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5.3CONCLUSION


La lettre de mission doit s’intégrer dans les cohérences stratégiques cabinet :

  • Stratégie de l’offre

  • Stratégie de production

  • Stratégie de facturation

  • Stratégie de rémunération

  • Stratégie de relation au marché

  • Stratégie de management interne.



Modèle de lettre de mission

Mission de présentation des comptes annuels

Nous avons opté pour une lettre intégrant les conditions générales dans le corps même de la lettre de la mission principale : les annexes sont rarement lues sérieusement d’où des incompréhensions fréquentes dans le déroulement de la mission, la répartition des travaux sera la seule annexe.









N/REF : <CODECLIENT/CODESTE/NOCHRONO>

Le <________________>

M

Vous avez manifesté le désir de faire appel aux services de notre Cabinet en vue de participer à l’établissement des comptes annuels de votre entreprise. Nous vous remercions de la confiance que vous nous témoignez.

Cette lettre a pour mission de résumer les diverses conversations que nous avons eues, et de préciser d’un commun accord les conditions de notre collaboration, conformément aux dispositions du code de déontologie de la profession.

Vous souhaitez nous confier une mission de présentation des comptes annuels de votre entreprise individuelle sarl sa sas « …. » dans le cadre de vos obligations telles qu’elles résultent, notamment des articles L.123-12 à L.123-24 du Code commerce.

Cette mission sera effectuée selon les dispositions de la norme professionnelle du Conseil Supérieur de l’Ordre des Experts-comptables applicable à la mission de présentation de comptes.

Votre entreprise compte à la date du ../.../…. XX salariés et réalise un chiffre d’affaires annuel de l’ordre de XXX € ;

OBJECTIF DE LA MISSION QUE VOUS NOUS CONFIEZ

La mission de présentation des comptes annuels conduit à l’établissement d’un rapport qui, sauf difficultés imprévues, stipulera, « nous n’avons pas relevé d’éléments remettant en cause la cohérence et la vraisemblance des comptes annuels » ; les comptes de l’exercice comptable considéré seront joints à ce rapport. Ce document permet aux tiers en relation avec votre entreprise de les aider dans l’appréciation de la qualité de vos comptes.

CONTENU DE LA MISSION : LA REPONSE A VOTRE ATTENTE

Nous mettrons en œuvre les moyens nécessaires pour acquérir une connaissance globale de votre entreprise, de son évolution récente et de son environnement afin de pouvoir nous assurer que les comptes annuels donneront une information cohérente et vraisemblable sur la situation de votre entreprise.

Nous programmerons ensemble l’exécution de la mission afin de vous assurer une affectation adéquate de nos collaborateurs aux prestations à exécuter pour votre compte ; au besoin, nous aurons recours à un technicien extérieur dès lors que l’exécution nécessitera des compétences particulières.

Nous concevrons avec vous ou vous recommanderons des procédures d’organisation comptable adaptées à la taille et aux besoins de votre entreprise, et bien sûr conformes à la législation en vigueur.

Nous nous assurerons par épreuve de la qualité des enregistrements comptables et de l’existence des livres comptables légaux.

Nous définirons les écritures comptables de fin d’exercice :

- sur la base des informations que vous nous fournirez,

- en recourant éventuellement à une simplification de certaines écritures d’inventaire,

- en mettant en œuvre des techniques de contrôle des comptes.

Nous les enregistrerons dans les comptes de votre entreprise ou nous nous assurerons qu’elles sont convenablement comptabilisées par vous.

Enfin, nous contrôlerons que les comptes annuels établis sont cohérents et vraisemblables par rapport à la connaissance que nous aurons eue de votre entreprise et par rapport aux informations que vous nous aurez communiquées.

Cet examen critique se conclura par un entretien avec vous pour confirmer tous les éléments significatifs relevés.

CE QUE NE PREVOIT PAS L’EXECUTION DE CETTE MISSION

La mission de présentation des comptes annuels ne constitue pas un audit. Ainsi, nous ne procéderons pas au cours de notre mission à une étude et à une évaluation du contrôle interne. Nous n’effectuerons pas non plus de sondages portant sur les registres comptables et les renseignements fournis par vous, comme nous le ferions lors d’un audit, pour recueillir des informations probantes au moyen des procédés habituels d’inspection, d’observation, de confirmation et autres.

Les travaux que nous mettrons en œuvre ne comportent ni le contrôle de la matérialité des opérations ni le contrôle des inventaires physiques des actifs de votre entreprise à la clôture de l’exercice comptable (stocks, immobilisations, espèces en caisse notamment).

Ce type de mission ne vise pas à prévenir ou à détecter les fraudes, les erreurs, les détournements ou les actes illégaux. Nous tenons à souligner que la prévention et la détection des fraudes, erreurs ou détournements demeurent du ressort et de la responsabilité de la Direction, toutefois, nous vous en informerions si nous étions conduits à en avoir connaissance.

