Note concernant la gestion des Points d’Eau (PE) réalisés par le pafib





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RÉPUBLIQUE DU TCHAD

MINISTÈRE DE L’ELEVAGE ET DES RESSOURCES ANIMALES





UNION EUROPÉENNE







Projet d'Appui à la Filière Bovine

PAFIB


Note concernant la gestion des Points d’Eau (PE) réalisés par le PAFIB


Le PAFIB envisage de réaliser 25 points d’eau sur sa zone d’intervention. Deux de ces PE seront réalisés par le projet Eau Potable 9ème FED sur l’aire d’abattage de Moïto et sur le marché de Bitkine car situés en zone de socle. Les 23 points d’eau restant se répartissent comme suit :

  • 5 stations thermiques sur les marchés à bétail (Massakory, Moussoro, AmDjamena Bilala, Dourbali, Gama) ;

  • 3 forages équipés de PMH sur les aires d’abattage (Moussoro, N’Goura, Bokoro) ;

  • 15 PE sur les tronçons de convoyage du bétail (cf liste en annexe)

Les choix sur les type d’ouvrage répond aux souhaits des usagers et à des considérations techniques, notamment la nécessité de ne pas s’arrêter longtemps pour abreuver les animaux (d’où une faible adéquation avec des puits pastoraux, des mares souvent temporaires au cours de l’année et des stations solaires qui posent parfois un problème de débit).
Concernant la gestion, les stations sur les sites de marchés à bétail et les forages équipés de PMH seront gérés avec les autres aménagements sur le site par un Comité de Gestion.
Sur les tronçons de convoyage, relativement éloignés les uns des autres, la problématique est différente, d’où l’objet de cette note sur la gestion de ces points d’eau.
Au cours des discussions avec les parties prenantes, la mission relative à l’étude d’élaboration des spécifications techniques, accords sociaux et préparation du DAO relatif aux sites des points d’eau à aménager le long des axes de commercialisation, a discuté avec les parties prenantes sur le mode de gestion possible de ces points d’eau. Les réflexions se sont poursuivies au sein du projet et avec les acteurs. Les documents d’Accords Sociaux, signés par les parties prenantes sur les 15 sites, mentionnent en termes de gestion :

  • Des accords sur les principes de gestion de l’ouvrage, notamment i) que le PE est propriété de l’Etat à travers le MDPPA, ii) que l’Etat délègue le suivi de ces forages pastoraux à un Comité de Suivi Départemental en charge du suivi de la gestion de ces PE, de leur surveillance et d’intervenir en cas de conflit sur ces PE et iii) que la gestion de l’ouvrage au quotidien, son entretien et la sécurisation de l’usage pastoral du PE seront confiés, par voie de Convention de gérance, à une structure privée associative ou commerciale (le cahier des charges de la Convention de gérance, à durée déterminée, devra être définit par le Comité de Suivi Départemental) ;

  • Des accords sur la composition et les principes de fonctionnement du Comité de Suivi Départemental (CSD) :

    • Le CSD est composé : 1 représentant des autorités Administratives départementales, 2 représentants des commerçants de bétail désignés par leurs pairs, 2 représentants des convoyeurs désignés par leurs pairs, 2 représentants des ayants droits fonciers par site désignés par leurs pairs, 1 représentant des autorités traditionnelles désigné par ses pairs, 1 représentant des khalifats et 1 représentant des Services Départementaux de l’élevage ;

    • Ce Comité de suivi, dont les membres sont désignés par leurs pairs à l’issue d’AG, est entériné par un acte du Préfet du Département ;

    • Les modalités de fonctionnement seront définies par des textes statutaires à élaborer par les parties signataires avant le début de construction des PE ;

    • Ce CDS est à but non lucratif et ne donne droit à aucune rémunération ;

    • La structure de gestion sur site sera précisée dans le cadre de la Convention de gérance qui définira précisément les règles d’accès et d’utilisation du point d’eau.


