Adresse siège social
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Obligations règlementairesDéclarations en Préfecture CREATION Contenu dossier
Mode déclaration
https://mdel.mon.service-public.fr/gestion-association.html
Utiliser les Cerfa aux adresses suivantes http://vosdroits.service-public.fr/associations/R19467.xhtml http://vosdroits.service-public.fr/associations/R20991.xhtml Demande publication au Journal Officiel Le coût est de 44 € à ce jour.
MODIFICATION Déclaration de :
Pièces à fournir
Mode déclaration
mon.service-public.fr Il faut se créer un compte, et ensuite on peut faire la modification en ligne (nouveau service). Les pièces importantes (statuts, récépissés, procès-verbaux …) sont enregistrées et on peut s’en servir pour un certain nombre de démarches (demandes de subventions CNDS ou autres …)
Registre spécial L’association doit posséder un registre spécial pour la notification de toutes les modifications et changements déclarés en Préfecture (article 5 de la loi du 1er juillet 1901). Ces changements y sont mentionnés avec mention des dates de récépissés. Il s’agit d’un livre-journal côté (pages numérotées et reliées entre elles). Il est paraphé par le Président de l’association. Les changements sont transcrits les uns à la suite des autres sans ratures et sans blanc (pas de passage à une autre page tant que la page en cours n’est pas remplie). Il n’est pas possible de coller des feuilles blanches dans ce registre et il ne faut pas y faire figurer les procès verbaux d’Assemblées Générales ni les comptes-rendus de Conseils d’Administration. Ce registre doit être présenté à toute réquisition des autorités. L'absence du registre spécial, sa tenue irrégulière ou incomplète ou sa non production aux autorités peut justifier des sanctions : • Au plan civil, la dissolution judiciaire de l'association, • Au plan pénal, une amende de 1 500 euros (3 000 euros en cas de récidive). • Au plan administratif, la suppression d'une subvention. Ces mêmes sanctions s'appliquent aux associations qui omettent de déclarer leurs changements. Voir modèle page suivante En page de garde du registre ou en-tête, vous pouvez mentionnez : « Registre spécial de l’association (nom du club) dont le siège social est à (adresse), coté et paraphé par (nom du Président) » Chaque évènement ou changement porté sur le registre spécial doit mentionner la date et être signé par le Président en exercice. Les articles doivent se succéder dans le registre sans blanc et sans rature. Vous pouvez utiliser le modèle suivant :
Affiliation à la Fédération Contrat Club La demande d’affiliation intervient après avoir choisi le ou les professeurs qui interviendront et avoir obtenu des créneaux dans une salle. On peut faire cette démarche par extranet ou utiliser le formulaire prévu à cet effet et l’envoyer par courrier. Il faut ensuite mettre à jour le Contrat Club à chaque fois qu’il y a modification de Dirigeants, de professeur, de salle, de siège social ou de statuts : le plus simple est de le faire par extranet. Agrément Jeunesse et Sport
Cette demande ne peut être faite que 2 ans minimum après la création du club. Elle permet de pouvoir solliciter des subventions auprès de certaines collectivités territoriales (par exemple subvention CNDS). La demande s’adresse à la direction départementale de la cohésion sociale (et de la protection des populations) (DDCS/DDCSPP) du département du siège du club. Le dossier doit être composé des pièces suivantes :
Déclaration d’Etablissement d’Activités Physiques et Sportives Le terme "établissement d’activités physiques et sportives" (EAPS) doit être entendu, dans une acceptation large, comme étant la réunion :
Toute association sportive, agréée par l’Etat ou non, est donc considérée comme un établissement d’activités physiques et sportives. La déclaration doit être faite à la Direction Départementale de la Cohésion Sociale (et de la Protection des Populations). Elle entraîne un ensemble d’obligations :
Educateurs Pour pouvoir enseigner, outre le diplôme lui permettant d’exercer, le professeur salarié doit obtenir sa carte professionnelle auprès de la DDCS/DDCSPP. Cette carte est à renouveler tous les 5 ans. Assurances
Ne pas oublier, pour qu’elle soit valable, de licencier les membres du Comité Directeur avant le 1er septembre.
Affichage Un certain nombre de documents doivent être affichés dans le(s) lieux de pratique :
Hygiène et sécurité Le club doit disposer d’une trousse de secours. Il faut avoir un tableau d’organisation des secours et un moyen de communication rapide. En cas d’accident grave (décès ou incapacité de longue durée) il faut faire une déclaration d’accident à la Préfecture. Documents à demander aux adhérents
Documents comptables Avoir une comptabilité rigoureuse est une obligation pour rendre compte à ses adhérents et à des partenaires sociaux de l’utilisation des fonds. On peut se contenter d’une comptabilité simplifiée car le budget n’est pas très important : il est conseillé (et c’est ce qui est réclamé pour les demandes de subvention) d’avoir un compte de résultat (voir les outils proposés). Assemblée Générale Les clubs de judo ont l’obligation d’organiser au moins une AG annuelle (voir module « Comment réussir son Assemblée Générale »). Il est bon d’avoir un classeur pour les procès-verbaux d’Assemblées Générales. Le procès-verbal est la pièce justificative pour les déclarations de modification en Préfecture, auprès de la DDCS/DDCSPP, de la banque … Aucun texte n’en impose le contenu, ni la forme : il peut s’agir d’un classeur dans lequel on placera des PV imprimés. Il est conseillé d’y faire figurer :
Pour une plus grande clarté, il est préférable de numéroter les pages et de les faire parapher par le Président et le Secrétaire Général. Ils seront également signés à la fin par ces deux personnes. Salariés
Ce dispositif dépendant de l’URSSAF vous permet en même temps de déclarer vos salariés, de leur fournir un contrat de travail, de les payer avec un chèque-emploi associatif, d’obtenir une fiche de paie, de déclarer tous les mois les salaires, ce qui automatise les prélèvements sociaux et vous dispense de toute déclaration trimestrielle ou DAE annuelle. Cela peut être une bonne solution pour des dirigeants ayant peur de se perdre dans les méandres des administrations, mais enlève une certaine visibilité … A chacun de faire son choix. Sinon :
Le contrat de travail doit être en accord avec la Convention Collective Nationale du Sport Etendue (CCNS) : voir module « Dirigeants/Enseignants » pour avoir des modèles de contrat de travail.
