Des nouvelles technologies d’information, de communication et des moyens informatiques





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SYNDICAT C.GT DES FONCTIONNAIRES TERRITORIAUX

ET AGENT PUBLICS DE LA VILLE DE DRANCY

Drancy, le 23 octobre 2012

Monsieur le Maire de Drancy

Monsieur le DRH

Objet : Utilisation d’intranet et internet.

Messieurs,

Vous avez permit à la CGT et la CFDT l’accès au réseau intranet et internet ainsi que des moyens informatiques à la seule CFDT. La CNIL précise la nécessité d’une négociation préalable. En effet, l’accès par les organisations syndicales à l’intranet et à la messagerie électronique de l’entreprise ne peut être considéré comme légitime que si sa mise en œuvre résulte d’une négociation, désormais rendue obligatoire par la loi n° 2004-391 du 4 mai 2004 et L2142-6 du Code du Travail.
C’est donc dans ce cadre que nous vous proposons un projet de protocole d’accord.

Dans l’attente d’un rendez vous pour légalisé ce droit déjà appliqué, et restant à votre disponibilité,
Recevez Messieurs, nos salutations.

Arnaud MELLAERTS

Pour la CGT

PROJET DE PROTOCOLE DE BON USAGE

DES NOUVELLES TECHNOLOGIES D’INFORMATION, DE COMMUNICATION ET DES MOYENS INFORMATIQUES

APPLICABLE AUX ORGANISATIONS SYNDICALES
La loi n° 2004-391 du 4 mai 2004, relative à la formation professionnelle tout au long de la vie et au dialogue social, insère à l’article L412-8 modifié (L2142-6) du Code du Travail, une disposition officialisant la possibilité pour les organisations syndicales, d’utiliser l’Intranet et la messagerie électronique de leur employeur, par voie d’accord d’entreprise.
La Commission Nationale d’Informatique et des Libertés considère que les entreprises et les administrations doivent négocier les conditions dans lesquelles la messagerie et de l’intranet de l’entreprise peut être utilisée par les instances représentatives du personnel ou pour l’exercice d’un mandat syndical.
L’objet du présent protocole est d’une part, de préciser les conditions de mise à disposition de ces outils par la Ville de Drancy aux organisations syndicales, et, d’autre part, d’en prévoir les règles d’utilisation.
La Ville de Drancy s’engage à mettre à la disposition des organisations syndicales ces outils des nouvelles technologies d’information et de communication et à leur en faciliter l’accès.
Les organisations syndicales s’engagent, en contrepartie, à respecter le présent protocole de bonne conduite précisant les conditions d’utilisation de la messagerie interne et du réseau.
L’utilisation de ces outils vise à simplifier l’action quotidienne des acteurs du dialogue social et enrichir ainsi la communication entre les agents, les organisations syndicales et les administrations.
Le respect des principes énoncés participe à construire un dialogue social de qualité fondant le contrat de confiance entre les organisations syndicales et la Ville de Drancy.

Protocole de bon usage des NTIC applicable aux organisations syndicales
I – Moyens


  1. Logistique


La collectivité met à la disposition de chaque organisation syndicale ayant déclaré une section locale, 2 postes informatiques, une imprimante-scanner et les logiciels nécessaires à l’usage de la bureautique, de la messagerie et à l’accès à l’Intranet. Ce matériel, relié au réseau informatique de la collectivité, permet la connexion gratuite à la messagerie, au réseau Intranet et au réseau Internet. Dans les services ou le personnel n’a pas accès direct à l’intranet des bornes informatiques seront à disposition (1 par salle de repos ou repas ou vestiaire).
Ce matériel et les logiciels qui y sont installés ainsi que leur renouvellement sont soumis aux règles qui s’appliquent à l’ensemble du parc informatique de la collectivité. Il est en particulier interdit d’y installer d’autres logiciels que ceux mis en place par le service informatique.
Le service informatique assurera la maintenance technique de ce matériel et l’assistance utilisateurs pour les logiciels qui y sont installés, à l’identique de ce qui est pratiqué pour l’ensemble des postes de ce réseau.
Chaque organisation syndicale disposera de 3 boîtes aux lettres de messagerie électronique à son nom, dans les conditions précisées ci-après. Le syndicat communiquera à la collectivité le nom du référent de la boîte aux lettres qui lui sera attribuée. Le référent peut autoriser les personnes de son choix à utiliser les boîtes aux lettres.
Chaque organisation syndicale disposera par ailleurs d’un espace dédié sur l’Intranet, où elle pourra afficher toute information de son choix à destination de ses adhérents et des agents de la collectivité, dans les conditions précisées ci-après.
Aucun autre matériel que celui fourni par la collectivité ne pourra être raccordé au réseau informatique de la collectivité. L’installation, le suivi et le fonctionnement du matériel ainsi acquis sont entièrement à prendre en charge par les organisations syndicales. Cette restriction répond a une nécessité de sécuriser le réseau de la collectivité qui ne peut être garanti qu’avec des postes complètement maitrisés. Le réseau internet fournis aux syndicats étant lui libre de tout matériel connecté et accès.
2. Formation

