Cahier des charges d’achat de formation





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Cahier des charges d’achat de formation



Mise en concurrence pour UNE FORMATION

« ANGLAIS PROFESSIONNEL »

Procédure de mise en concurrence par le FAFSEA pour le compte de l’ADEME


CdC_01_ADEME_001_2016_ANGLAIS





① Contexte de la demande

    1.1 PRESENTATION FAFSEA / ADEME

Le FAFSEA, Organisme Paritaire Collecteur Agréé (O.P.C.A) de l’Agence de l’Environnement et de la Maîtrise de l’Énergie (A.D.E.M.E.), procède pour son adhérent à la mise en concurrence de prestataires de formation dans le cadre d’un marché annuel mono-attributaire reconductible (avec décision expresse de reconduction).

FAFSEA : OPCA des salariés des exploitations et entreprises agricoles et activités annexes.

Pour en savoir plus, nous vous invitons à consulter le site du FAFSEA : www.fafsea.com

ADEME : L’ADEME, Agence de l’Environnement et de la Maîtrise de l’Énergie, créée par la loi du 19 décembre 1990, est un Etablissement Public à caractère Industriel et Commercial (EPIC) placé sous la tutelle conjointe du ministère de l'Écologie, du Développement durable et de l’Energie et du ministère de l’Enseignement supérieur et de la Recherche

L’ADEME dispose d’un effectif de plus de 1000 salariés, répartis sur 3 sites centraux (Angers, Paris, Valbonne), 13 directions régionales, 3 représentations dans les territoires d’outre-mer et un bureau de représentation à Bruxelles. Le siège social est à Angers.

Ses missions s’organisent autour de quatre activités :
Quatre « métiers » : Connaître, Convaincre, Conseiller, Aider à réaliser.

Connaître : l’ADEME assure l’animation et participe au financement de la recherche et de l’innovation. Elle participe également à la constitution et à l’animation de systèmes d’observation, pour mieux connaître l’évolution des filières.

Convaincre et mobiliser : l’information et la sensibilisation des publics sont des conditions essentielles de réussite des politiques en matière d’environnement. Dans ce cadre, l’ADEME met en œuvre, avec des partenaires pour en démultiplier les effets, des campagnes de communication de grande ampleur pour faire évoluer les mentalités, les comportements et les actes d’achat et d’investissement.

Conseiller : l’ADEME assure un rôle de conseil pour orienter les choix des acteurs socio-économiques. La diffusion - directe et par des relais - de conseils de qualité est une composante majeure de la mise à disposition de l’expertise de l’Agence (aide aux maîtres d’ouvrage, soutien aux relais et réseaux d’acteurs pour démultiplier l’offre de conseils). L’ADEME élabore également des outils et des méthodes adaptés aux attentes de ces acteurs.

Aider à réaliser : pour les aides directes à la concrétisation des projets, l’ADEME déploie des types de soutien financier gradués. Elle favorise également la mise en œuvre de références régionales et nationales, tant pour des opérations d’investissement que pour des actions territoriales.

Ses domaines d’intervention sont : Déchets, Sols pollués et friches, Énergie et climat, Air et bruit, Actions transversales (production et consommation durable, villes et territoires durables).

Pour en savoir plus, nous vous invitons à consulter le site de l’ADEME : www.ademe.fr.

    1.2 Contexte général de la demande


Origines de la demande

L'ADEME, de par ses missions et ses activités, est très présente sur la scène européenne et internationale. Elle y a développé des réseaux d’experts qui lui permettent de travailler aussi bien avec les pays industrialisés qu'avec les pays en développement et les pays à économie en transition.
Contexte professionnel de la demande
L’ADEME et l'Union Européenne :
 Participe aux travaux pré-réglementaires et normatifs, comme expert des ministères compétents,

Exemple : travaux européens de réglementation et de normalisation sur l’efficacité énergétique.
 S’engage dans les programmes européens de recherche et de développement en tant qu'expert et chef de projets.

Exemple : Energie intelligente pour l’Europe – point de contact national – recherche de partenariat européen.
L’ ADEME et la coopération internationale :
 Soutient la mise en place de politiques de maîtrise de l'énergie et de l'environnement, efficaces et adaptées aux régions et pays concernés.

Exemples : conseils en Europe Centrale et Orientale pour mise en place de politiques et de programmes sur l’efficacité énergétique ; en Asie, développement d’une coopération technique sur l’énergie avec l’Inde.
Ces activités en langue anglaise se concrétisent essentiellement pour les ingénieurs par la participation à des réunions de négociations à Bruxelles, des missions de conseil et/ou d’expertise à l’étranger, des pilotages de projets ou des coordinations de travaux, l’organisation et la participation à des colloques ou salons internationaux, l’accueil de délégations étrangères en France, la rédaction et la lecture de rapports.
Concernant les secrétaires assistantes, leur activité en langue anglaise correspond aux tâches classiques du secrétariat : appels téléphoniques, réception et rédaction de courriers ou e-mails, accueil de groupes, organisation de déplacements à l’étranger.

