Loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale notamment l’article 76-1





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Entretien professionnel :

Guide de l’évalué










REFERENCES JURIDIQUES

Loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale notamment l’article 76-1,

Décret n°2010-716 du 29 juin 2010 portant application de l’article 76-1 de la loi n°84-53 du 26 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale,

Circulaire NOR : IOCB 1021299 C du 6 août 2010 du Ministère de l’intérieur, de l’outre-mer et des collectivités territoriales relative à la mise en œuvre de l’expérimentation de l’entretien professionnel au sein des collectivités territoriales.


Le présent guide a pour objectif de vous aider à préparer votre entretien professionnel. Lisez-le attentivement et essayez de suivre ces conseils qui devraient vous permettre d’aborder votre entretien professionnel sereinement.
Les éléments figurant dans ce guide sont proposés à titre indicatif. Il ne s’agit pas d’un document réglementaire mais d’un outil à votre disposition.
Ce guide répond essentiellement aux questions suivantes :
- Qu’est-ce que l’entretien professionnel et quelles sont ses finalités ?

- Quelles sont les étapes de l’entretien professionnel ?

I. Les finalités de l’entretien professionnel 
L’entretien professionnel remplace la notation. Il est annuel et individuel. Il est pour vous un moment privilégié de dialogue et d’échange avec votre supérieur hiérarchique direct. Il s’appuie sur votre fiche de poste qui est un préalable indispensable à la mise en place des entretiens.


  • Pour votre supérieur hiérarchique direct, l’entretien professionnel permet :


- De disposer d’un moment privilégié pour faire un point avec vous et échanger

- De dresser un bilan de l’année écoulée avec vous

- D’apprécier vos compétences

- De définir de façon concertée avec vous les objectifs pour l’année à venir

- D’évaluer vous besoins en formation et les compétences à acquérir ou développer

- De connaître et apprécier vos perspectives d’évolution professionnelle


  • Pour vous, l’entretien professionnel permet :


- D’avoir un retour du travail accompli tout au long de l’année

- D’avoir un temps privilégié avec votre supérieur hiérarchique

- De valoriser vos contributions

- De connaître vos points forts, vos faiblesses et les points à améliorer

-D’exprimer vos souhaits en termes d’évolution professionnelle, d’amélioration de la collaboration professionnelle et d’exprimer vos besoins en formation
II. Les étapes de l’entretien professionnel
L’entretien professionnel se décompose en deux temps distincts :


  • La préparation de l’entretien professionnel




  • L’entretien professionnel


Etape 1 : La convocation et la préparation à l’entretien


  • La convocation


Vous êtes informé(e) de la date de votre entretien par votre supérieur hiérarchique direct au moins huit jours avant. La convocation est accompagnée de votre fiche de poste et d’un exemplaire de la fiche d’entretien professionnel servant de base au compte rendu,


  • La préparation à l’entretien



Pour que l'entretien devienne un dialogue constructif, il est nécessaire de le préparer.
Vous devez vous préparer à l’entretien à partir :
- Des faits et réalisations marquants de l’année,

- De votre fiche de poste,

- De votre fiche de notation ou d’évaluation de l’année précédente,

- De la fiche d'entretien professionnel type.
Ces éléments vous permettront de recenser vos points forts et les points à améliorer pour les traiter lors de l’entretien avec votre supérieur hiérarchique et pour proposer des pistes d’amélioration.
Il est conseillé :



  • D’établir un bilan de l’année écoulée en vous posant les questions suivantes :

- dans quelles activités ai-je le mieux et le moins bien réussi ?

- quel objectif a-t-il correctement atteint ? Où ai-je rencontré le plus de difficultés ?

- les moyens (matériels, humains etc.) mis à disposition ont-ils été suffisants ?

- quelles sont les contraintes qui ont gêné la réalisation de mes activités ?

- quelles sont les compétences requises sur mon poste (le cas échéant, se référer à la fiche de poste) ? Sont-elles maîtrisées ou connais-je des difficultés ?

- quel accompagnement mon supérieur hiérarchique peut m’apporter dans mon travail (exemples : actions de formation à envisager, renforcement des moyens matériels etc.) ?


  • Penser qu’il peut y avoir d’éventuels moments difficiles lors de l’entretien (refus de promotion, de formation, critique…) et vous y préparer. Ceci vous évitera le blocage qui conduit à ne rien dire à son supérieur hiérarchique direct.