Les réflexions et discussions qui ont suivi depuis la signature des Accords Sociaux ont permis de formuler un certain nombre d’observations et de questionnements pour la mise en place effective du dispositif et des modalités de gestion des PE avant leur construction (un premier AO a été déclaré infructueux, le marchés, en 3 lots, va être relancé dans le cadre d’une procédure négociée concurrentielle).
La réflexion sur le schéma s’intègre bien dans le PNEAR (vérifier les orientations) et se rapproche de pratiques en vigueur au Tchad en matière de politique d’hydraulique urbaine : la gestion des ouvrages publiques est déléguée par l’Etat (parfois au travers d’un Ministère) à une structure spécifique qui contractualise avec des fermiers ou concessionnaires qui assurent la gestion quotidienne de l’ouvrage. Dans le cas su PAFIB, la différence réside dans le fait que les sites de PE sont situés en milieu rural et éloignés les uns des autres, ce denier point complexifiant le suivi et la maintenance.
Plusieurs réflexions restent à mener, notamment au travers des questionnements suivants :

  • Concernant le Comité de Suivi Départemental, une catégorie d’acteurs apparaît absente : les « concessionnaires » ou fermiers. Il serait intéressant que des représentants de cette catégorie soit représentée dans l’organe de Suivi des points d’eau au niveau Départemental ;

  • Il est également important de préciser le mode de désignations des représentants des catégories d’acteurs, en particulier dans les zones où il n’y a pas de fédération d’acteurs au niveau départemental. Il en va de la légitimité future des représentants pour assurer les tâches qui seront dévolues au CDS ;

  • Concernant les « concessionnaires » (définit comme devant être des structures privées associatives ou commerciales dans les Accords Sociaux), il faudrait pouvoir définir plus précisément quel acteur peut se positionner sur cette fonction ;

  • Définir plus précisément les rôles, les responsabilités et les tâches entre le Comité de Suivi Départemental et les concessionnaires. Il faudrait pouvoir définir davantage qui décide de quoi et répartir précisément les tâches. Par exemple, il serait intéressant que le Comité de Suivi Départemental dispose d’un stock de pièces de rechange qu’il pourrait gérer et attribuer aux points d’eau situés sur son territoire dans un éventuel souci d’économies d’échelles ? dans le même ordre d’idée, le Comité de Suivi Départemental pourrait contracter un maintenancier qui assurerait le suivi matériel des sites d’un même département ?) ;

  • De la même manière, il faudrait également préciser la clef de répartition des recettes sur les points d’eau en fonction de la répartition des tâches et définir précisément les responsabilités en termes de dépenses. Cette clef de répartition devrait au minimum comprendre : rémunération du concessionnaire, entretien du matériel et amortissement, achet de pièces de rechanges, fonctionnement CDS,…


Un certain nombre d’actions restent à formaliser en vue de la mise en place du dispositif et des modalités de gestion des points d’eau :

  • Elaborer et formaliser les conventions de délégation du suivi de la gestion des points d’eau aux CDS ;

  • Elaborer, avec les parties prenantes, les textes statutaires des CDS en précisant au mieux les points en réflexion ci-dessus (Un modèle de statut et de règlement intérieur d’une AUE du Burkina-Faso figure en annexe et pourrait inspirer, en les adaptant, les textes statutaires des CDS) ;

  • Elaborer, avec les CDS et les « concessionnaires », les Conventions de Gérance en incluant un cahier des charge précis des obligations des parties (par exemple obligation d’assurer le service de distribution d’eau et obligation d’assurer l’entretien courant du matériel pour le « concessionnaire »), des responsabilités, des tâches à accomplir, des flux financiers,… (un modèle de contrat d’affermage d’hydraulique urbaine à N’Djamena, figurant en annexe, pourrais servir de modèle à ces Conventions de gérance).


La mission à venir sur l’appui à la gestion des infrastructures pourra appuyer et apporter des éléments à la coordination du PAFIB pour alimenter sa réflexion sur ces points.
En termes de suivi, une fois les ouvrages achevés et les structures (CDS, Concessionnaires) mises en place, le PAFIB assurera leur suivi et pourra leur apporter des appuis, notamment en termes de gestion, par l’intermédiaire de l’AT appui OP et du Point Focal, plus ponctuellement par le Coordonnateur ou l’autre AT.
En termes de pérennisation, il serait intéressant, si ces CDS assument et jouent leur rôle qu’il se formalisent davantage comme organe destiné à suivre la gestion des points d’eau (pas uniquement ceux réalisés par le PAFIB) au niveau du département.