Le présent cahier des charges concerne la formation : « ANGLAIS PROFESSIONNEL »

② Dispositif de formation objet du cahier des charges
La demande de formation, objet du présent cahier des charges, vise plus particulièrement :
OBJECTIFS DE FORMATION
Permettre aux personnes qui ont besoin de pratiquer l’anglais dans le cadre de leur activité professionnelle, de progresser tant à l’oral qu’à l’écrit, en adéquation avec les situations professionnelles qu’elles rencontrent ou permettre aux personnes qui doivent s’investir dans de nouvelles activités à l’international, d’y être préparées.

LE PUBLIC VISÉ
Chaque année, 30 personnes environ demandent une formation en anglais.
Les personnes formées chaque année sont sélectionnées après combinaison de plusieurs critères :

  • l’usage de la langue dans le cadre de l’activité professionnelle (les personnes remplissent une demande de formation) ;

  • l’avis du responsable hiérarchique ;

  • l’avis de la Direction de l’Action Internationale ;

  • le niveau de connaissance de la langue par rapport au besoin de pratique linguistique dans son activité ;

  • l’investissement personnel dans la formation linguistique et le taux de progression atteint lorsque la personne a bénéficié de cours l’année précédente.


Il est demandé à l’organisme de formation d’évaluer l’adéquation du niveau d’anglais avec les besoins de formation des demandeurs, de fixer le niveau cible à atteindre et les moyens pour y parvenir.
Compte tenu des contraintes budgétaires, 30 personnes environ font une formation linguistique chaque année. Il arrive que d’autres langues que l’anglais (pas plus de 5 demandes par an) soient pratiquées. Celles-ci sont traitées au cas par cas.
Les personnes à former se répartissent à peu près chaque année de la façon suivante :

- 15 personnes à Angers ;

- 10 personnes à Paris ;

- 10 personnes à Valbonne ;

- 15 personnes en direction régionale.
 Il s’agit essentiellement des ingénieurs (80%),

Leur niveau cible à atteindre selon l’échelle du TOEIC se situe entre 700 et 900.

Les personnes à former ont un niveau situé entre 500 et 700 et ont besoin de progresser à l’oral et à l’écrit.
 Le personnel administratif est également formé à l’anglais. Il s’agit des secrétaires, assistantes (20%),

Leur niveau cible à atteindre est fixé le plus souvent entre 500 et 600 selon l’échelle TOEIC. Il concerne l’oral et l’écrit.

Globalement, le niveau de compétence en anglais est correct et permet de « se débrouiller ». Une réelle progression demande un investissement personnel important que le personnel n’est pas toujours prêt à faire, compte tenu de ses contraintes professionnelles (nombreux déplacements pour les ingénieurs). Une grande autonomie est laissée au personnel dans la gestion de son agenda et de ses priorités.
La difficulté pour la formation intra réside dans la réelle mobilisation du personnel, même s’il est demandeur, pour aller vers des résultats tangibles. L’organisme qui dispensera la formation devra faire des propositions concrètes permettant d’aller dans ce sens.

ORGANISATION ET DUREE ATTENDUE, PEDAGOGIE

Organisation et durée attendue :
L’organisation de la formation réalisée par le centre de formation retenu devra comporter 3 parties :


  • Une partie par téléphone de 15 heures au maximum. L’objectif de cette partie étant d’évaluer les besoins, de fixer des objectifs et d’atteindre ces objectifs à l’oral.

Les sujets de conversations devront être au plus près de la réalité professionnelle des salarié(e)s de l’ADEME.


  • Une partie e-learning et/ou e-writing ouverte pour 6 mois qui a pour objectif d’évaluer les besoins, de fixer des objectifs et d’atteindre ces objectifs à l’écrit.

Les sujets d’écritures devront être au plus près de la réalité professionnelle des salarié(e)s de l’ADEME.


  • Une partie de face à face de 6 heures organisée en continue sur un des sites centraux (Angers, Paris, Valbonne). L’objectif de cette partie est de consolider les deux premières.


En outre, l’organisme de formation sera chargé :


  • d’assurer les formations au regard des modalités d’organisations ci-dessus.




  • d’assurer l’envoi des convocations et du programme pédagogique aux stagiaires 1 mois avant le début du parcours de formation. Cet envoi sera réalisé à partir d’une liste de mails communiquée par l’ADEME sur la commande.




  • d’adresser également une copie de la convocation aux supérieurs hiérarchiques des stagiaires. Cet envoi sera réalisé à partir d’une liste de mails communiquée par l’ADEME sur la commande.