La formation des référents de chaque organisation syndicale à la contribution dans leur page de l’Intranet sera dispensée par le service informatique.
II – Dispositions concernant l’accès à l’Intranet

Un espace est dédié à chaque organisation syndicale et les agents y ont accès.
1. Contenu Editorial

L’Intranet a pour vocation la mise à disposition, à l’attention de tous les agents raccordés à l’Intranet, d’informations syndicales de nature analogue à celles habituellement publiées par les organisations syndicales sur d’autres supports (tracts, bulletin périodiques,…).
2. Sécurité

L’accès à l’Intranet est autorisé, en consultation, pour tous les espaces accessibles à l’ensemble des agents.
Mise en ligne
La mise en ligne des informations sur les pages réservées aux organisations syndicales est effectuée par les organisations syndicales, sous leur responsabilité éditoriale et technique.
III – Dispositions concernant la messagerie

  1. Création


Chaque organisation syndicale se verra attribuer trois adresses de messagerie à ses coordonnées. Ces boîtes serviront pour l’envoi de messages à contenu syndical. Elles ne se substituent pas aux éventuelles boîtes aux lettres professionnelles des responsables syndicaux. La première servira pour les transmissions en interne de message de taille inférieure à 200 K/octets. La seconde adresse à utiliser pour les relations des différents élus du syndicat sera sans limite de volume des messages transmis et reçus autre que celle de la capacité du système lui-même
2. Utilisation

Les boîtes aux lettres ont vocation à être utilisées prioritairement pour la vie interne des organisations syndicales, notamment pour la correspondance avec les adhérents et les sympathisants ayant explicitement souhaité recevoir des messages. L’utilisation de la messagerie permet aux organisations syndicales de communiquer avec leurs adhérents et notamment les représentants du personnel pour l’exercice de leur mandat et d’échanger des informations sur des sujets qui les concernent.
3. Création des listes de diffusion

L’article L 412-8 du Code du Travail modifié par la Loi n° 2004-391 du 4 mai 2004 relative à la formation professionnelle tout au long de la vie et au dialogue social stipule en application des recommandations de la CNIL : « Un accord d’entreprise peut autoriser la mise à disposition des publications et tracts de nature syndicale, soit sur un site syndical mis en place sur l’intranet de l’entreprise, soit par diffusion sur la messagerie électronique de l’entreprise. Dans ce dernier cas, cette diffusion doit être compatible avec les exigences de bon fonctionnement du réseau informatique de l’entreprise et ne pas entraver l’accomplissement du travail. L’accord d’entreprise définit les modalités de cette mise à disposition ou de ce mode de diffusion, en précisant notamment les conditions d’accès des organisations syndicales et les règles techniques visant à préserver la liberté de choix des salariés d’accepter ou de refuser un message. »
Chaque organisation syndicale pourra, sous sa propre responsabilité, se constituer des listes de diffusion, comprenant les adhérents, et le cas échéant, les agents n’ayant pas exprimé leur désaccord pour y figurer.
Les agents s’inscrivent ou se désinscrivent sur les listes de diffusion via l’intranet. Les organisations syndicales sont tenues de faire droit sans délai à ces demandes.
Chaque message électronique émanant des organisations syndicales devra rappeler, dans une bannière, le droit d’opposition des agents à recevoir de tels courriers. Il est précisé que ces listes resteront confidentielles et pourront être consultées uniquement par l’organisation syndicale.

