Le délai de paiement pour les eple





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Le délai de paiement pour les EPLE

Définition :
Le délai global de paiement (DGP) défini au Titre IV à l’alinéa 1 de l’article 37 de la loi n° 2013-100 du 28 janvier 2013 a pour but de lutter contre les retards de paiement dans la commande publique qui pénalisent lourdement les entreprises. Il s’agit d’obliger les établissements publics à régler leurs factures dans un délai réglementaire. Plusieurs textes sont intervenus pour préciser ce délai et ses modalités d’application.
Ce délai s’applique pour tous les contrats de la commande publique définis comme les contrats ou marchés « ayant pour objet l’exécution de travaux, la livraison de fournitures ou la prestation de services, avec une contrepartie économique constituée par un prix ou un droit d’exploitation, ou la délégation d’un service public ». En clair il s’applique à pratiquement toutes les factures d’un EPLE sans distinction de montant.

Le décret du 29 mars 2013 précise que, comme les collectivités locales, les établissements publics locaux d’enseignement sont assujettis à un délai de paiement maximum de 30 jours. Il est possible de réduire contractuellement ce délai ; si peu d’EPLE usent de cette contrainte supplémentaire, elle leur est parfois imposée comme dans le cas de certains marchés de gaz ou d’électricité.
Il existe un délai de paiement spécifique de 20 jours, posé par l’article L.443-1 du code du commerce, pour les viandes fraîches et ses dérivés qui court à compter de la livraison et non à partir de la réception de la facture.

Procédure :
Départ du délai de paiement.

Le point de départ du délai global de paiement est normalement la date de réception de la facture. Pour clairement identifier cette date afin de pouvoir justifier du respect du DGP on utilisera un tampon dateur ou on mentionnera à la main la date d’arrivée sur la facture. Cela permettra au comptable de vérifier le DGP lors de l’examen des pièces du mandatement.
La règle du paiement après service fait prime sur la date de réception de la facture pour le calcul du DGP. Dans certains cas, ce sera donc la date du service fait, c’est-à-dire d’achèvement des prestations faisant l’objet de la demande de paiement, attestée par l’ordonnateur, qui sera retenue pour le départ du DGP.

Afin d’éviter toute contestation, il est indispensable de pouvoir justifier de cette date de service fait postérieure à la date de facturation. Il conviendra, notamment lorsque le litige ne porte pas sur la livraison proprement dite mais sur des éléments de cette livraison (livraison incomplète, non conforme, etc...), est de faire un courrier ou un courriel à l’entreprise indiquant la suspension du DGP en attente du service fait. Cet écrit - de préférence à une communication téléphonique ou venant en complément - est une précaution indispensable non seulement pour le respect du DGP, mais également pour solutionner quantité de litiges possibles dans le futur (exemple d’une facturation annulée d’un commun accord par téléphone mais dont le paiement est réclamée des mois ou des années après faute d’avoir été supprimée dans les fichiers de l’entreprise). Cet écrit sera conservé avec le double du mandat et une mention « attestation du service fait à la date du…. » sera inscrite sur la facture originale jointe au mandat pour justifier du paiement au-delà des trente jours de sa réception.
En cas d’absence de mention par l’établissement des dates qui déterminent le point de départ du délai (réception de la facture, service fait…), la facture est réputée avoir été reçue à sa date d’émission augmentée de deux jours.
Suspension du délai de paiement.

Le délai Le délai de paiement peut être suspendu une fois par l’ordonnateur avant le mandatement de la dépense. C’est le cas notamment lorsque le pouvoir adjudicateur constate que la facture ne comporte pas l'ensemble des mentions prévues par le décret de 2007 sur les PJ, ou encore que celles-ci sont erronées ou incohérentes (absence de mentions obligatoires sur la facture, prix non conformes aux clauses du contrat, absence de pièces justificatives prévues au contrat, etc...).

Il convient de ne pas confondre cette procédure avec celle concernant la règle du service fait. Mais dans ce cas également, il est indispensable de pouvoir justifier du non-respect du DGP. L’ordonnateur doit donc notifier par écrit la suspension du DGP et les motifs. Lorsqu’il aura reçu et vérifié les pièces justificatives correctes, l’ordonnateur mettra fin à la suspension du délai de paiement à la date de réception des pièces complémentaires. A noter qu’à compter de la date de fin de suspension du DGP, un nouveau délai de paiement de 30 jours est ouvert.
La fin du délai de paiement.

