Article 4: Modifications de prise en charge





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Convention départementale

d’habilitation au titre de

l’Aide Sociale à l’Enfance

Vu :

-le code de l’action sociale et des familles notamment l’article L 313-8-1,

-l’habilitation au titre de l’Aide Sociale à l’Enfance accordée au « Foyer d’Accueil de l’Enfance d’Elbeuf-sur-Seine», Etablissement Public Autonome Départemental, sis 1, 3, 5 rue d’Alsace à Elbeuf-sur Seine,

- la délibération du 15 mai 2006 de la Commission permanente du Conseil Général de Seine Maritime,
Il est convenu ce qui suit
Entre le Département de Seine-Maritime, représenté par Monsieur Didier MARIE, Président du Département,
Et
Le Conseil d’Administration du Foyer d’accueil de l’Enfance d’Elbeuf-sur-Seine, sis 1, 3, 5 rue d’Alsace 76500 Elbeuf, représenté par Monsieur Jacques THORAVAL, son Président.

Article 1 : Objet de la convention :

Cette convention a pour objet de régler les relations fonctionnelles et comptables entre l’établissement et le Département de Seine Maritime dans le cadre de l’habilitation citée en référence.


Partie 1 : Gestion des effectifs



Article 2:

Signalements de fugue : l’établissement informe sous 24 heures le responsable ASE de toute fugue signalée aux services de police ou de gendarmerie, par fax ou par messagerie électronique. Dès le 15éme jour de fugue consécutif, l’établissement sollicite l’avis du service de l’ASE quant au maintien du mineur ou du jeune majeur concerné à l’effectif de l’établissement.
Article 3:

Admission de mineurs provenant de départements extérieurs : en cas de disponibilité d’accueil, l’établissement saisi d’une demande d’admission en provenance d’un département extérieur consulte la sous-direction de l’aide sociale à l’enfance du Département de Seine Maritime afin de vérifier que cette possibilité d’accueil ne puisse répondre prioritairement à un besoin d’orientation interne au Département.

Partie 2 : Modifications de prise en charge et évènements graves

Article 4: Modifications de prise en charge


L’établissement consulte préalablement le responsable ASE en cas de modification substantielle des modalités du placement en référence à la décision d’orientation de l’ASE, (site d’accueil, droits de visite ou d’hébergement, relations avec la famille ou les responsables légaux…)

Lorsque l’établissement a dû, pour des raisons de sécurité, procéder à ces modifications dans l’urgence, il en avise sans délai le service de l’ASE.


Article 5 : Organisation générale de l’établissement :

L’association gestionnaire tient informée la DEF de toute modification substantielle intervenue dans l’organisation de l’établissement pouvant avoir des incidences sur la qualité de la prise en charge. (exemple : transformation du fonctionnement d’un groupe, redéploiement d’un groupe d’adolescents sur plusieurs groupes verticaux).

Le Département est destinataire des rapports établis par la commission de sécurité du service départemental d’incendie et de secours concernant l’établissement.

Le Département est notamment informé de toute modification intervenant dans l’organigramme de l’établissement.

Article 6 : Incidents et événements graves


L’établissement informe sans délai le service de l’ASE de tout événement grave intervenu dans son fonctionnement courant (exemple : décès d’un mineur ou d’un jeune majeur, incendie, accident de la circulation ayant entraîné des blessures corporelles, agression d’un mineur, d’un jeune majeur ou d’un personnel). Il tient le service de l’ASE des dispositions provisoires mises en places pour sauvegarder la sécurité et la qualité des prises en charges.

Article 7 : Qualité des prises en charge et prévention des maltraitances institutionnelles


A fin de veiller à la permanence de la qualité des prestations de prise en charge, et de prévenir d’éventuelles situations de maltraitance institutionnelle, le Département met en place une mission de veille éducative.

Dans ce cadre un appui technique pourra être apporté à l’établissement.

L’établissement contribue aux études départementales visant l’évaluation, l’adaptation ou le développement du dispositif départemental de protection de l’enfance.
Article 8 : Contrôle de la prestation habilitée

Le Département met en place un contrôle de l’activité des établissements et services habilités à accueillir des mineurs relevant de l’A.S.E.conformément à l’article L.313-13 du C.A.S.F.

Ce contrôle est mené, le cas échéant, conjointement avec les services extérieurs de l’Etat.

Le calendrier et le déroulement de chaque opération de contrôle sont préalablement connus du représentant de l’organisme gestionnaire de l’établissement. Chaque opération de contrôle donne lieu à un rapport qui est transmis au Président du Département. Ce rapport est par ailleurs communiqué au représentant de l’organisme gestionnaire de l’établissement.

Partie 3 : Relations budgétaires et comptables

Article 9 : Gestion comptable


L’établissement transmet ses factures mensuellement, avant le 10 de chaque mois au siège de la Direction de l’enfance et de la famille. Ces factures comportent un état détaillé et nominatif des mineurs et jeunes majeurs pris en charge, indiquant pour chaque usager le nombre de journées facturées. Le prix de journée est dû pour toute journée d’accueil commencée.