CONTRAT D'AFFERMAGE CLASSIQUE

Modifié pour Chagoua, Habena et Wallia


Entre les soussignés :
La Mairie de N'Djaména , représentée par M. Le Maire ci-après désignée par les termes "La Mairie"

d'une part et

La Société …………………. représentée par M ……………….. et enregistrée au registre du commerce sous le numéro …………. ci-après désignée "Le fermier"

d'autre part
Il a été exposé et convenu ce qui suit :


CHAPITRE I - OBJET ET DURÉE DU CONTRAT

Article 1 - Objet du contrat
La Mairie confie au "fermier", qui accepte, l'exploitation, la gestion et la maintenance des équipements de distribution d'eau desservant le quartier de ………………. dont la description exacte figure dans l'annexe 1 du présent contrat.
Un état des lieux contradictoire sera dressé avant la prise de possession des équipements par le "fermier", il sera considéré comme faisant partie intégrante des présentes.
Article 2 - Entrée en vigueur et durée du contrat
Le présent contrat entrera en vigueur le 1er janvier 2010.
Le présent contrat est conclu pour une durée de 5 ans renouvelable commençant à courir à compter de la date d'entrée en vigueur. Toutefois, conformément aux clauses de la convention de délégation de compétences liant la mairie et la STEE en matière de distribution d’Eau dans les quartiers périphériques de N’Djaména, le présent contrat prendra fin quand la STEE aura étendu son réseau à ce quartier et demandera que la mairie lui remette pour les intégrer à son réseau principal les installations faisant l’objet du présent contrat.


CHAPITRE II - OBLIGATIONS DES PARTIES


Article 3 - Obligations de la Mairie.



  • Dès satisfaction par Le fermier des obligations énumérées à l'article 4, la Mairie devra mettre les équipements à sa disposition Pour les anciens réseaux, le système de pompage (groupe et pompe) sera renouvelé par la mairie avant la remise des installations au fermier.

  • La Mairie s'engage à ne rien faire qui puisse dégrader les équipements. Elle s'engage, en cas de destruction partielle ou d'endommagement de son fait, à prendre en charge l'intégralité des frais de remise en état du matériel ainsi que les frais annexes tels que de transport, d'installation, de démontage et de remontage.

  • La Mairie s’engage à n’exiger du fermier aucune redevance, taxe ou frais extraordinaires relatifs à l’exécution du présent contrat autre que ceux explicitement prévus dans le contrat.

  • A la demande du fermier, la Mairie devra l’appuyer à la résolution de tous les conflits et différends pouvant subvenir entre le fermier, les usagers et les tiers dans le cadre de l’exécution du contrat.

  • A la demande du fermier, la Mairie s’engage à l’appuyer pour l’accomplissement des éventuelles formalités liées à l’importation de matériel spécifique en rapport avec l’exécution du contrat.

  • La Mairie s’engage à renouveler et réparer quand cela devient nécessaire l’ensemble des équipements et installations à l’exception de la robinetterie des points de distribution (compteurs, vannes, robinets de puisage) et des petites interventions sur les conduites (casse) qui restent à la charge du fermier.

  • La Mairie s’engage à renouveler à l’issue de leur durée de vie normale les éléments du système de pompage : soit le groupe électrogène après 10 000 h de fonctionnement et la pompe après 16 000 h de fonctionnement.

  • Les éventuelles extensions du réseau de distribution sont à la charge de la Mairie qui doit obtenir un accord du fermier avant la réalisation de tout point de distribution supplémentaire.



Article 4 - Obligations du fermier



  • Obligations préalables à l'exécution du contrat


Le fermier devra s'acquitter des obligations ci-après énumérées avant de prendre possession des équipements :



  • Verser à la Mairie une caution de 1 000 0000 FCFA (Un million de francs CFA) sauf si le fermier était précédemment lié à la mairie par un contrat d’affermage sur le même site et que la mairie ne lui a pas restitué sa caution à l’issue du précédent contrat.