CE QUI EST POSSIBLE

Il est bien entendu que la mission pourra sur votre demande, être étendue à des interventions comptables complémentaires et à une assistance fiscale, sociale, informatique, économique et financière ou de gestion.

MODALITES D’EXECUTION DE LA MISSION

La nature même de la mission et les modalités d’exécution aboutissent normalement à la délivrance d’un rapport qui fait partie des documents de synthèse et vous sera remise en même temps que ceux-ci.

Notre mission prendra effet à compter de votre acceptation ; elle portera sur les comptes de l’exercice ouvert pendant l’année ……..

La mission définie ci-dessus nous sera confiée pour le temps normal nécessaire à l’établissement de vos comptes annuels. Elle prendra normalement fin avec la remise des comptes annuels. Elle se renouvellera chaque année par tacite reconduction, sauf dénonciation par lettre recommandée.

La mission pourra être interrompue sans délai dans le cas de manquement important de l’une ou l’autre des parties à leurs propres obligations durant l’exercice. Dans ce cas, les honoraires dus pour les travaux exécutés seront immédiatement exigibles.30

La mission en cours peut également être interrompue moyennant un préavis de trois mois notifié par lettre recommandée avec accusé de réception. Dans ce cas, les honoraires dus pour les travaux exécutés seront immédiatement exigibles, majorés d’une indemnité égale à 33 % des honoraires convenus pour l’exercice en cours. Cette indemnité est destinée à compenser les travaux mis en œuvre par le cabinet dans le cadre de sa mission annuelle31.

NOS OBLIGATIONS

Nous effectuerons la mission que vous nous confiez conformément aux dispositions du Code de déontologie des professionnels de l’expertise comptable et des normes générales du Conseil Supérieur de l’Ordre des Experts-comptables. Nous contractons, en raison de cette mission, une obligation de moyens.

A l’achèvement de notre mission, nous nous engageons à vous restituer les documents mis à notre disposition par vous.

Nous sommes tenus au secret professionnel dans les conditions prévues à l’article 226-13 du code pénal32.

Nous pourrons nous faire assister par les collaborateurs de notre choix, comme nous, tenus au secret professionnel. Le nom du collaborateur principalement chargé du dossier vous sera indiqué.

Les documents établis par nous vous seront adressés, à l’exclusion de tout envoi direct à un tiers, étant ici précisé que vous nous habilitez à envoyer à l’Administration fiscale les déclarations que vous aurez préalablement signées, ou à télétransmettre les déclarations pour lesquelles vous nous aurez donné préalablement mandat.

Notre cabinet assume dans tous les cas la responsabilité de ses travaux.

RESPONSABILITE

Conformément à l’article 12 de l’ordonnance du 19/09/1945, nous assumons dans tous les cas la responsabilité de nos travaux. Notre responsabilité civile est couverte par un contrat d’assurance obligatoire dont la garantie est conforme au minimum légal33.

Toute demande de dommages intérêts devra être introduite dans les trois mois suivant la date à laquelle vous aurez eu connaissance du sinistre, et en tout état de cause avant que vous n’ayez épuisé toutes les voies de recours en cas de contentieux avec les administrations.

Toute demande de dommages-intérêts ne pourra être produite que pendant une période de cinq ans ;

Nous ne pouvons être tenus pour responsables ni des conséquences dommageables de fautes commises par des tiers intervenant chez vous, ni des retards d’exécution lorsque ceux-ci résultent d’une communication tardive des documents par vos services. De même, le cabinet ne pourra être rendu responsable des conséquences des fautes commises par vous, vos associés ou vos préposés et qui n’auraient pas été décelées par les contrôles effectués. Il n’aura pas à apprécier, sauf conventions particulières contraires et écrites, le degré de solvabilité des débiteurs, ni le bien fondé des droits et obligations de l’entreprise vis-à-vis des tiers au regard des prescriptions légales ou réglementaires les régissant.

VOS OBLIGATIONS

Vous vous interdisez tout acte pouvant porter atteinte à notre indépendance ou à celle de nos collaborateurs. Ceci s’applique particulièrement aux offres faites à des collaborateurs d’exécuter des missions pour leur propre compte ou de devenir votre salarié34.

Votre attention est attirée sur le fait que conformément à l’article L.123-14 du Code de commerce, « les comptes annuels doivent être réguliers, sincères et donner une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l’entreprise ».Vous restez ainsi responsables à l’égard des tiers de l’exhaustivité, de la fiabilité et de l’exactitude des informations comptables et financières concourant à la présentation des comptes.

Cela implique notamment le respect des règles applicables à la tenue d’une comptabilité en France ainsi que du référentiel comptable applicable à votre secteur d’activité.

