Exemple de lettre à l’autorité supérieure en matière d’état civil





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Exemple de lettre à l’autorité supérieure en matière d’état civil

Monsieur le Procureur de la République
Tribunal de Grande Instance de

Recommandée A.R. Adresse

Références : Date :
Rapports aux parlementaires No 3122 et 343, mai 2006
Circulaire de la Chancellerie du 29 septembre 2004.
Réponse ministérielle à la question No 6057
Loi No 7877 du 6 janvier 1978
Circulaires DGP/SIAF/AACR/2010/006 du 5 juillet 2010
Code du patrimoine - Engagement de reserve du requerant

Objet : Nécessité d’une sécurisation effective des autorisations délivrées aux généalogistes successoraux (à défaut de celle des mandats des notaires)
Monsieur le Procureur de la République,

Le contrat de révélation de succession que vous trouverez ci-joint, révèle l’exploitation commerciale faite par ce généalogiste de mes données personnelles, en se référant au mandat d’un notaire (activité sous votre surveillance) ; conséquemment une autorisation qui a du lui être délivrée imprudemment, insuffisament sécurisée. Elle aurait du et pouvait l’être par un libellé approprié de l’engagement de réserve qu’il a du signer. L’absence de contrôle ultérieur du respect de son engagement est aussi révélée par ce contrat.

Ne pouvant ignorer sa pratique partenariale convenue conventionnellement, l’autorisation a cependant été délivrée au mandataire du notaire en conscience de sa finalité du contrat. Elle a de ce fait autorisé l’exploitation commerciale de mes données personnelles, a contrario des directives et objectifs conditionnant sa délivrance : Garantie de discrétion de manipulation de mes données par le généalogiste et d’impossibilite d’atteinte à mes droits et intérêts.

Votre responsabilité déjà impliquée par un mandat du notaire aux secrets laissés insécurisés, l’est ainsi de nouveau en votre qualité d’autorité supérieure d’état civil. Ci-dessous, un rappel en l’espèce de textes de lois, circulaires, codes et objectifs fixés par le législateur ou les ministres :
- Le législateur a voté l’article 36 dans l’objectif d’encadrer l’activité de recherche du généalogiste. A cet effet cet article a créé le mandat de recherche d'héritier, à établir par le notaire. Pour éviter de placer le généalogiste sous la tutelle de celui-ci, d’autres mandants en d’autres qualités ont été légitimés. Ces précisions sont extraites des rapports No 3122 et 343 aux deux assemblées. Il y est dit que les députés sont animés de la même intention : encadrer l'activité des généalogistes afin de moraliser cette profession. Des autorisations pertinemment sécurisées atteindraient à elles-seules cet objectif du législateur. Insécurisées, elles vont à son encontre.

L’activité du généalogiste doit donc être encadrée par les règles du mandat que doit établir le notaire dans le respect des obligations de sa charge. Le contrôle préalable de ses règles relevait donc déjà bien de votre mission de surveillance d’activité des notaires.
Le rapport précise deux règles auxquelles l’activité du généalogiste doit se soumettre : « permettre à ceux qui ont des droits à faire valoir mais sont inconnus du notaire d'en bénéficier et respecter la vie privée des familles ». Rien ne doit donc être introduit en leur sein susceptible de perturber les relations entre leurs membres. Les contrats de révélation de succession envoyés par les généalogistes, source de conflits relationnels entre ceux voulant signer et ceux s’y opposant, y vont donc clairement à l’encontre.

- La circulaire de la Chancellerie du 29 septembre 2004 y est rappelée. Elle vous invite à ne répondre favorablement qu’aux requêtes des généalogistes présentant toutes garanties de discrétion ; vous indique « les critères qui doivent vous conduire à les acceuillir favorablement, « notamment l’indication de la finalité des recherches entreprises, l'affiliation du requérant à une association de généalogistes ou l'existence d'un mandat donné par un notaire ».
Pour être un critère valable ce sont donc les finalités sans exception visées par le généalogiste porteur d’un mandat qui doivent être indiquées et acceptables. Non celle d’un mandat qui ne traduirait que celle de son mandant sans garantir la communication des résultats de son exécution à lui seul, en d’autres termes la discrétion du généalogiste ; à moins qu’une clause de secret l’ait assurée. Or, le contrôle préalable du respect de ces exigences vous appartient. Votre mission de surveillance aura du vous conduire à relever ces lacunes du mandat et à les faire combler par le notaire. Sans cela et de plus en connaissance de l’obligation faite conventionnellement au généalogiste de conclure un contrat portant atteinte aux droits et intérêts des personnes que votre autorisation permettra d’identifier, lui délivrer une autorisation serait une supercherie et le comble de manquement à votre mission de surveillance. Quant au critère d’affiliation à une association qui depuis 2008 oblige ses adhérents à conclure ce contrat, il en est devenu un motif de rejet. Ne méconnaissant ni les lacunes du mandat, ni l’obligation faite au généalogiste d’envoi du contrat perturbant les familles, il est évident que vous n’êtes pas légitimement fondé à délivrer régulièrement et répétitivement des autorisations aux mêmes généalogistes affiliés.
- La réponse ministérielle du 11 octobre 2005 à la question écrite No 6057 appelle les mêmes observations.