  • Justifier de la souscription d'une police d'assurance Responsabilité Civile Professionnelle



  • Obligations en cours d'exécution du contrat



Entretien et maintenance
Le fermier devra entretenir en bon état de fonctionnement les équipements qui lui ont été donnés en gestion et s'abstenir de les dégrader. Il devra veiller à maintenir en permanence un lot de pièces de rechange en vue de permettre une intervention immédiate pour les petites réparations.
Les travaux d'entretien courant et d’entretien lourd sont effectués par des agents du fermier ou par des agents et prestataires désignés par lui.
Il est tenu de faire procéder à une révision générale du groupe électrogène au bout de 6000 heures de fonctionnement.
Sauf en cas de défaillance dûment constatée du fermier, la Mairie s'interdit d'intervenir par elle-même ou de faire intervenir un tiers pour le dépannage du matériel.
En cas de dysfonctionnement du système de pompage après intervention des agents du fermier ou de prestataires désignés par lui, la Mairie, après une première mise en demeure de remédier au problème et restée sans effet après un délai d’une semaine, pourra imposer au fermier d’avoir recours à une société spécialisée, désignée par elle, pour une remise à niveau des installations. Les frais de remise à niveau resteront à la charge du fermier.
Le fermier sera tenu en cas de destruction partielle ou d'endommagement de son fait, de prendre en charge l'intégralité des frais de remise en état du matériel ainsi que tous les frais annexes qui s'y rattachent.
Interruption de Service
Le fermier devra aviser sans délai La Mairie et le Groupe local de Développement de toute interruption du service pendant plus de 24 heures consécutives et exposer par écrit les raisons de cette interruption.
Reporting
Le fermier devra communiquer à la Mairie des comptes rendus mensuels, techniques et financiers, en sorte que la Mairie puisse effectuer tous les contrôles nécessaires sous la forme :

  • D’une fiche récapitulative mensuelle technique et financière selon le modèle joint en annexe 2

  • D’une fiche récapitulative mensuelle des entretiens et renouvellements du matériel selon le modèle joint en annexe 3


Ces fiches mensuelles seront remises aux services techniques de la Mairie (au secrétariat du DSTM) avant le cinquième jour du mois suivant (n+1).

Une copie de la fiche récapitulative mensuelle technique et financière sera remise directement par le fermier au Groupe Local de Développement.
Les contrats divers passés par le fermier dans le cadre de l'exécution du présent contrat devront comporter une clause réservant à la Mairie la faculté de se substituer au fermier en cas de déchéance ou en fin de contrat.

Article 5 - Obligations générales des parties
Les parties contractantes ne peuvent de leur propre initiative modifier les caractéristiques techniques des installations ni opérer d'aménagement sans l'accord préalable de l'autre.

CHAPITRE III - EXPLOITATION DU SERVICE

Article 6 - Propriété du matériel
Les ouvrages de génie civil (château d’eau, abri-groupe, kiosques), le forage et les équipements hydrauliques (conduites, pièces spéciales et bornes-fontaines) objets du présent contrat ainsi que leurs aménagements sont la propriété de la Mairie.

Le système de pompage (groupe électrogène, pompe et exhaure), mis à la disposition du fermier, reste la propriété de la Mairie.

Article 7 - Qualité de l’eau
L'eau distribuée provient des forages de production et sera traité par le système mis à la disposition du fermier.

Le fermier s'engage à fournir toute l'eau nécessaire aux besoins publics et privés de la Collectivité, à l'intérieur de la zone objet du contrat dans la limite de la capacité des installations mises à sa disposition.

L'eau distribuée devra présenter constamment les normes de potabilité fixées par la réglementation en vigueur.

La mairie se réserve le droit de faire procéder aux prélèvements nécessaires pour s'assurer de la qualité de l'eau distribuée.
Article 8 - Fonctionnement du service
Au niveau des Kiosques et des Bornes fontaines, le fermier est tenu d'assurer la distribution continue de l'eau afin que la population puisse s'approvisionner de 7 h 00 à 19 h 00 et ce, sept (7) jours sur sept (7).

Toutefois des fermetures ponctuelles peuvent être autorisées afin que les fontainiers puissent remplir leurs obligations religieuses. A ce titre, un planning hebdomadaire des périodes d’arrêt de la distribution sur les kiosques doit être soumis à l’approbation de la Mairie.