Notez tout ceci par écrit : cela vous évitera d’oublier certains points et de sortir frustré de votre entretien professionnel en cas d’oubli. Consigner par écrit permet également de maîtriser son stress, le cas échéant.
Etape 2 : Le déroulement de l’entretien
L’entretien professionnel dure entre 1h et 1 h 30 environ.



  • L'accueil et l'introduction


Votre supérieur hiérarchique vous accueille en rappelant le cadre de l'entretien et ses finalités. S'il s'agit d'un premier entretien, il vous présente les différentes rubriques de la fiche d'entretien professionnel.


  • Les rubriques du compte rendu de l’entretien professionnel


C'est votre supérieur hiérarchique direct qui doit compléter l'ensemble des rubriques du compte rendu de l’entretien professionnel. Bien entendu, la rédaction se fait conjointement avec vous afin que cette rencontre soir un véritable moment d'échanges.

Toutes les rubriques figurant dans le compte rendu doivent être abordées et renseignées.
I. AGENT EVALUE
Cette partie comporte des éléments relatifs à votre situation administrative. Il s’agit également d’évoquer les modifications éventuelles concernant les fonctions que vous exercez (évolution des missions, changement de positionnement…), et ainsi mettre à jour votre fiche de poste.
II. AGENT EVALUATEUR
Cette partie comporte des éléments relatifs à l’identité de votre évaluateur à savoir votre supérieur hiérarchique direct (nom, prénom, grade, fonction…).
III. ACQUIS DE L’EXPERIENCE PROFESSIONNELLE
Il s’agit en quelques lignes de retracer votre parcours antérieur, soit dans l’administration, soit dans le secteur privé. Seules les étapes essentielles et utiles pour éclairer l’échange doivent être consignées. Le but n’est pas de reproduire votre CV détaillé.
IV. APPRECIATION DE LA VALEUR PROFESSIONNELLE POUR L’ANNEE ECOULEE
Cette partie doit permettre d’apprécier pour l’année écoulée :


  • la réalisation de vos objectifs

  • votre efficacité dans l’emploi,

  • vos compétences techniques (savoir) et professionnelles (savoir-faire),

  • vos qualités relationnelles (savoir-être),

  • le cas échéant, votre capacité d’encadrement ou à exercer des fonctions d’un niveau supérieur.


Ces compétences sont appréciées de la manière suivante :


  • Sans objet : vous n’êtes pas concerné par un (des) critère(s),

  • Inférieur aux attentes : niveau de connaissances ou pratiques très insuffisant,

  • Proche des attentes : niveau de connaissances ou pratiques insuffisant,

  • Conforme aux attentes : maîtrise des exigences du poste,

  • Supérieur aux attentes : expertise et exigences du poste satisfaites.


A l’issue de de cette partie, il s’agit de dresser un bilan de l’activité du travail effectué en indiquant les aspects positifs (points forts) et négatifs (points à améliorer), ainsi que les compétences à développer.
Il s’agit de déterminer les causes de vos réussites et de vos difficultés professionnelles éventuelles, afin de vous aider à valoriser les premières et à résoudre les secondes. Il est indispensable de s’appuyer sur les faits concrets dégagés dans le bilan.
Quelques conseils pour vous aider :


  • Pour les points forts :


Analysez vos réussites. Expliquez pourquoi vous réussissez dans tel ou tel domaine vous permet d’envisager de nouvelles perspectives : prendre en charge de nouvelles activités, d’autres responsabilités, faire bénéficier un collègue de votre savoir-faire etc.

.

  • Pour les points à améliorer :




  • Evoquez les sujets où vous attendez une aide de votre supérieur hiérarchique direct,

  • Laissez à votre responsable le temps de formuler son point de vue. Si vous êtes en désaccord, demandez-lui d’être précis, de citer des faits pour vous permettre de comprendre

  • Proposez les solutions auxquelles vous pensez pour résoudre le problème évoqué

.

V. OBJECTIFS POUR L’ANNEE A VENIR
Dans cette phase de l’entretien, votre supérieur hiérarchique direct vous expose les objectifs à atteindre en tenant compte du bilan qui a été effectué, des priorités du service, des évolutions prévues…
Quelques conseils pour vous aider :


  • Demandez des précisions sur les besoins du service, les priorités, les urgences.

