pour Michel VOLLE, PDG d'EUTELIS, "Intranet est le groupware du pauvre...//.les strandards Internet ne permettent pas encore de tirer le meilleur parti du groupware.// il sera plus facile aux outils traditionnels du groupware d'assimiler Internet qu"aux applications Internet d'intégrer des fonctions de groupware".

TP : essayer de rerouver la matrice

replacer les fonctions en fonctions des 3C

rappeler pb tps/espace

sol/besoins

expériences à partir d'articles

Le choix parmi ces trois solutions dépend naturellement de l'entreprise.


Quelle solution pour quels besoins ?

Solution groupware

Contexte de l'entreprise

Internet

1) Volonté d'améliorer la communication externe

2) Nécessité de fédérer des environnements hétérogènes

3) Diffusion à grande échelle d'informations statiques et formelles

Exchange ( MicroSoft )

1) Volonté de s'inscrire dans une tradition bureautique

2) Réticence à affronter immédiatement les problèmes d'organisations que soulèvent le groupware

Notes ( Lotus-IBM )

1) Volonté de reconcevoir l'organisation de l'entreprise et nécessité de disposer de fonctionnalités riches

2) Objectifs d'intégrer le groupware dans le système d'information


III - EDI : ÉCHANGE DE DONNÉES INFORMATISÉ
C’est un échange, par télétransmission, d'informations structurées entre systèmes informatiques appartenant à deux ou plusieurs agents économiques, permettant l'utilisation automatique des données par l'un des systèmes d'information concernés.
Il concerne l'échange de documents sous forme de messages (par exemples devis, bordereau de commande, bordereau d'expédition, facture, avis de paiement), messages exploités automatiquement par les applications des partenaires de l'échange.
1) Les problèmes de l'architecture classique
TP : - Détailler le flux de documents entre une société acheteuse et un fournisseur, pour un article standard acheté de façon répétitive.

- En déduire les problèmes inhérents à ces flux.
Sol:
1 - Accroissement des délais : papier, frappe répétitive des données

2 - Mauvaise fiabilité : erreur dûe à la saisie répétitive par des opérateurs #

3 - Charge de travail importante

4 - Accroissement du degré d'incertitude : délais de distribution postale et de traitement : il est fréquent qu'un acheteur découvre qu'un fournisseur n'a jamais reçu la commande seulement lorsque la livraison n'est pas livrée au moment souhaité.
2) Comment l'EDI résout ces problèmes ?
TP : - Détailler le flux de documents entre une société acheteuse et un fournisseur, pour un article standard acheté de façon répétitive par l'EDI.
Rq : l'accusé de réception fonctionnel est automatique.

EDI <> fax et courrier électronique à cause du concept de "forme structurée, susceptible d'être traitée sur ordinateur".

3) Pourquoi l'EDI ?
a) Une question de survie
L'EDI est en train de devenir indispensable dans le monde des affaires :

- il devient la norme dans un certain nombre de secteurs ( automobile, chemin de fer )

- il existe une pression des partenaires commerciaux : l'EDI devient un critère de sélection des fournisseurs
b) Economies et dépenses
L'EDI permet de faire un certains nombre d'économies :

- coût de traitement des documents : il réduit ou élimine les activités suivantes :

 ressaisie d'informations redondantes

 comparaison manuelle de documents,

 tri, archivage et distribution des documents

 correction des erreurs

 expédition par la poste et communication téléphonique d'informations

- coûts de personnel

- économie sur le niveau de stocks car il diminue le temps de transaction, ce qui réduit la durée du cycle des commandes et permet de diminuer le stock de sécurité. Il réduit également l'incertitude concernant les délais de réapprovisionnement

- autres coûts : frais d'expédition en urgence, coût des erreurs ( perte, .... )
L'importance des économies réalisées est difficile à chiffrer. L'EDI doit être considéré comme une nouvelle manière de faire des affaires et non comme une simple techinique de réduction des coûts. L'EDI est stratégiquement important car il apporte :

- une amélioration des opérations

 la mise en place de l'EDI nécessite une analyse des opérations courantes ce qui entraine UN ACCROISSEMENT DE LA PRODUCTIVITÉ

 l'EDI s'intègre dans d'autres systèmes dont il accroit les performances ( MRP; JIT : la fabrication par ces modes d'ordonnancement est plus fiable grâce à l'EDI )

 il améliore également la productivité du personnel par une diminution des tâches administrative

 il permet un accès à une information de meilleure qualité

- une meilleure réponse à l'attente des clients

 amélioration du service clientèle

 accroissement des ventes

- amélioration des relations clients-fournisseurs

 des relations plus étroites ( mise en place = x contacts : meilleur connaissance )

réduction du nombre de fournisseurs

- accroissement de la compétitivité sur le plan international

 conception et production plus rapide

 amélioration du flux de documentation international

QUI NÉCESSITE UNE NORMALISATION DES ÉCHANGES
 Les données échangées sont des documents transmis sous forme de messages via un réseau à valeur ajoutée (R.V.A.).
 Le codage des messages a donné lieu à plusieurs normes :