Le délai de paiement prend fin lors de la mise en paiement de la facture par l'agent comptable c’est à dire à la date à laquelle il a opéré le règlement ; autrement dit, la date de l’ordre de paiement qu’il a donné à la banque. Pour les EPLE on peut considérer que c’est la date du transfert du fichier EFCI aux services de la DDFIP.

Les sanctions pour non-respect du délai de paiement :
Les sanctions pour défaut de paiement dans les délais se composent de trois éléments :

- les intérêts moratoires dus de plein droit sans aucune demande du créancier,

- une indemnité forfaitaire due également de plein droit,

- des intérêts légaux appliqués aux intérêts moratoires et à l'indemnité forfaitaire si le délai de paiement de ces deux dernières composantes dépasse 45 jours. Le paiement des intérêts légaux doit être demandé par le créancier.
Les intérêts moratoires dus de plein droit.

Les intérêts moratoires en cas de non-respect des délais de paiement sont dus de plein droit et doivent être liquidés et mandatés automatiquement sans que l’entreprise ne les demande. Toute renonciation de sa part est réputée non écrite. Il n’y a pas de montant minimal pour devoir mandater ces intérêts.

Le taux des intérêts moratoires est fixé par décret. Les intérêts moratoires sont calculés sur le montant toutes taxes comprises (TTC) de la facture. La période à prendre en compte se dénombre en jours calendaires ; elle commence dès le dépassement du DGP (le jour suivant la fin de ce délai étant le jour n° 1) et se termine à la date de mise en paiement par l’agent comptable (le jour du paiement étant inclus).

Les intérêts moratoires se calculent au prorata temporis en nombre de jours calendaires rapportés au nombre de jours d’une année civile (365 ou 366 en année bissextile) ; la formule est donc la suivante : montant de la facture TTC x nombre de jours de dépassement x taux, le tout étant divisé par 356 ou 366. Vous trouverez sur internet des utilitaires vous permettant de calculer automatiquement ces intérêts moratoires : https://www.service-public.fr/simulateur/calcul/interets-moratoires
L’indemnité forfaitaire due de plein droit.

L’article 40 de la loi du 28 janvier 2013 indique que : « Le retard de paiement donne lieu, de plein droit et sans autre formalité, au versement d’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, dont le montant est fixé par décret. Lorsque les frais de recouvrement exposés sont supérieurs au montant de cette indemnité forfaitaire, le créancier peut demander une indemnisation complémentaire, sur justification. L’indemnité forfaitaire et l’indemnisation complémentaire sont versées au créancier par le pouvoir adjudicateur ».

En plus des intérêts moratoires, une indemnité forfaitaire est désormais due pour tout dépassement du DGP. Le montant de cette indemnité est fixé par l’article 9 du décret du 29 mars 2013 à 40 euros par retard constaté. Cette indemnité qui vise à couvrir les frais de recouvrement du créancier en cas de retard de paiement est due automatiquement, sans que le créancier ait à en faire la demande ou ait besoin de justifier ses frais. Par contre, si le créancier justifie auprès de l’ordonnateur de frais supérieurs à ce montant de 40 €, il peut prétendre à une indemnité supérieure.
Les intérêts légaux.

Les intérêts moratoires et l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement doivent être payés dans un délai de 45 jours suivant la mise en paiement du principal ; le non-respect de ce délai peut donner lieu au versement d’intérêts légaux en application de l’article 1153 du code civil. Ces intérêts au taux légal sont calculés sur le montant des intérêts moratoires et doivent être réclamés par le créancier à l’ordonnateur pour pouvoir lui être versés.
Comptabilisation.

Les intérêts moratoires et légaux ainsi que l’indemnité forfaitaire sont comptabilisés au service supportant les dépenses correspondantes et aux comptes :

* 661 – « Charges d’intérêts » pour les intérêts moratoires et légaux,

* 671 – « Charges exceptionnelles sur opérations de gestion » pour l’indemnité forfaitaire.

L’agent comptable et le délai de paiement.
Le délai de paiement de 30 jours est unique et comprend la phase de traitement par l’ordonnateur et la phase de traitement par l’agent comptable. Il est donc indispensable qu’il y ait concertation entre les deux pour que la répartition du DGP permette à chacun de jouer pleinement son rôle dans des conditions de délais acceptables. Pour maîtriser le délai maximal de paiement de leurs dépenses, les EPLE ont la faculté d'envisager le partage du délai global de 30 jours qui s'impose à eux dans le cadre de la convention du groupement comptable. On considère généralement qu’un partage du délai de 30 jours en 20 jours pour l’ordonnateur et 10 jours pour le comptable est un bon compromis.

