Charte de collaboration pour les achats de formation par le fafsea pour le compte de l’ademe





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Charte de collaboration pour les achats de formation par le FAFSEA pour le compte de l’ADEME

Clauses de collaboration et principes de fonctionnement

à destination des prestataires de formation

Année 2016

SOMMAIRE

LES ACHATS DE FORMATION PAR LE FAFSEA pour le compte de l’ADEME...... 3

1. Achat pour le compte de l’ADEME................................................................................3
2. Règlement général des mises en concurrence (achat pour le compte de l’ADEME)... 3

LE GUIDE DES PROCEDURES.................................................................................... 6

1. Conditions financières ……………………..................................................................... 6
2. Processus administratif ................................................................................................ 7


ANNEXES...................................................................................................................... 12
Les outils de gestion des achats de formation pour le compte de l’ADEME

• LES ACHATS DE FORMATION PAR LE FAFSEA pour le compte de l’ademe



    1 Achat pour le compte de l’ADEME

Le FAFSEA est en charge des procédures de mise en concurrence pour le compte de l’ADEME.

Cela se concrétise par une mise en ligne régulière sur le site internet du FAFSEA (www.fafsea.com / espace prestataires / mise en concurrence) de cahiers des charges qui définissent les thématiques émissent par l’ADEME.

Le financement de ces stages est assuré directement par le FAFSEA pour le compte de L’ADEME.

L’ADEME reste maître d’œuvre et contractualise avec le prestataire de formation

Le paiement du prestataire de formation s’effectue par le FAFSEA pour le compte de l’ADEME.

    2 Règlement général des mises en concurrence (achat pour le compte de l’ADEME)

Définitions des parties contractantes : l’acheteur reste l’ADEME ; les prestataires sont les organismes de formation.

Objet de la demande : L’achat de prestations de formation dont les domaines et thématiques sont précisés dans le « Cahier des charges pour l’achat de formation ».

Allotissement : selon les cas de figure précisés dans les « Cahiers des charges », les marchés peuvent concerner un ou plusieurs lots, constitués d’une ou plusieurs actions relatives à une ou plusieurs thématiques différentes.

Information des prestataires de formations : le dossier de mise en concurrence est constitué des pièces suivantes :

> Le cahier des charges pour l’achat de formation,

> Le cadre de réponse dans lequel les prestataires de formation définiront leur offre, tant sur le plan pédagogique que sur le plan financier, accompagné de leur engagement

> La présente charte de collaboration pour les achats de formation du FAFSEA pour le compte de l’ADEME, y compris les annexes de la charte (ensemble de spécimen des pièces nécessaires au suivi administratif et financier des actions financées par le FAFSEA).

Les dossiers de mise en concurrence du FAFSEA sont publiés sur son site internet. Les documents en ligne constituent les versions officielles proposées par le FAFSEA.

Les prestataires de formation qui soumissionnent aux mises en concurrence du FAFSEA peuvent, pour tout renseignement de nature technique, s’adresser à l’instance du FAFSEA qui a organisé la mise en concurrence pour le compte de l’ADEME.

Forme des réponses / offres des prestataires : les prestataires de formations qui soumissionnent à une consultation du FAFSEA doivent impérativement fournir l’intégralité des pièces demandées :

> Cadre de réponse intégralement renseigné (proposition technique, programme, CV des intervenants), y compris l’offre financière et l’acte d’engagement ;

> Les « fiches actions de formation» qui synthétisent, selon le modèle FAFSEA en annexe du cahier des charges;

> La « fiche organisme » qui présente, selon le modèle FAFSEA en annexe dans le cahier des charges les caractéristiques du prestataire de formation ;

> Les éventuelles habilitations ou certifications du prestataire de formation pour les actions de formations qui le requièrent.