Le fermier ne pourra interrompre le service de l'eau qu'en cas de nécessité absolue. Les interruptions devront être portées préalablement à la connaissance de la Mairie et du Groupe Local de Développement.


CHAPITRE IV - TARIFS ET DISPOSITION FINANCIERES

Article 9 - Prix de base
Le prix de base de l'eau est fixé comme suit :

Vente aux bornes-fontaines et kiosques à 10 FCFA le bidon ou le seau (contenance maximum =22 litres), soit environ 455 FCFA le m3, le fût de 220 litres sera vendu à 100 FCFA.
Ce prix est un prix maximum et le fermier peut, après avoir informé la mairie, baisser ce prix de vente.

Le prix de vente de l’eau doit être le même sur tous les points de distribution du réseau et pour tous les usagers. Il doit faire l’objet d’un affichage visible par les usagers sur le château d’Eau et sur tous les points de distribution.

Article 10 - Révision des prix
L'application d'un nouveau prix de base ne peut intervenir qu'à l’anniversaire du contrat et devra préalablement avoir fait l'objet de négociation et de l'accord des deux parties. En cas de révision des prix, les parties signeront un avenant au présent contrat.

Article 11- Répartition des produits de la vente d'eau
Le fermier perçoit l'intégralité des revenus de la vente de l'eau, quel que soit le volume vendu.
Le fermier est tenu de verser mensuellement les sommes suivantes qui sont proportionnelles aux volumes produits.


  • Une somme de 20 FCFA/m3 produit est versée mensuellement à la Mairie sur le compte suivi de la DSTM pour les frais de contrôle et de suivi

  • Une somme de 75 FCFA/m3 produit est versée mensuellement sur un fonds de Développement du Site géré par le Groupe local de Développement.

  • Une redevance renouvellement de 30 FCFA/m3 produit est versée mensuellement sur le compte renouvellement spécifique du site.


Ces versements seront effectués avant le 5ème jour du mois suivant le mois au titre duquel ils sont dus. Les justificatifs des versements devront être joints aux fiches récapitulatives mensuelles remises à la Mairie.
Le solde du produit de la vente de l'eau est acquis au fermier. Le fermier devra à tout moment être en mesure de produire un état de la gestion du système et des versements réalisés sur les différents fonds.

Article 12- Gestion du renouvellement

Les redevances renouvellement sont versées sur un compte spécifique ouvert par le fermier et la DSTM et libellé « compte renouvellement du réseau de ……….. ». Deux signatures sont déposées : la signature du fermier et la signature du DSTM.

Tout retrait sur ce compte est exclusivement destiné au renouvellement du système de pompage.
La procédure est la suivante :
Demande du fermier à la mairie du renouvellement de matériel avec présentation d’un devis complet pièces et main d’œuvre de prestataires ou sociétés spécialisées.

En cas d’accord de la DSTM, retrait des fonds qui sont mis à la disposition du fermier qui fait procéder, sous le contrôle de la DSTM, aux travaux prévus.

CHAPITRE V - CONTRÔLE ET INFORMATION

Article 13 - Contrôle effectué par la Mairie
Le contrôle des activités du fermier aussi bien d'un point de vue technique que financier pourra à tout moment être effectué par la Mairie. Le Fermier devra fournir, à la première demande de la Mairie, toute justification concernant la bonne exécution de la mission de service public qui lui a été confiée.
Article 14 - Information de la Mairie et du Groupe local de Développement
Le fermier doit tenir informés la Mairie et le Groupe Local de Développement des éventuelles difficultés rencontrées dans l'exécution de son contrat.

Il remettra annuellement à la Mairie un rapport récapitulatif qui comprendra au minimum les éléments suivants : volume produit au cours de l’année (avec détail mensuel), volume distribué au cours de l’année (avec détail mensuel), Prix de vente pratiqué, Réparation et renouvellement effectués dans l’année (détail et coût), redevances et taxes versées (avec montant et date de versement).