Article 10 : Décompte de journées de prise en charge


Les jours donnant lieu à facturation sont ceux pendant lesquels le jeune est maintenu dans l’effectif de l’établissement.

A ce titre, sont notamment considérés comme facturables au Département :

  1. Les jours de prise en charge durant lesquels les responsables légaux du mineur exercent leurs droits d’hébergement,

  2. Les jours de prise en charge durant lesquels le mineur ou le jeune majeur est hospitalisé,

  3. Les jours de prise en charge durant lesquels le mineur ou le jeune majeur fréquente un établissement scolaire avec internat,

  4. Les jours de prise en charge durant lesquels le mineur ou le jeune majeur séjourne, avec l’accord du responsable ASE, dans une structure d’accueil non traditionnelle ayant passé convention avec l’établissement,

  5. Les jours de prise en charge durant lesquels le mineur ou le jeune majeur bénéficie, le responsable ASE étant informé, d’un séjour en centre de loisirs et de vacances.


En cas de difficulté de trésorerie, l’établissement peut solliciter le paiement de l’activité par avance mensuelle, laquelle fera l’objet d’une convention spécifique.


Article 11 : Entretien courant des mineurs et jeunes majeurs


En ce qui concerne les dépenses d’entretien des mineurs et jeunes majeurs, le prix de journée retenu par le Département est élaboré en référence à un barème départemental réactualisé annuellement. Ce barème annuel fixe notamment :

  • Le montant des frais d’habillement susceptible d’être alloué au mineur ou au jeune majeur en fonction de sa tranche d’âge.

  • Le montant des frais de parapharmacie et de fournitures d’hygiène individuelle

  • Le montant de l’argent de poche susceptible d’être alloué au mineur ou au jeune majeur en fonction de sa tranche d’âge.

  • Le montant des frais individuels de loisirs culturels et sportifs

  • Le montant des frais de cadeaux de Noël

  • Le montant des frais de rentrée scolaire


Le dépassement des enveloppes globales allouées en référence au barème départemental pour ces différentes prestations est imputé au budget de l’établissement.

Article 12 : Autres dépenses relatives au financement des projets individuels de prise en charge



12.1 Séjours en centres de loisirs et de vacances

Le budget alloué aux séjours individuels en centres de vacances sera déterminé en fonction des dépenses réalisées au cours des trois derniers exercices réactualisées en fonction du taux de reconduction fixé chaque année par le Département, dans la limite du barème départemental par enfant.
12.2 Transports domicile établissement des mineurs :

Le montant global des frais de transports « domicile-lieu de placement » inhérents à la mise en œuvre des projets individuels de prise en charge

  • sera estimé sur la base de la moyenne des dépenses constatées à ce titre dans le cadre des trois exercices précédents,

  • et corrigé sur la base des taux de reconduction retenus par le Département sur les exercices concernés.



12.3 Frais d’internat scolaire et frais de scolarité


Le montant des frais d’internat scolaire et les frais de scolarité inhérents à la mise en œuvre des projets individuels de prise en charge

  • sera réévalué forfaitairement chaque année en fonction des dépenses moyennes réalisées à ce titre dans les trois exercices précédents.

  • et corrigé sur la base des taux de reconduction retenus par le Département sur les exercices concernés.



Article 13 : Prises en charge additionnelles : emploi occasionnel d’assistantes familiales


Lorsque le projet individuel de prise en charge ou l’orientation du mineur ou du jeune majeur intègre, avec l’aval du responsable ASE concerné, une alternance en accueil familial, le recours occasionnel ou intermittent à l’emploi d’assistantes familiales agréées est assujetti aux règles de rémunération et de régime indemnitaire applicables dans le Département. Le financement de ces prises en charge additionnelles est imputé au compte administratif de l’établissement.
Article 14 : Prises en charge additionnelles : dégagements en structure d’accueil non traditionnelle

Lorsque le projet individuel de prise en charge ou l’orientation du mineur ou du jeune majeur intègre une période de dégagement hors de l’établissement, le recours occasionnel à des structures d’accueil non traditionnel est subordonné à l’aval du responsable ASE, qui vérifie l’autorisation d’ouverture, l’habilitation, les conditions d’accueil et la tarification de la prestation auprès du département de rattachement. Le financement de ces prises en charge additionnelles est imputé au compte administratif de l’établissement. Le service de l’ASE est destinataire de la copie de chaque convention passée dans le cadre de ces prises en charge de dégagement.