Sous-traitance : la sous-traitance de l’exécution totale du marché n’est pas autorisée. Le prestataire de formation peut sous-traiter l’exécution de certaines parties du marché à la condition d’en avoir expressément informé le FAFSEA. Dans ce cas, le prestataire précise dans son offre :

> Le nom ou la dénomination sociale ainsi que les coordonnées du sous-traitant proposé

> Le CV du ou des intervenants du sous-traitant

> La nature et le montant des prestations sous-traitées

Le titulaire du marché demeure personnellement responsable de l’exécution du marché et de la conformité des interventions du sous-traitant.

Remise des offres : les dates, heures et conditions de remise des offres sont précisées dans le « Cahier des charges d’achat de formation ». Les offres seront remises sous format électronique et/ ou sous format papier (selon spécification du cahier des charges).

D’une manière générale, une fois passé le délai de remise des offres fixé par le FAFSEA, aucune offre n’est réputée recevable. Au cas particulier, si un délai complémentaire était décidé par le FAFSEA, la publication du report de date serait faite sur le site du FAFSEA.

En cas de réponse à plusieurs lots pour un même prestataire de formation, celui-ci fournira, selon le modèle FAFSEA, un récapitulatif des offres auxquels il soumissionne.

Rappel : les prix proposés par les prestataires sont données TTC ou net de taxes en Euros et tous frais compris. Au besoin, les prestataires seront amenés à préciser les frais d’ingénierie et les frais logistiques, selon les exigences qui sont alors mentionnées dans le cahier des charges d’achat.

La durée de validité des offres sera précisée par le prestataire, au regard des exigences formulées par le FAFSEA.

Prix : Les prix proposés par le prestataire sont considérés fermes et définitifs pour la durée de marché lorsque celui-ci est établi pour l’année civile N.

Dans le cas des marchés annuels tacite reconduction, les prix proposés en année N+1 sont identiques à ceux de l’année N de conclusion du marché.

Sélection des offres / attribution des marchés : le FAFSEA sélectionne les offres déclarées recevables selon les critères qui ont été stipulés dans le « Cahier des charges pour l’achat direct de formation ».

A l’issue de la sélection, les prestataires se voient informés par écrit par le FAFSEA de l’offre ou des offres qui leur est (sont) attribuée(s). Le courrier d’information reprendra les éléments d’organisation et de financement de la formation.

Les candidats non retenus sont également informés par écrit par le FAFSEA.

Le FAFSEA conjointement avec l’ADEME se réserve la possibilité de négocier sur l’ensemble des critères avec les 2 premiers prestataires retenus à l’issue de la sélection. En cas de négociation, cette dernière fera l’objet d’un rendez-vous physique en présence du FAFSEA (conseiller en charge de la mise en concurrence), de l’ADEME (chargé de formation et pilote référent de la formation) et de l’organisme de formation (représentant légal ou chargé de formation avec formateur(s) animateur(s) de la formation. Ce rendez-vous fera l’objet de la rédaction d’un compte rendu de négociation.

.le GUIDE DES PROCEDURES

    1 Conditions financières

Le Contrat d’achat : A la survenance du besoin, l’ADEME communiquera au prestataire de formation retenu un contrat d’achat. Ce dernier sera envoyé 3 mois avant le début de l’action de formation. Le contrat d’achat n’engage pas l’ADEME en termes de volume d’affaire ni de règlement. En effet, le règlement sera réalisé par le FAFSEA sur la base des actions de formation effectivement réalisées.

Types de tarification : rappelons que le FAFSEA règlera des actions de formation selon deux modalités

> Le stage “Groupe”, le FAFSEA règle le prestataire au prorata du nombre de stagiaires effectivement présents.

> Le stage exprimé en heures / stagiaires, le FAFSEA règle le prestataire au volume effectivement réalisé.

Prix (rappel) : les prix proposés par le prestataire sont considérés fermes et définitifs pour la durée du marché lorsque celui-ci est établi pour l’année civile N.

Dans le cas des marchés annuels avec décision expresse de reconduction, les prix proposés en année N+1 sont identiques à ceux de l’année N de conclusion du marché.