CHAPITRE VI - MESURES DE SUBSTITUTION - PENALITES - RESILIATION

Article 15 - Mesures de substitution
En cas de défaillance du fermier et après une simple mise en demeure non suivie d'effet après un délai de quinze jours, la Mairie pourra prendre toutes mesures nécessaires pour faire fonctionner le service, aux frais du fermier. Elle pourra exploiter elle-même le réseau ou le faire exploiter par un tiers.
Article 16 - Pénalités
En cas d'interruption non justifiée du service supérieure à 24 heures, la Mairie aura la faculté de prononcer des pénalités d'un montant correspondant à 50 % des recettes globales de vente de l'eau estimées pour la période d'interruption.
Article 17 - Résiliation
17.1 Résiliation par la Mairie
En cas de non-exécution par le fermier d'une seule des clauses et conditions du présent contrat, La Mairie pourra, quinze jours après une mise en demeure demeurée sans effet, résilier le présent contrat sans indemnité.

Sans que cette énumération soit limitative, le contrat sera notamment de plein droit résilié par La Mairie dans les cas suivants :

  • suspension pendant plus de 10 jours de la distribution d'eau du fait de circonstances imputables au fermier ;

  • défaut ou insuffisance d'entretien des ouvrages dûment constaté ;

  • faillite, redressement judiciaire ou liquidation du fermier.

En cas de résiliation suite à une défaillance du fermier, la caution reste acquise à La Mairie sans préjudice de tous autres dus, droits et dommages-intérêts dont la Mairie pourrait poursuivre le paiement.
17. 2 Résiliation par chacune des parties
En tout état de cause, chacune des parties aura la faculté de résilier le présent contrat après avoir notifié à l'autre un préavis de trois mois. La partie qui prend l'initiative de la rupture devra expliquer par écrit les motifs de la résiliation du contrat.
CHAPITRE VII - FIN DU CONTRAT ET DISPOSITIONS DIVERSES

Article 18 – Fin de contrat anticipée
Conformément aux clauses de la convention de délégation de compétences liant la mairie et la STEE en matière de distribution d’Eau dans les quartiers périphériques de N’Djaména, le présent contrat prendra fin quand la STEE aura étendu son réseau à ce quartier et demandera que la mairie lui remette les installations. La Mairie sera tenue de respecter le préavis de trois mois prévu à l’article 16.

Les modalités détaillées du transfert des installations seront alors arrêtées, d’un commun accord, entre le fermier, la mairie et la STEE.

Le présent contrat sera alors résilié et le fermier ne pourra élever aucune protestation, ni réclamer une compensation à titre de préjudice.

Article 19 - Retour des biens a la commune
A la date d'expiration du contrat, le fermier est tenu de retourner l'ensemble des biens mis à sa disposition par la mairie , sans frais, en état normal d'entretien et de fonctionnement.

Si aucune faute ne peut être mise à la charge du fermier et si l'état des lieux en fin de contrat ne fait ressortir aucune détérioration des équipements du fait du fermier hormis le vieillissement et l'usure normale des installations, la Mairie s'engage à lui restituer le montant de la caution.

Article 20 - force majeure
En cas de force majeure, Le fermier devra aviser La Mairie par écrit dans les meilleurs délais.

Si La Mairie ne conteste pas le cas de force majeure évoqué par Le fermier dans un délai de quinzaine à compter de la réception de la lettre de notification, Le fermier sera libéré de ses obligations jusqu'à ce que cette force majeure ait cessé.
En aucun cas une défaillance des équipements consécutive à un manque d'entretien du Fermier ne sera considérée comme un cas de force majeure
Article 21 - Election de domicile - notifications
Pour les besoins des présentes et de leurs suites, les parties font élection de domicile :
La Mairie de N'Djaména DSTM BP 439 NDJAMENA

Le fermier en ses bureaux sise à …………………………….
Toutes notifications ou injonctions au titre du présent contrat seront valablement faites par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre par porteur avec remise contre récépissé aux adresses ci-dessus.

Article 22 - Droit applicable et attribution de juridiction
Le présent contrat et ses annexes sont soumis au droit Tchadien qui sera seul applicable. A défaut de conciliation entre 1es parties, tous litiges auxquels le présent contrat et ses annexes pourront donner lieu, notamment au sujet de sa validité, de son interprétation, de son exécution ou de sa résiliation seront soumis aux tribunaux compétents de N'Djaména.

Fait à N'Djaména, le ................

en deux exemplaires


Pour le fermier Pour la Mairie


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