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ARTICLE 5Modalités de prise en compte des conclusions du lot accessibilité


Les actions proposées au titre de la mission accessibilité le sont dans le cadre d’un lot séparé et ne sont pas comprises dans le présent marché.

Cependant, dans le cadre de sa mission synthèse décrite à l’érticle 4 ci-dessus, le titulaire du présent marché doit l’intégration des actions préconisées sur le volet accessibilité, pour chaque bâtiment puis l’échelle du parc.

Il sera alors fourni au prestataire les résultats des audits « accessibilité » relatifs aux bâtiments objets du présent marché

Si la fourniture de ces documents concernant l’accessibilité est postérieure à la fin de de la phase précédente de la mission due au titre du présent lot (préconisations sur les volets gros entretien et énergie), le démarrage de la mission synthèse n’interviendra qu’à la fourniture des documents « accessibilité ».

Les actions en matière d’accessibilité seront ajoutées à celles préconisées sur le gros entretien et la performance énergétique, en recherchant à chaque fois à rassembler les actions de nature similaire et les économies d’échelle.

Néanmoins et dans le cas où pour un bâtiment particulier, certaines actions se trouveraient en opposition, le prestataire devra en informer le conducteur d’opération et lui proposer des modalités de résolution de la difficulté. A la prochaine réunion programmée ou, le cas échéant, à la réunion expressément organisée sur ce sujet, les modalités de prise en compte relatives des actions seront décidées.

ARTICLE 6Conditions d’exécution des missions et définition des rendus

6.1Conditions générales d’exécution


Au démarrage de la mission, le prestataire proposera clairement les conditions d’intervention sur site, pour la réalisation des prestations définies aux articles 2 et 3

Le prestataire pourra consulter les pièces dont l’existence dans l’annexe 2. Ces documents sont destinés à faciliter son travail, il se doit toutefois de contrôler leurs véracité et exactitude voire de les compléter chaque fois que l’exécution de ses missions le requerra.

Pour mener à bien sa mission et afin de rendre compte régulièrement au maître d’ouvrage de son avancement, le prestataire participera à différentes réunions décrites à l’article 6.4 ci-dessous.

Les éléments de rendu à produire sont décrits au 6.5 du présent document et les modalités de leur approbation à l’article 6.6.

Le prestataire effectuera toutes investigations complémentaires qu’il jugera nécessaire.

Les textes réglementaires applicables sont ceux en vigueur à la date du 30 juin 2009.

6.2Préparation de la mission


Dès la notification du marché par le maître de l’ouvrage, le prestataire devra proposer :

  • un échéancier des visites des sites et des bâtiments ;

  • un échéancier des réunions de travail ;

  • les dates prévues pour la remise des rapports définitifs.

Il prendra contact pour ce faire avec les gestionnaires des sites et en cas de difficulté pratique, en informera sans délai le conducteur d’opération (DDEA du Var / Pôle Bâtiment).

Une validation intermédiaire portant sur le cadre de rendu définitif qui devra ensuite être adopté pour chaque bâtiment, est prévue sur un échantillon de quelques bâtiments représentatifs du parc étudié. Pour établir ses calendriers, le prestataire devra donc s’accorder préalablement avec le maître d’ouvrage sur le choix de ces bâtiments dont les audits seront donc réalisés en priorité.

6.3Documents fournis pour la réalisation de la mission


Le prestataire aura à sa disposition les documents listés dans le tableau des bâtiments à auditer, joint en annexe 2 au présent CCTP.

Ce tableau mentionne notamment les renseignements suivants pour chaque bâtiment :

  • sa localisation,

  • sa surface (SHON, SU),

  • les effectifs employés dans le bâtiment ou son type d’usage s’il ne s’agit pas de bureaux,

  • sa date de construction,

  • l’existence de documents disponibles ou non pour les visites,

ces documents disponibles pouvant être en particulier :

  • un historique des principaux travaux réalisés (extensions, réhabilitations lourdes),

  • des plans de bâtiment,

  • des factures de fluides (sur 3 ans),

  • des contrats de maintenance et d’exploitation d’installations techniques,

  • des rapports de commissions de sécurité et d’accessibilité,

  • des rapports de diagnostics précédemment réalisés sur le bâtiment.