  • d’assurer le suivi de la formation et des stagiaires : le planning de formation, le suivi des stagiaires (concernant la participation à la formation, le travail fourni, la progression, la satisfaction), le bilan intermédiaire pour les parcours de longue durée.




  • de prévoir l’organisation matérielle de la formation (indiquer la nature du matériel et des supports pédagogique utilisés et remis au stagiaire), le cas échéant la salle, la restauration et les pauses du stagiaire sont à la charge d l’OF (cf. point 6 : coût de formation de la réponse au cahier des charges).




  • d’organiser les formations pour les parties en face à face qui seront réalisées sur les sites d’Angers de Paris et de Valbonne.



  • d’organiser les formations selon les contraintes calendaires suivantes :

  • Pas de formation le lundi

  • Eviter les vacances scolaires




  • De remettre à chaque stagiaire une attestation de fin de formation (en application de l’article 51 de la loi du 24/11/2009 et de l’article L.6353-1 du Code du travail). Cet envoi sera réalisé à partir d’une liste de mails communiquée par l’ADEME sur la commande.



Pour l’année 2016, les cours d’anglais devront commencer impérativement au début du mois de juin 2016.

Pour les années suivantes, les cours devront débuter dès le mois de février de chaque année.

Pédagogie :
L’organisme de formation sera chargé :


  • De prendre contact avec le pilote référent de l’action au sein de l’ADEME, Monsieur Christophe BEREAUD, afin d’échanger sur la proposition pédagogique et organisationnelle du prestataire.

Cet échange aura pour objectif d’adapter la proposition d’intervention au plus près des attentes de l’ADEME.


  • De proposer à chaque stagiaire un programme de formation individualisé annuel selon le besoin de formation, avec des étapes de progression.




  • d’évaluer les niveaux en début et en fin de formation (indiquer la nature du test pratiqué),




  • de proposer une réponse pédagogique adaptée aux besoins des apprenants et aux attentes de l’ADEME (cours par téléphone, e-learning, e-writing, face à face ou présentiel, ateliers à thème, etc…),




  • d’établir un contrat d’objectifs avec le stagiaire retraçant le parcours de formation proposé et son programme,



MODALITES D’EVALUATION AMONT / AVAL
L’organisme de formation sera chargé d’évaluer les niveaux en début et en fin de formation (indiquer la nature du test pratiqué). Ces évaluations devront être inclues dans les durées attendues plus haut.
A l’issue du parcours de formation, les stagiaires remplissent le questionnaire d’évaluation de l’action (modèle du centre de formation). De même, le formateur remplit sa fiche d’évaluation (modèle du centre de formation). Toutefois, une évaluation de chaque outil pédagogique utilisé (conversation, e-learning, e-writting, ateliers à thème,…) devra être réalisée par stagiaire.
Le prestataire compile l’ensemble des évaluations stagiaires et réalise une synthèse. Cette dernière est ensuite adressée aux stagiaires, à leurs responsables hiérarchiques ainsi qu’au pilote de la formation à partir des adresses mails transmises par l’ADEME au maximum 1 mois après la fin de la session de formation.
③ Clauses de collaboration et principes de fonctionnement de la collaboration entre le FAFSEA et les Prestataires de formation
Dans le cadre de l’achat de formation par le FAFSEA pour le compte de l’ADEME, le prestataire de formation retenu s’engage à respecter les clauses de collaboration et les principes de fonctionnement décrits dans la Charte de collaboration1. Il s’engage également à respecter la réglementation en vigueur.

④ Forme attendue de la réponse au cahier des charges
Les propositions des prestataires de formation présenteront plus particulièrement les éléments suivants :

  • La reformulation de la demande et des enjeux perçus, mettant en évidence la capacité du prestataire à identifier des objectifs et à adapter son offre au public ;

  • La connaissance spécifique du secteur de l’ADEME et/ou du sujet à traiter ;

  • Les références du prestataire de formation sur le sujet à traiter, les labels / certifications qualité détenus, ainsi que les références des intervenants prévus (salariés du prestataire ou sous-traitants), notamment en termes de qualification, de diplôme et de maintien de leurs compétences techniques et pédagogiques (CV) ;

  • Les différents éléments relatifs au public visé par l’action, les conditions d’organisation de la formation (pédagogique et logistique).

  • Le projet de formation proposé, les modalités pédagogiques aux différentes étapes du processus de formation ainsi que le dispositif d’évaluation prévu en amont de la formation et en aval, et plus particulièrement en cas de certification des compétences à l’issue de la formation ;

  • Le coût de l’action précisant, le cas échéant, les coûts d’ingénierie, d’animation et les coûts logistiques;

  • Les éléments complémentaires utiles à la compréhension de la proposition.