- ODETTE : pour l'automobile en Europe,

- GALIA : chez les constructeurs automobiles français,

- GENCOD : dans le domaine de la distribution française.
 Mais pour des échanges inter-sectoriels, il est nécessaire d'avoir une norme unique indépendante vis-à-vis des systèmes, des applications et des moyens de communication.
 en 1987 l'ISO adopte la norme EDIFACT (electronic data interchange for administration commerce and transport). Ce langage porte sur la définition, d'une part, d'un vocabulaire (ISO 7372) et d'autre part, d'une syntaxe ou grammaire (ISO 9735) qui permettent le codage des messages en vue de leur acheminement.
LES OUTILS DE L'EDI
Pour faire de l'échange de données informatisé, il est nécessaire d'interfacer trois éléments :
- les applications qui émettent ou reçoivent les données,

- un logiciel de traduction des données en messages,

- un système de transmission.
UN SYSTÈME DE TRANSMISSION
Son rôle est de prendre en charge l'acheminement du message en toute sécurité et chaque correspondant y accède via une boîte aux lettres électronique où sont déposés les messages.
Il s'agit donc d'un réseau de transport de données doté de fonctionnalités supplémentaires pour assurer notamment la gestion des boîtes aux lettres et la sécurité des échanges : contrôle des accès, chiffrement des messages, mécanisme de reprise sur erreurs...
De tels services sont proposés par des opérateurs dans le cadre d'un réseau à valeur ajoutée (R.V.A.)
UN LOGICIEL TRADUCTEUR
Son rôle est de construire et d’interpréter les messages.
Il assure l'interface entre l'applicatif et le protocole de transfert sur le réseau. Chaque donnée issue de l'application, et devant être transmise dans un message, est associée à un élément de données du message : cette opération est dite « mapping ».
Ce logiciel se paramètre en fonction :

- du langage de codage utilisé pour la traduction des documents en messages,

- des messages utilisés pour les échanges, sous-ensemble de la norme,

- des partenaires de l'échange. Chaque partenaire est défini dans un fichier « profil » contenant les informations nécessaires à l'acheminement des messages (adresse réseau notamment).
DES APPLICATIFS EXPLOITANT LES MESSAGES
Les applications sources et destinataires de l'échange exploitent des données via un programme d'extraction qui construit un fichier à partir respectivement des données de l'application ou de celles fournies par le traducteur.
NOTION DE FRONTAL EDI
Pour décharger le système de la gestion des transmissions EDI (tant au niveau de la traduction que des problèmes de communication), des constructeurs ou des opérateurs commercialisent des machines microordinateurs dédiées à l'EDI appelées stations EDI ou frontaux EDI qui se situent entre l'ordinateur hébergeant l'application et le réseau.
MISE EN PLACE D'UN SYSTÈME EDI
Il s’agit de :
 repenser la circulation des informations,

 réaliser une étude de faisabilité et lancer un projet pilote avant tout déploiement,

 définir conjointement l'organisation des échanges (importance du contrat d'interchange),

 une nécessaire évolution du droit sur la valeur juridique des documents électroniques.
L'EVOLUTION DE L'EDI VERS L'EDI OUVERT
L'utilisation des EDI est souvent restreinte à des partenaires qui ont des relations d'affaires de longue durée et pour des volumes importants.
L'EDI ouvert ou commerce électronique doit permettre l'échange de données avec des partenaires sans établir d'accords techniques préalables.
L'EDI ouvert nécessite de faire évoluer la norme EDIFACT orientée documents vers une norme capable de résoudre les problèmes liés à l'interfonctionnement des applicatifs.
IV - LE MULTIMEDIA
Selon sa construction, le terme multimédia désigne ce qui utilise plusieurs (multi) médias (média), c'est à dire plusieurs moyens de diffusion d'une information : le texte, le son et l'image. La spécificité du multimédia dans l'informatique est son caractère interactif, c'est à dire la possibilité pour l'utilisateur de décider du déroulement de sa découverte d'une application multimédia. Dans cette optique, les applicatifs multimédia utilisent divers principes :

  • l'hypertexte, c'est à dire un ensemble de mots-clé mis en évidence (couleur, souligné, gras...), qui permettent de «sauter» directement jusqu'à une illustration du concept sous-jacent