-- la loi 7877 fait obligation à la personne faisant procéder à un traitement de données personnelles, ici donc le notaire, de déclarer sa finalité et ses destinataires : les personnes donc autorisées à recevoir les données receuillies en exécution du mandat. L’activité de recherche d’héritiers des notaires faisant procéder à cette fin un généalogiste est sous votre surveillance. Vous avez donc là le moyen de vous assurer de l’impossibilité d’exploitation de ces données, par d’autre destinataire qu’eux-mêmes, ainsi également de la confidentialité de cette procédure, critère capital de délivrance des autorisations.

- La circulaire du 5 juillet 2010, s’adresse ainsi directement aux procureurs délivrant des autorisations de copies de documents d’état civil : « Il vous appartient donc, plus que jamais, de vérifier l'équilibre entre la motivation du demandeur et la portée de l'atteinte aux intérêts protégés par la loi que signifierait un avis favorable à la demande d'accès par dérogation … ».

- Le code du Patrimoine, précise en effet que l’autorisation de consultation de documents d’archives publiques peut être accordée « dans la mesure où l’intérêt qui s’attache à la consultation de ces documents ne conduit pas à porter une atteinte excessive aux intérêts que la loi a entendu protéger,… ». Et il ne s’agit ici que de leur consultation.

Les droits successoraux des héritiers recherchés par le généalogiste sont définis, ainsi protégés, par la loi sur la dévolution successorale. L’existence et l’importance de l’atteinte à leurs droits et intérêts a été relevée par le procureur de Paris le 9 janvier 2014. Il s’agit donc d’un déséquilibre flagrant, conduisant aux excès et spoliations auxquels l’article 36 devait mettre fin (rapport 3122 précité), que vos autorisations insuffisament sécurisées permettent, au lieu d’empêcher.

Les Archives de France déclarent conformément à la circulaire du 29 juillet 2010 : « L’usager doit ainsi décliner son identité ainsi que ses motivations précises, et souscrire un engagement de réserve de ne divulguer aucune information susceptible de porter atteinte aux droits et intérêts protégés par la loi (notamment la vie privée des personnes,..) ». Sa divulgation auprès d’un tiers au mandat, à finalité commerciale et attentant à mes droits a-t-elle été déclinée ? Quoique connue de vous, l’avez-vous pris en compte ? évidemment non.

Cette obligation de souscrire vous donne le moyen d’engager le généalogiste à n’utiliser les données receuillies en relation avec son mandat, qu’à la seule fin de leur communication au notaire mandant.
Les critères de discrétion et d’absence d’atteinte aux droits et intérêts des personnes concernées seraient ainsi satisfaits et l’autorisation délivrée
pertinemment sécurisée.

Son libellé dans le formulaire joint à la circulaire du 29/7, apparemment tel quel toujours utilisé, n’engage pas le requérant au respect de la finalité motivant sa demande d’autorisation.
Ce court texte peut combler cette lacune : « je m’engage formellement à ne faire usage des données receuillies que pour communication au notaire mandant ».

Cet engagement non honoré devrait disqualifier définitivement le généalogiste et entrainer une poursuite à son encontre, créant ainsi une situation dissuasive pour tous les autres généalogistes.

Ne pas procéder ainsi ou similairement, c’est se rendre consciemment complice de l’usage fait de mes données personnelles pour m’envoyer ce contrat, qui me vend mon héritage et ma qualité d’héritier. Cette situation est aussi celle de quelques cent mille autres personnes chaque année, victimes dans toute la France de procureurs agissant de même, victimes à leur tour d’autorisations délivrées insécurisées.

En conclusion, il vous est demandé de mettre fin à l’insécurisation des autorisations délivrées en conscience de l’usage fait des informations, obtenues grâce à elles, en contrevenance avec les directives des lois et circulaires précitées. Pour ce faire, amender dorénavant le libellé de l’engagement de réserve, prévenir la récidive, prévoir une poursuite des contrevenants.
En informer tous vos confrères.

Dans l’attente de votre décision,…


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