Dossier de règlement (valant dossier de paiement) : au maximum 3 mois après la fin du stage, le prestataire de formation envoie à la Délégation Régionale des Pays de la Loire du FAFSEA (5 square de la Belle Etoile / 49 000 Angers) le Dossier de règlement complet, impérativement accompagné des pièces suivantes :

> La convention de formation signée avec l’ADEME

> Le programme pédagogique de la formation

> Les bulletins journaliers de présence signés par les stagiaires et le (s) formateur (s)

> La facture libellée au nom du FAFSEA (le paiement s’effectue par le FAFSEA pour le compte de l’ADEME).

> Les fiches d’évaluations et fiches synthèses d’évaluations (stagiaires et formateurs)

> Les copies des convocations stagiaires

> Les copies des attestations de formation.

Aucune facturation auprès de l’ADEME ou du stagiaire pour frais d’inscription ou complément de coût pédagogique ne sera admise.

Paiement : le FAFSEA contrôle la conformité du dossier de règlement. Un dossier conforme est réglé directement au prestataire de formation. Un dossier incomplet est retourné au prestataire.

    2 Processus administratif

Le tableau suivant récapitule, étape par étape, le processus de gestion administrative pour la mise en place des actions de formation objet du marché conclu entre l’ADEME et les prestataires de formation.


Chronologie des étapes

Actions à conduire par le prestataire de formation

Actions à conduire par le FAFSEA - l’ADEME

Réponse à la mise en concurrence

COURRIER D’INFORMATION

A partir de ce point d’étape, le prestataire de formation s’engage à respecter l’ensemble des clauses du marché tel qu’il s’y est engagé dans son offre (acte d’engagement).

FAFSEA : A l’issue de la mise en concurrence, le FAFSEA informe le prestataire de l’action (ou des actions) de formation pour laquelle (ou lesquelles) il a été retenu.



Mise en Œuvre de l’action de formation

1/ CONTRAT D’ACHAT en Annexe 1

2/ CONVENTIONNEMENT

3/ CONVOCATION DES STAGAIRES



Le centre de formation, à réception de la commande, adresse à l’ADEME une convention de formation.

A partir de la liste d’adresses mails communiquée par l’ADEME sur la commande, le centre envoie les convocations et le programme pédagogique aux stagiaires et à leurs responsables hiérarchiques au moins 1 mois avant le début de la formation.

Il vérifie les prérequis des stagiaires ou réalise un positionnement.

En cas de désistement de stagiaires, le prestataire de formation contacte d’autres stagiaires en suivant l’ordre de priorité donné par l’ADEME.

Attention : le prestataire sera soumis à la confidentialité quant aux adresses mails communiquées par l’ADEME et ne devra en aucun cas les divulguer autrement que dans le cadre de la réalisation du présent marché et ce sous peine de poursuite judiciaire.


ADEME : A la survenance du besoin, l’ADEME adresse un contrat d’achat au prestataire. Ce contrat d’achat reprend les éléments d’organisation et de financement de la formation. Une copie de ce contrat est également adressée au FAFSEA.

2 mois avant le début de la formation l’ADEME adressera au prestataire le nom des stagiaires et leurs adresses mails ainsi que celles de leurs responsables hiérarchiques. La liste des stagiaires sera classée par priorité de réalisation.

ADEME : Signature de la convention de formation par l’ADEME et retour au prestataire de formation.

Chronologie des étapes

Actions à conduire par le prestataire de formation

Actions à conduire par l’ADEME

Réalisation de l’action de formation

1/ LOGISTIQUE

2/ BULLETIN JOURNALIER DE PRESENCE

2/ EVALUATION

3/ ATTESTATION DE FIN DE STAGE


Le prestataire de formation est en charge de la préparation et de l’organisation logistique du stage.

A cet effet, il devra mettre à disposition une salle de formation (en la louant si nécessaire) et organiser la restauration du ou des stagiaire(s) (cf. coût de formation du cadre de réponse, point 6)

Le(s) formateur(s) fait (font) émarger l’ensemble des stagiaires sur le bulletin journalier de présence (une signature par ½ journée) et émarge(nt) à son (leur) tour.