  • l'hypermédia, qui reprend le principe ci-dessus avec des éléments graphiques ou sonores en lieu et place des mots-clés

  • l'animation, soit de séquences vidéo compressées par une carte de compression ( MIC pour le son, TIFF pour les images, JPEG pour les images couleur, MPEG pour les images animées) spécifiquement dédiée à cette tâche, soit de séquences d'animation virtuelle calculées par le processeur (Type jeux)

  • les images fixes scannérisées ou dessinées directement

  • la diffusion de messages sonores synthétisés à partir de bandes originales (interviews, extraits de films ou documentaires...) ou construits expressément pour l'application


Ces éléments sont combinés pour offrir une illustration maximale d'un sujet particulier. Pour tirer pleinement profit de son logiciel multimédia, l'utilisateur se devra de posséder un matériel performant comprenant :

  • une unité centrale puissante et beaucoup de mémoire vive

  • une carte vidéo pour l'affichage accéléré d'images, et éventuellement une carte de capture vidéo pour récupérer des images enregistrées sur magnétoscope ou camescope

  • une carte son et des enceintes pour l'émission sonore, éventuellement agrémentées d'un microphone et d'un logiciel de reconnaissance et/ou de synthèse de la parole

  • un écran de bonne définition (SVGA 15p)

  • un lecteur de CD-ROM, qui est le support principal de diffusion des applicatifs multimédia à ce jour

  • un disque dur de forte capacité et rapide d'accès pour supporter les applications et les dérouler


Ces matériels de moins en moins onéreux ont été utilisés de longue date dans le monde du travail. En effet, le mutlimédia s'est avéré utile dans :

  • les applications de CAO (conception assistée par ordinateur) où l'animation graphique complétée de textes explicatifs et de commentaires sonores permettent une plus grande coopération entre diverses équipes

  • la gestion de projets (informatiques, d'investissement, de construction BTP...) où l'utilisation d'éléments graphiques et d'images de synthèse autorisent à visualiser l'évolution d'un projet en terme de réalisation (on colore les parties achevées) qui facilitent le suivi et la réactivité

  • la simulation, par exemple dans les centrales nucléaires pour former les employés à réagir face à des situations de crise, dans l'aviation pour préparer les pilotes avant leurs premiers vols...

  • le démarchage auprès de la clientèle, grâce aux catalogues électroniques, le marketing et la présentation assistée par ordinateur (PréAO), ainsi que l'ouverture vers le public par les bornes interactives (type borne cinéma dans les Virgin Megastores où l'on peut visualiser une bande annonce - image et son - et acheter ses billets)

  • la formation du personnel, comme à Delta Airlines, qui permet de s'affranchir de l'immobilisation du personnel, de l'emploi de formateurs et de frais de déplacements coûteux

  • l'urbanisme et l'architecture (voir CD-ROM Bibliothèque Urban 3D Form qui permet de créer une ville virtuelle grâce à une bibliothèque d'objets préconçus)


Cette liste non exhaustive est à compléter par les applicatifs plus particulièrement destinés aux particuliers :

- jeux (loisirs et éducatifs)

- les applications de découverte (éducatives et culturelles)

- les logiciels dédiés (CD-ROM Rolling Stones, ou de cinéma, diffusion de presse (Le Monde Informatique), Cézanne...)

- les dictionnaires, encyclopédies et autres Guiness des Records

- l'autoapprentissage pour les langues, les sciences et les métiers plus techniques (bâtiment, électronique...)
La richesse de ces applications pose un problème de stockage. Les images, les animations et le son sont des éléments gourmands en octets, qui nécessitent une grande rapidité d'UC pour leur diffusion. La combinaison du tout risque de faire exploser la machine trop faible et de voir le message "mémoire insuffisante" clignoter maladivement sur l'écran. Des solutions sont proposées :

- la disquette MD-Data de Sony, d'une grande capacité et d'un temps d'accès court, mais qui pose le problème de l'incompatibilité avec les lecteurs actuels (CD-ROM ou disquettes)

- l'augmentation des débits des lecteurs de CD-ROM (aujourd'hui 32x)

- la compression/décompression des données vidéos qui fait des progrès constants. Aujourd'hui, une image 3D peut ne plus occuper qu'une vingtaine de Ko, contre 1 Mo pour une image vidéo. C'est essentiellement de ce côté que devront se faire les évolutions, car les débits sont aujourd'hui à la limite de ce que peuvent supporter les fils des bus de données, et les capacités, même en augmentation, ne résoudront pas le problème de l'exploitation.
V - GED : Gestion Electronique de Documents
Définition de l'APROGED : Organisation de la gestion électronique de données existantes.


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