Vous pouvez le faire en ligne à l’adresse ci-dessous (il faut un justificatif d’identité électronique du président, donc pensez à scanner votre pièce d’identité au préalable), ou par courrier au Centre de Formalités des Entreprises compétent de votre département. https://www.cfe.urssaf.fr/CFE_Declaration A noter que si vous voulez faire toutes vos déclarations en ligne, vous avez intérêt à passer par la DPAE décrite ci-dessous.
La DPAE rassemble 6 formalités liées à l’embauche :
Elle doit être faite 8 jours avant le début de la période d’essai. 2 méthodes :
Il y a une visite à faire à l’embauche (avant l’expiration de la période d’essai), puis un suivi périodique.
La Convention Collective prévoit l’adhésion à un Régime de Prévoyance pour vos salariés : n’oubliez donc pas d’y adhérer et de déclarer vos salariés.
Vous pouvez payer vos salariés par chèque ou par virement. Pour la fiche de paie, vous avez le choix entre :
Les cotisations se paient trimestriellement à l’URSSAF et à la Caisse de Retraite, et semestriellement pour le Régime de Prévoyance. On peut le faire par net-entreprises.fr. En 2016, la DSN (déclaration sociale nominative) remplacera toutes les déclarations sociales issues de la paie. Dans tous les cas :
Il peut être tenu sur support numérique. Les mentions portées dans le registre permettent d’identifier le salarié. Ces mentions sont les suivantes :
Ce dossier fait l'inventaire des produits, matériel et conditions de travail, pouvant causer un dommage au(x) salarié(s). La mise à jour est effectuée, au moins chaque année ainsi que lors de toute décision d'aménagement important modifiant les conditions d'hygiène et de sécurité ou les conditions de travail.
A payer avant le 1er mars de chaque année. C’est à vous de les contacter la première fois : les bordereaux de versement ne sont pas envoyés automatiquement pour les clubs n’ayant pas encore adhéré. Fichiers informatiques : quels droits et devoirs ? Les fichiers des membres et donateurs d’une association sont dispensés de déclaration à la CNIL. Mais il faut informer les personnes de l’existence de ce fichier et de leur droit d’accès aux informations qui les concernent. Et bien sûr prendre toutes les mesures utiles pour la protection de ces données. À noter : les mairies demandent parfois, pour l’obtention d’une subvention, la liste des adhérents avec adresses : c’est illégal. Cours en musique Attention, si vous faites des cours en musique (autre que radio), tels que taïso, vous devez vous déclarer à la SACEM et payer une cotisation. Organisation de Tournois Ne pas négliger les demandes d’autorisation nécessaires : organisation (Ligue dont le club dépend), buvette (au Maire) … Pour la buvette, en principe le Code du Sport interdit la vente de boissons alcoolisées dans l’enceinte de la salle sportive. Pensez à prévenir l’assurance de la Fédération. Vérifier que tous les participants disposent bien d’un certificat médical de moins d’un an attestant de la non-contrindication à la pratique du judo en compétition. Assurer la sécurité des participants et du public. Organisation de lotos, loteries, tombolas, repas Prévenir l’assurance fédérale. L'organisation des loteries et des tombolas est soumises à une procédure d'autorisation préalable en préfecture permettant de vérifier qu'elle ne relève pas du champ commercial. Il est bon de demander l’autorisation du maire également. Les lotos ne doivent pas être ouverts à tous et, sur un même loto, chacun des participants doit miser globalement au plus 20 €. Les lots doivent être des biens, des services ou des bons d'achat non remboursables. Les lots ne peuvent pas être des sommes d'argent. L'exonération d’impôt est de droit si l'association mène des actions d'intérêt général et n'a pas organisé dans la même année civile plus de 5 événements ayant dégagé des recettes exceptionnelles (spectacles, conférences, expositions, kermesses et autres fêtes, etc.). S’il y a diffusion de musique, il faut cotiser à la SACEM. Organisation de déplacements Le club peut organiser des déplacements, soit pour aller en compétition, soit lors de stage, pour se rendre sur le lieu d’activités. On peut faire appel à des bénévoles pour assurer ce transport : ils sont couverts par l’assurance liée à la licence. Cependant, il convient de signer des ordres de mission pour chaque bénévole assurant ce service. Participation aux compétitions Vérifiez que vos judokas ont des passeports sportifs à jour (vignette, grades, certificat médical). N’oubliez pas d’inscrire préalablement par extranet quand il y a lieu. Pour les organisateurs : le plus important est le certificat médical ; si le passeport est absent, on peut vérifier en ligne la prise de licence, mais il faut un certificat médical en règle. Stages avec hébergement Aux termes de l’arrêté du 1er août 2006, les séjours organisés par une fédération sportive, ses organes déconcentrés ou par les clubs affiliés, auxquels participeront 7 mineurs, doivent être déclarés en tant que séjour spécifique. La déclaration doit être adressée à la DDCS/DDCSPP du siège social de l’organisateur 2 mois avant la date du séjour. |
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