A l’issue de la session de formation, les stagiaires remplissent le questionnaire d’évaluation de l’action. De même, le formateur remplit sa fiche d’évaluation. Le prestataire compile l’ensemble des évaluations individuelles et réalise une synthèse. Cette dernière est ensuite adressée aux stagiaires, à leurs responsables hiérarchiques ainsi qu’au pilote référent de la formation à partir des adresses mails transmises par l’ADEME au maximum 1 mois après la fin de la session de formation

Le prestataire remet à chacun une attestation de fin de formation (en application de l’article 51 de la loi du 24/11/2009 et de l’article L.6353-1 du Code du travail). Attention cette attestation est à adresser par le prestataire directement par mail aux stagiaires via la liste d’adresses mails communiquée plus haut par l’ADEME




Chronologie des étapes

Actions à conduire par le prestataire de formation

Actions à conduire par l’ADEME

Règlement de l’action de formation


Le prestataire de formation adresse au FAFSEA le dossier de règlement (valant dossier de paiement) comprenant :

> La convention de formation signée avec l’ADEME

> La copie de la convocation envoyée à chaque stagiaire

> Le programme pédagogique de la formation

> Les bulletins journaliers de présence dûment signés par les stagiaires et le(s) formateur(s)

> La facture libellée au nom du FAFSEA (le paiement s’effectue par le FAFSEA pour le compte de l’ADEME).

> Les fiches d’évaluations et fiches synthèses d’évaluations (stagiaires et formateurs)

> Les copies des attestations de fin de formation




Le FAFSEA réceptionne le dossier de règlement et en contrôle la conformité. Les dossiers non conformes ou incomplets sont retournés au prestataire de formation. Pour tous dossiers conformes, le FAFSEA règle directement le prestataire de formation.


  • Toute modification intervenant avant le début de l’action de formation à l’initiative du prestataire (changement de date, modification de lieu, …) doit faire l’objet d’une information écrite préalable au(x) stagiaire(s), à son responsable hiérarchique et au FAFSEA.




  • Toute modification intervenant avant le début de l’action de formation à l’initiative de L’ADEME (désistement, remplacement d’un stagiaire par un autre, …) doit faire l’objet d’une information écrite préalable par l’ADEME au prestataire et au FAFSEA avant le début de la formation.




ANNEXE 1 – Contrat d’achat
AGENCE DE L’ENVIRONNEMENT ET DE LA MAITRISE DE L’ENERGIE

S
Le prestataire
DRH/Service Formation


Année : 2016

En application de la mise en concurrence : (Référence FAFSEA)



Définition et Montant de la prestation

Quantité

Prix Unitaire

Montant euros H.T.


Intitulé de l’action de formation :
Durée de l’action :
Dates de réalisation de l’action :
Lieu (x) de réalisation :














Montant en € HT













T.V.A 20 %














TOTAL en € TTC













  1. Le référent ADEME pour cette formation est : Coordonnées :




  1. L’ADEME vous enverra la liste des stagiaires avec les adresses mails classées par ordre de priorité (en cas de désistement) au plus tard 2 mois avant le début de la formation.




  1. La facture sera libellée à l’ordre du FAFSEA : FAFSEA délégation pays de la Loire

5 square de la Belle Etoile

49 000 Angers
Le dossier de règlement sera adressé à cette adresse à l’attention de madame MUSSET.

Le Contrat de prestation de service vous sera transmis par le FAFSEA pour signature à réception du dossier de règlement.
Fait à Angers, le …………..


Pour l'ADEME

Le Chef du Service Développement des Ressources Humaines










Agence de l’Environnement et de la Maîtrise de l’Energie

Siège social : 20, Avenue du Grésillé – BP 90406 – 49 004 Angers Cedex 01 – RCS Angers 385 290 309 00454 – code APE : 751 E

Site Web : www.ademe.fr



03/05/2016



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