Lorsque les plans des bâtiments ne sont pas fournis, le prestataire conservera à sa charge la constitution des métrés dont il pourrait avoir besoin notamment pour les calculs énergétiques ou le chiffrage des travaux à réaliser. Il sera donc réputé en avoir tenu compte dans le chiffrage de sa prestation.

Afin de réaliser la synthèse, il sera fourni au prestataire les résultats des audits « accessibilité » relatifs aux bâtiments objets du présent marché, dans les conditions précisées à l’article 5 ci-dessus.

L’attention du prestataire est attirée sur le fait que pour certains bâtiments, il existe déjà des rapports de diagnostic réalisées les années passées, qui lui seront fournis au démarrage de sa mission sur les dits bâtiments. Ces diagnostics peuvent être d’un niveau de précision variable, et sont quelquefois très complets sur le volet « gros entretien ». La mission du prestataire sera alors allégée et notamment ne comprendra pas, le cas échéant, la phase 1 « relevés et analyse de l’existant » du volet gros entretien.

6.4Réunions et visites

6.4.1Réunions


Les réunions à prévoir seront au minimum :

  • Une réunion initiale de démarrage de la mission, qui permettra d’affiner le calendrier de la prestation, de déterminer l’échantillon des bâtiments à analyser en premier lieu, les modalités de transmission des documents, celles d’organisation des visites, et les modalités de prise en compte des remarques que pourront appeler les différents documents type de rendu remis en annexe au présent document.

  • Une réunion de mise au point du cadre de rendu définitif, à l’issue des premiers audits indiqués à l’article 6.2 sur un échantillon de quelques bâtiments représentatifs. Le cadre de rendu définitif validé à la suite de cette réunion sera ensuite adopté pour l’ensemble du parc audité.

  • Des réunions, au moins mensuelles, d’avancement de l’étude. Ces réunions d’avancement permettront de traiter les difficultés rencontrées dans le cadre des bâtiments déjà diagnostiqués et de préparer les interventions sur les autres bâtiments. Au cours de ces réunions, les modalités arrêtées lors de la réunion initiale pourront, le cas échéant, être adaptées afin de tenir compte des travaux réalisés et des difficultés rencontrées. Pour préparer ces réunions, le prestataire remettra au conducteur d’opération les rendus de chaque bâtiment dont le diagnostic est achevé. Un point sur le calendrier de la mission sera systématiquement établi à cette occasion.

  • Une ou des réunions d’étape pourront être consacrées aux modalités de la prise en compte des prestations réalisées hors marché dans le domaine de l’accessibilité et à la résolution des difficultés pouvant en découler.

  • Une réunion finale de rendu de la prestation comportant une présentation claire et pédagogique de la synthèse des travaux proposés sur le parc objet du présent marché, intégrant selon les modalités arrêtées au cours de l’étude, les éléments résultants des prestations hors marché au titre du lot « accessibilité ». L’attention du prestataire est attirée sur le fait que cette réunion sera probablement doublée d’une présentation des résultats devant le comité de pilotage du projet présidé par le maître d’ouvrage.

Des réunions complémentaires pourront être programmées à la demande du prestataire ou du conducteur d’opération si les éléments de contexte le requièrent.

6.4.2Visites


L’attention du prestataire est attirée sur le fait que chaque bâtiment à auditer doit faire l’objet de toutes les visites sur site nécessaires, afin de vérifier les données fournies et d’effectuer tous les relevés qui s’avéreront utiles pour réaliser la phase 1 de sa mission « Recueil des données, relevés et état de l’existant » (décrite respectivement aux articles 2.2 et 3.2 pour les volets gros entretien et performance énergétique).