L’administration ne gérant pas ces listes, elle ne pourra ni donner de statistiques ni intervenir dessus.
4. Confidentialité des échanges

L’administration s’engage à respecter la confidentialité des messages électroniques en provenance ou à destination des boîtes aux lettres syndicales (contenus, auteurs et destinataires), et du contenu des listes de diffusion élaborées par les organisations syndicales.

Néanmoins, l’administration ne peut être tenue responsable des violations qui seraient, cependant, commises par des tiers.

Les outils de suivi (accusé de réception et/ou de lecture) seront disponibles pour les messages envoyés.
IV – Responsabilité

Le contenu des pages d’expression syndicale, y compris tout lien vers les sites internet, est sous l’entière responsabilité de chaque organisation syndicale qui détermine librement la nature et la forme des informations diffusées.
Les organisations syndicales engagent leur responsabilité sur les informations ou prises de position qu’elles décident de rendre publiques. Aussi, que ce soit dans leurs échanges de messages ou dans leurs publications sur l’Intranet, ont-elles l’obligation de respecter les règles relatives au droit de la presse (injure, diffamation…), à l’abus de droit, aux droits d’auteur, aux obligations imposées par la Loi Informatique et Libertés, au statut de la fonction publique, notamment quand à la violation du devoir de discrétion professionnelle ou de l’obligation de réserve.
Il est rappelé, à cette occasion, que certaines informations que les organisations syndicales sont amenées à connaître dans le cadre de leur participation aux organismes paritaires ont un caractère confidentiel.
La mise en cause nominative des autorités territoriales ou de tout agent quelle que soit sa position hiérarchique ou par le biais de messages électroniques identiques envoyés en nombre (pétition électronique) n’est pas autorisée.
V – Mise en œuvre
1. Respect de la charte de bon usage

Les instances représentatives du personnel et les délégués syndicaux doivent utiliser les nouvelles technologies dans le respect de la charte de bon usage des outils de communication mise en œuvre à la Ville de Drancy.
A ce titre, les principes suivants sont rappelés :

Ces outils sont destinés à un usage professionnel, l’usage à des fins personnelles est toléré à condition de rester modéré : l’usage dans un but commercial, comme l’usage privé abusif sont interdits et peuvent être sanctionnés.
Il est rappelé qu’il est interdit de diffuser ou de stocker des documents à caractère diffamatoire, discriminatoire, pornographique ou incitant à la violence ou à la haine raciale, passibles de poursuites pénales, sans préjudice de sanctions disciplinaires.

Le respect de la vie privée et du secret de la correspondance est garanti aux utilisateurs.

Dans le cadre du respect de la propriété intellectuelle et de la protection des informations nominatives, la création de tout traitement automatisé contenant des informations nominatives doit faire l’objet d’une demande préalable auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (C.N.I.L.), par le biais du correspondant Informatique et Libertés (C.I.L.) de la collectivité.


  1. Sécurité


Les organisations syndicales doivent assurer la sécurité de leurs informations, en gardant confidentiels les codes d’accès et mots de passe qui protègent la mise à jour de leur rubrique Intranet, l’accès à leurs postes informatiques et boîtes aux lettres de messagerie électronique.


  1. Révisions des dispositions


En acceptant ce protocole, les signataires s’engagent à respecter l’ensemble des principes énoncés.
Le non respect des modalités prévues dans le présent protocole, pourra conduire le comité d’éthique (composition à préciser) à réviser les droits d’accès à la messagerie et au réseau, pouvant aller jusqu’à la fermeture des boîtes aux lettres et des espaces Intranet concernés, par l’administration.
De même tout agent qui s’estimerait mis en cause par un message diffusé par une organisation syndicale peut saisir ce comité d’éthique.
En cas de nouvelles technologies à venir, les signataires s’engagent à améliorer le présent protocole. Les futurs protocoles ne peuvent faire l’objet d’une privation des acquis préalablement validés.

Pour la Ville de Drancy :

Pour la CGT : Pour la CFDT : Pour la CFTC :

PROTOCOLE DE BON USAGE DES NOUVELLES TECHNOLOGIES A DRANCY octobre 2012

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