Vous vous engagez à mettre à notre disposition, dans les délais convenus, l’ensemble des documents et informations nécessaires à l’établissement d’une comptabilité sincère35 et l’exécution de la mission et notamment le relevé établi à l’issue de l’inventaire physique annuel valorisé des stocks et travaux en cours, et à porter à notre connaissance les faits importants ou exceptionnels. Vous nous signalerez également les engagements susceptibles d’affecter les résultats ou la situation patrimoniale de l’entreprise ; vous nous justifierez notamment les décisions prises en matière d’amortissement et de provisions.

Conformément à la législation en vigueur, vous devrez prendre les mesures nécessaires pour conserver les pièces justificatives et d’une façon générale, l’ensemble de la comptabilité pendant un délai minimal de dix ans.

Dès lors que le traitement informatique des informations est assuré sur votre système d’information, vous devrez assurer la sauvegarde des données et traitements informatisés pour en garantir la conservation, l’inviolabilité et la lecture ultérieure. Vous devez par ailleurs prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la protection de votre système informatique.

Vous restez responsable de la bonne application de la législation et des règlements en vigueur ; nous ne pouvons être considérés comme nous substituant à vos obligations de l’employeur du fait de cette mission. Ainsi, notre responsabilité ne pourrait en aucun cas être engagée dans l’hypothèse où le préjudice subi par votre entreprise client serait une conséquence :

  • d’une information erronée ou d’une faute ou négligence commise par vous ou vos salariés,

  • du retard ou de la carence de vos services à nous fournir une information nécessaire.

  • des fautes commises par des tiers intervenant chez votre entreprise.

Si notre nom doit être associé aux comptes annuels, vous joindrez notre rapport aux exemplaires de ces comptes qui seront communiqués à des tiers.

Dans le cadre des obligations qui nous incombent en application de nos normes professionnelles, vous devrez nous fournir des informations et documents complémentaires préalablement à l’acceptation de la mission que vous envisagez de nous confier. Ces informations et documents devront être tenus à jour régulièrement :36

    • document d’identité officiel en cours de validité comportant votre photographie ;

    • extrait de registre officiel datant de moins de trois mois constatant la dénomination, la forme juridique, l’adresse du siège social et l’identité des associés et dirigeants et pour chacun des dirigeants un document d’identité officiel en cours de validité comportant sa photographie.

A la date de la présente lettre, nous précisons que les informations et documents requis nous sont parvenus et que nous pouvons mettre en œuvre la mission que vous souhaitez nous confier.

A la date de la présente lettre, nous précisons que les informations et documents requis ne nous sont pas parvenus et que leur obtention conditionne la mise en œuvre de la mission que vous souhaitez nous confier.

²

HONORAIRES ET FACTURATION37

Nos honoraires, exclusifs de toute autre rémunération, seront déterminés en fonction du temps passé, plus frais et débours divers.

Par exception, il est convenu que notre mission sera accomplie pour un prix forfaitaire annuel HT de ….. €, frais débours et traitement informatique compris, pour la mission comptable, et … € HT pour la mission juridique, conformément aux travaux décrits en annexe, révisé annuellement selon l’indice du prix de la production, de l’industrie et des services aux entreprises38.

Nos honoraires seront payables sur présentation d’une facture, une note définitive étant établie une fois terminés les travaux de fin d’exercice.

Toute contestation d’une facture devra être faite dès réception et motivée ; ladite contestation ne pourra justifier le non-paiement des autres prestations non contestées y compris celles incluses dans la même facture.

Tout paiement tardif pourra entraîner une pénalité égale à 1,5 % du taux d’intérêt légal, conformément à la loi du 31 décembre 1992.

En cas de non paiement des honoraires, nous bénéficierons du droit de rétention dans les conditions de droit commun.

Toute absence de règlement dans les 30 jours à compter de l’émission d’une facture sera susceptible d’entraîner une suspension de nos travaux sans préjudice des conséquences pouvant en résulter.

Lorsque la mission est suspendue, les délais de remise des travaux seront prolongés pour une durée égale à celle de la suspension pour autant que le cabinet dispose de toutes les informations nécessaires à l’exécution des travaux à réaliser. Pendant la période de suspension, les obligations de l’entreprise demeurent applicables.

DIFFERENDS

Les litiges qui pourraient éventuellement survenir entre nous pourront être portés avant toute action judicaire, devant le président du Conseil Régional de l’Ordre des Experts Comptables aux fins de conciliation.39

ACCEPTATION

Nous vous serions obligés de bien vouloir nous retourner40 :

  • un exemplaire de la présente revêtu d’un paraphe sur chacune des pages et de votre signature sur la dernière page.41

  • L’autorisation de prélèvement de nos honoraires accompagnée d’un relevé d’identité bancaire (RIB)

En vous remerciant de la confiance que vous voulez bien nous témoigner, nous vous demandons de recevoir, M…….., l’assurance de nos sentiments dévoués et distingués.

A……… le ../../…. M .
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