Pour l’organisation de ces visites, le prestataire se rapprochera du gestionnaire de site. Lors de ces visites, le prestataire sera accompagné du gestionnaire ou de son représentant. En cas de difficulté il devra contacter le conducteur d’opération qui l’assistera pour lever tout obstacle susceptible d’empêcher le déroulement prévu des prestations.

6.5Documents à rendre à l’issue de la mission


Les rendus attendus sont de deux niveaux :

Niveau 1 : à l’échelle d’un bâtiment :

- Un rapport argumenté répondant aux différents aspects des missions définis aux articles 2, 3 et 4.2. Pour le volet énergie, le prestataire explicitera clairement les hypothèses retenues pour l'évaluation des différents postes : chauffage, éclairage, production d'eau chaude sanitaire,... Il indiquera en particulier clairement les normes ou textes réglementaires de référence pour sa méthode (par exemple norme NF EN ISO 13790, règles ThCE-ex,...). Il conviendra de prendre en compte les résultats du lot accessibilité.

  • Des fiches types à compléter, dont le cadre est fourni en annexe 1 (documents 1.1 à 1.5). Le prestataire peut compléter ces documents, sans toutefois en modifier la structure initiale, et en gardant le même environnement bureautique (tableur). Le modèle définitif sera retenu à l’issue de la phase de test sur l’échantillon de bâtiments représentatifs.

Niveau 2 : à l’échelle du parc :

  • Un rapport argumenté répondant aux différents aspects des missions définis aux articles 4.3. Le prestataire rédigera un rapport avec les différents scénarii précédemment décrits, permettant au maître d’ouvrage de disposer à la fois d’une bonne connaissance de son patrimoine (niveau gestionnaire et administrateur) et d’une vision d’ensemble des possibilités d’évolution de son parc (niveau comité de pilotage). Cette synthèse permettra de visualiser facilement les améliorations obtenues au regard du budget employé. Il conviendra de prendre en compte les résultats du lot accessibilité.

  • Des fiches types à compléter, dont le cadre est fourni en annexe 1 (document 1.6). Le prestataire peut compléter ce document, sans toutefois en modifier la structure initiale, et en gardant le même environnement bureautique (tableur).

Le maître d’ouvrage attachera en outre une attention particulière à la qualité des commentaires qui seront formulés pour étayer les conclusions sur l’état des lieux et les propositions d’actions.

Tous les documents finaux de l’étude seront fournis en 1 exemplaire papier et en version électronique modifiable.

Toutes les données recensées ou calculées (en particulier les consommations énergétiques, propositions et chiffrage des travaux,…) seront fournies sous format tableur modifiable (Excel ou Calc autant que possible). Ils devront permettre aux gestionnaires d’effectuer des simulations à la variation des différents paramètres.

6.6Modalités de validation


Les rapports d’étape et finaux par bâtiment seront transmis au conducteur d’opération au fur et à mesure de l’avancement des prestations.

Chacun des rapports transmis pourra faire l’objet d’observations de la part du conducteur d’opération, du gestionnaire ou du maître d’ouvrage. Dès réception de ces observations, le prestataire disposera de 15 jours pour les intégrer à son rapport et transmettre le rapport modifié. Dans le cas où l’intégration des remarques ne pourrait être effectuée, le prestataire devra le justifier au moyen d’un courrier. De même, si le conducteur d’opération considère que les observations formulées ne sont pas ou sont insuffisamment prises en compte, il en explicitera les motifs par écrit.

Pour les bâtiments constitutifs de l’échantillon visé à l’article 6.2 ci-dessous, les délais de validation et d’observations sont de 1 mois à compter de leur réception par le conducteur d’opération, et pourront porter sur le contenu et la structure des documents fournis. Une fois le cadre de rendu définitif validé, pour les autres bâtiments les observations ne porteront plus sur la structure des documents mais uniquement sur le contenu relatif au bâtiment étudié.

La mission fera l’objet de deux validations formelles :

  • Validation du rapport type à l’issue de la présentation des rapports sur les bâtiments de l’échantillon cité à l’article 6.2,

  • Validation du rapport final.

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