Les réponses respecteront le cadre proposé en annexe, auxquelles seront jointes les « Fiche action » et « Fiche Organisme » également en annexe.
Les offres en réseau ou la sous-traitance peuvent être possibles mais doivent être précisées dans la réponse, en distinguant les coordonnées du porteur du projet de celles des autres intervenants. Dans tous les cas les CV (Cf. références du prestataire et des intervenants ; point 7 du cadre de réponse) des intervenants seront requis.

⑤ Dimensions du marché

Le présent marché est constitué d’une action de formation :

« ANGLAIS PROFESSIONNEL »

Le présent marché sera attribué à un seul prestataire de formation (mono attributaire).

Le FAFSEA informe les prestataires que le marché objet du présent cahier des charges est réputé valable 1 an renouvelable 3 fois par reconduction expresse.

Les prix sont fermes et non révisables pour la durée du marché.

Les éventuelles volumétries renseignées dans le présent cahier des charges n’ont qu’une valeur indicative.

Le FAFSEA n’est pas engagé en termes de volume d’affaires ni de règlement de frais en dehors des actions qui seront effectivement mises en œuvre à la survenance du besoin, contractualisées dans l’émission par l’ADEME d’une commande.

⑥ Sélection des offres

Pour les achats de formation pour le compte de l’ADEME, le FAFSEA définit conjointement avec l’ADEME les critères adaptés à la sélection des réponses à la mise en concurrence.

Pour mémoire, les offres sont dans un premier temps analysées sur leur caractère de recevabilité : conformité du dossier proposé aux exigences du cahier des charges ainsi que respect des exigences réglementaires de la part du prestataire.

Pour le présent marché, les critères appliqués pour la sélection des réponses sont les suivants :

1/ Références de l’organisme prestataire : expériences (connaissance du contexte socioprofessionnel, du sujet à traiter), références légales et labels qualité ; capacité à faire et résultats obtenus ;

2/ Références des intervenants salariés et/ou des sous-traitants ; formation professionnelle continue des intervenants ;

3/ Démarche pédagogique : méthodes et moyens adaptés au(x) public(s) cible(s) et à l’action envisagée, aux exigences du type de formation demandé ainsi qu’aux objectifs professionnels visés ;

4/ Dispositif d’évaluation prévu : pré-requis, positionnement, évaluation en cours de formation, mesure des acquis ; modalités de certification à l’issue des formations (le cas échéant) ;

5/ Capacité administrative : moyens mis en œuvre pour la gestion administrative des dossiers de la formation ;

6/ Coût d’intervention : en €/h/stagiaire, en valeur TTC, détaillé le cas échéant ;

7/ [Couverture géographique (le cas échéant)]

8/ Connaissance du secteur

Dans le cadre de ce marché mono-attributaire : le FAFSEA conjointement avec l’ADEME se réserve la possibilité de négocier sur l’ensemble des critères avec les 2 premiers prestataires retenus à l’issue de la sélection. En cas de négociation, cette dernière fera l’objet d’un rendez-vous physique en présence du FAFSEA (conseiller en charge de la mise en concurrence), de l’ADEME (chargé de formation et pilote référent de la formation) et de l’organisme de formation (représentant légal ou chargé de formation avec formateur(s) animateur(s) de la formation). Ce rendez-vous fera l’objet de la rédaction d’un compte-rendu de négociation.

⑦ Conditions de réception des offres

Le dossier de réponse est à adresser en format Papier et électronique à :


FAFSEA Délégation régionale Pays de la Loire

5 square de la Belle Etoile

49000 Angers

Mail : florent.palicot@fafsea.com,

Adresse e-mail : ……………………………@fafsea.com


Contact FAFSEA : Florent PALICOT – 02 41 57 67 07

Réponse attendue pour le mardi 10 mai 2016 - 17 heures au plus tard

La décision d’attribution du FAFSEA interviendra au plus tard le 26 / 05 / 2016

liste des pièces à fournir par le prestataire de formation :

1-□ Le cadre de réponse (en annexe), comportant le coût de la formation (point 6) avec également le devis estimatif servant à la comparaison des coûts des offres ainsi que l’engagement signé du prestataire (point 9)
2-□ La Fiche organisme au format word (modèle en annexe)
4-□ La ou les fiches action de formation au format word (modèle en annexe)
5-□ Les CV des intervenants (modèle proposé en annexe du cadre de réponse) comprenant le parcours de formation initiale et continue
6-□ Le programme de formation
7-□ Les habilitations et/ou agréments, labels et/ou certifications « qualité » (point 7)


1 La charte de collaboration FAFSEA / ADEME joint en annexe au présent cahier des charges

FAFSEA Juin 2015 Page

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