A noter que du fait de la spécificité des comptables des EPLE, l’établissement scolaire qui se verrait tenu de payer des intérêts et des indemnités en raison d’un dépassement du DGP imputable au comptable, serait contraint d’assumer ces pénalités sur son budget sans action récursoire envers l’Etat ou le comptable.
C’est pourquoi il doit y avoir une coopération et une information réciproque entre l’ordonnateur et le comptable sur le respect par chacun du délai dont il dispose. Il peut ainsi être nécessaire qu’en cas d’urgence un ordonnateur informe que le mandatement qu’il envoie à l’agence comptable doit être payé dans un délai plus réduit que celui qui est normalement dévolu au comptable. Il est par ailleurs souhaitable que chaque bordereau de mandatement soit revêtu de la date d’arrivée à l’agence comptable et de la date de paiement afin d’éviter toute contestation sur les responsabilités de chacun dans le dépassement du DGP.
Si l’agent comptable est tenu d’informer l’ordonnateur des paiements qu’il doit engager en application de la loi, il n’est pas en mesure de procéder au mandatement d’office des intérêts moratoires et indemnités forfaitaires pour dépassement du DGP. Par contre il est tenu d’informer par écrit l’ordonnateur de la nécessité de procéder aux mandatements de ces sommes pour retard de paiement et de conserver une trace écrite de cette alerte pour prémunir sa responsabilité personnelle et pécuniaire. Mais si l’ordonnateur refuse d’engager les paiements des pénalités, l’agent comptable n’a aucun moyen de l’y contraindre.

Préconisations.
Les pénalités pour non-respect du délai de paiement peuvent représenter un enjeu financier appréciable pour les EPLE. Compte tenu de ces délais de paiement il faut arriver à une périodicité des mandatements de l’ordre de 15 jours, trois semaines au grand maximum. Un seul mandatement par mois ne permettant pas de respecter le délai global de paiement avec le temps du traitement à l’agence comptable.

Diminuer la taille des mandatements et donc augmenter leur périodicité, c’est fluidifier la gestion des factures, c’est aussi faciliter le contrôle du gestionnaire et donc augmenter la « qualité » du mandatement. Pour le comptable s’est rendre les contrôles plus agréables et plus pertinents. Les mandatements sont plus fréquents, donc cela réduit les risques d’encombrement par l’afflux massif de pièces des établissements rattachés à un même moment. La vérification d’un mandatement plus réduit permet aussi un contrôle plus précis, plus approfondi.

Les points d’attention :
Concernant la problématique du respect du DGP avec la durée des congés d’été pour les EPLE, une des solutions peut être d’appréhender la période de la fin d’année scolaire comme celle de la fin d’année civile ; c’est-à-dire en stoppant les commandes suffisamment tôt pour que toutes les factures parviennent avant début juillet ou en demandant des livraisons pour septembre. Pour les denrées alimentaires on peut intervenir auprès des fournisseurs pour avoir les factures dans la première semaine de juillet. Autre point important : mandater le maximum de factures pour fin juin afin de n’avoir qu’un « petit mandatement de dernière minute » à faire en juillet. Il faut penser aussi à l’encombrement des agences comptables et éviter au maximum de leur donner en dernière minute des mandatements importants en volume qui vont se cumuler pour tous les établissements du groupement. Enfin il semble indispensable que le premier travail du gestionnaire à son retour fin août soit de mandater en urgence les factures de l’année scolaire précédente parvenues durant les vacances. Trop souvent le premier mandatement après les vacances n’est fait que tardivement vers le 10 septembre ; et parfois il y a mutation au 1 septembre du gestionnaire ou du comptable.
En cas d'absence de mandatement dans les délais, le créancier peut recourir à la procédure de mandatement d'office ou d'inscription d'office qui est prévue à l'encontre des EPLE aux articles L421-13 du code de l’Education et L1612-15 du CGCT.
L'absence de mention des intérêts moratoires et de l’indemnité forfaitaire sur une facture ne constitue pas une erreur de liquidation susceptible d’entraîner un rejet du mandat puisque les pénalités n'ont pas à être liquidées dans la facture.


Textes de référence et documentation :


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