Partie 4 : Rapports d’activité :

Article 15 :


L’établissement transmet mensuellement, avant le 10 du mois, un état statistique de son activité à la Direction de l’enfance et de la famille. Cet état, présenté selon la norme d’un tableau fourni par le service de l’ASE, fait apparaître :

  • L’effectif présent au premier jour du mois, ASE et placements directs

  • Les entrées réalisées au cours du mois, ASE et placements directs

  • La situation d’origine des mineurs et jeunes majeurs admis au cours du mois

  • Les sorties réalisées au cours du mois, ASE et placements directs

  • La nouvelle situation des mineurs et jeunes majeurs sortis au cours du mois

  • L’effectif présent en fin de mois, ASE et placements directs

  • Le nombre des dossiers d’admission en instance

  • Le nombre des enfants faisant l’objet d’une mesure concomitante d’AEMO judiciaire en fin de mois.

En outre, l’établissement transmet à la fin de chaque trimestre un état nominatif des mineurs pris en charge, concernant les mineurs et jeunes majeurs relevant du Département et ceux admis hors département.

Article 16 : Rapport d’activité unique

Un rapport annuel d’activité comportant un volet pédagogique et financier est à transmettre en deux exemplaires à la Direction de l’Enfance et de la Famille avec le compte administratif.


Sur le plan pédagogique, ce rapport commenté rend compte :

  • De l’évolution du profil des mineurs et jeunes majeurs accueillis, de la durée et nature du placement.

  • Des partenariats développés dans le cadre de la prise en charge des enfants

  • Dont un état détaillé du réseau des établissements scolaires où sont scolarisés les mineurs pris en charge

  • De l’historique (entrées & sorties) et des tendances de l’activité réalisée au cours de l’exercice.

  • Du taux de présence réelle constaté au cours de l’exercice (journées de présence effective des mineurs et jeunes majeurs/journées de prise en charge).

  • Des faits ou événements marquants intervenus au cours de l’exercice (concernant les usagers, les personnels, le projet d’établissement, les locaux, etc.)

  • Des préoccupations soulevées par l’organe délibérant de l’établissement

  • Des perspectives et orientations envisagées par l’établissement pour les années suivantes.


Sur le plan financier, ce rapport d’activité répond, de façon précise et chiffrée, aux dispositions de l’article R-314-50 du CASF. Il est accompagné des pièces suivantes :

  • Un rapport détaillé et commenté de l’ensemble des comptes de bilan de l’établissement précisant l’origine des mouvements.

  • Un état nominatif détaillé des dépenses engagées au titre des articles 11 et 12 de la présente convention.

  • Le rapport du commissaire aux comptes certifiant les comptes

  • S’il a été produit, le rapport intégral et commenté de l’expert comptable tel que présenté au Conseil d’Administration

  • Un argumentaire concernant la proposition d’affectation du résultat comptable


Article 17 :

L’établissement transmet au Département pour le 30 avril, tout projet impliquant la modification substantielle de son organisation, l’augmentation de son effectif d’encadrement et ou de son budget pour l’année suivante.
Article 18 :

Le budget prévisionnel établi en lien avec le projet d’établissement est accompagné d’un rapport budgétaire au sens de l’article R 314-18 du CASF qui devra faciliter les arbitrages financiers.

Il en va de même des modifications budgétaires opérées en cours d’année.

Partie 5 : Modifications statutaires




Article 19 : Documents obligatoires issus de la loi 2002-2


L’établissement avise le service de l’ASE de toute modification ou révision des documents obligatoirement produits par l’établissement dans le cadre de la loi 2002-2 (projet d’établissement, règlement de fonctionnement, livret d’accueil, document individuel de prise en charge). Il en transmet un exemplaire mis à jour à la sous-direction de l’Aide sociale à l’enfance.

Par ailleurs le service de l’ASE est destinataire des rapports d’évaluation interne et externe réalisés dans le cadre de la loi 2002-2.

Article 20 : Modifications statutaires


Le représentant légal de l’organisme gestionnaire de l’établissement fait connaître à la Direction de l’Enfance et de la Famille toute modification des statuts de l’organisme gestionnaire.

Article 21 : Modifications du bureau ou du conseil d’administration


Le représentant légal de l’organisme gestionnaire informe la Direction de l’Enfance et de la Famille de tout changement intervenant dans la composition de son bureau ou de son conseil d’administration.

Article 22 : Evaluation


L’évaluation de l’effectivité de cette convention a lieu sur l’initiative de l’établissement ou du Département selon des modalités définies pour l’ensemble des établissements couverts par la présente convention.

Article 23 : Durée


La durée de cette convention n’excède pas le terme fixé par l’arrêté d’habilitation sus-visé. Elle est renouvelable annuellement sauf dénonciation de l’une des parties avec un préavis de 6 mois. La dénonciation de cette convention implique l’abrogation ou la révision de l’arrêté d’habilitation.

Article 24 : Arbitrages


Dans la mesure où les litiges susceptibles de naître de l’application de cette convention ne trouveront pas d’accord amiable entre les parties concernées, ceux-ci seront déférés auprès du tribunal administratif de Rouen.

Le

Le Président du Département Le Président du Foyer d’Accueil

de l’Enfance d’Elbeuf-sur-Seine

Etablissement Public Autonome Départemental

Didier MARIE Jacques THORAVAL



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