  • Evoquez les moyens nécessaires et l’accompagnement que vous attendez de votre responsable


Voici les principales caractéristiques d’un objectif :

Il doit être :
Spécifié: sa définition est précise et détaillée, exprimée sous la forme d’un résultat à atteindre.

Mesurable: les résultats sont quantifiables ou au moins observables. Un objectif est assorti d’indicateurs et accompagné des moyens nécessaires.

Acceptable d’un point de vue légal, moral, sécurité … , accepté et ambitieux.

Réaliste: adapté à l’environnement et à l’individu, il ne démotive pas les collaborateurs, mais doit être suffisamment ambitieux (dose d’exigence partagée).

Temps: il est accompagné d’un plan d’action fixant des échéances.


VI. FORMATIONS (bilan et besoins nouveaux)
La formation est l’un des moyens permettant de réduire les écarts entre votre niveau de compétence requis et votre niveau de compétence.
1/ Formations réalisées au cours de l’année écoulée :
Il s’agit de faire le point sur vos formations réalisées au cours de l’année écoulée  et de mettre en avant les effets et les résultats constatés au sein du service.
2) Expression des besoins de formation :
Il s’agit d’inscrire vos besoins en formation, l'origine des besoins exprimés (initiative de l’agent ou de l’évaluateur).
Votre supérieur hiérarchique direct procède en concertation avec vous à une hiérarchisation de ces besoins en fonction des critères suivants :

Type de formation :
formation d’intégration et de professionnalisation = cotation 3
formation de perfectionnement = cotation 2


formation personnelle = cotation 1





Impact du besoin sur le cœur de métier :

très impacté = cotation 3

moyennement impacté = cotation 2

peu impacté = cotation 1



Echéance :
court terme = cotation 3

moyen terme = cotation 2

long terme = cotation 1



Niveau de priorité :
indispensable = cotation 3

nécessaire = cotation 2

souhaité = cotation 1


Plus le nombre de points totalisés est important, plus grande est la priorité du besoin.

Ce tableau sert de base à l’élaboration du plan de formation.

VII. PERSPECTIVES D’EVOLUTION PROFESSIONNELLE EN TERMES DE CARRIERE ET DE MOBILITE
Vous exposez vos vœux en matière d’évolution de poste, de carrière, de mobilité, de prise de responsabilité.

Vous en discutez avec votre supérieur hiérarchique direct et, ensemble, vous pouvez vous mettre d’accord sur des formulations consensuelles.

A défaut, vous exprimez vos desiderata librement et votre supérieur hiérarchique y répond ensuite. Il peut aussi le faire dans le cadre de l’appréciation générale qui clôt l’entretien.
Vos demandes font l’objet in fine d’un arbitrage par l’autorité territoriale.
Nota : cette partie n’est pas obligatoirement renseignée chaque année s’il n’y a pas de changement souhaité de votre part ou si votre supérieur hiérarchique direct n’a rien à préconiser.
Au cours de l’entretien, il est possible d’aborder d’autres thèmes dès lors que ceux-ci s’inscrivent dans un cadre strictement professionnel.

VIII. SYNTHESE DE L’ENTRETIEN PROFESSIONNEL
Appréciation générale du supérieur hiérarchique direct :

Le supérieur hiérarchique doit porter une appréciation d’ensemble en caractérisant et synthétisant en quelques phrases votre valeur professionnelle. En effet, une appréciation littérale est rédigée au regard des critères portant notamment sur votre efficacité dans l’emploi et la réalisation des objectifs, vos compétences professionnelles et techniques, vos capacités relationnelles et votre capacité d’encadrement ou votre capacité à exercer les fonctions d’un niveau supérieur.

Validation de l’appréciation par l’autorité territoriale

L’autorité territoriale signe le compte rendu, après avoir formulé ses observations éventuelles.


Notification

Le compte rendu de l’entretien professionnel vous est notifié dans un délai de 10 jours suivant la date de l’entretien.

Vous avez 10 jours pour retourner le compte rendu signé à votre supérieur hiérarchique direct.
Le compte rendu et la fiche de poste sont remis par votre supérieur hiérarchique direct au référent RH du centre de gestion. Ce dernier les verse à votre dossier individuel.

Demande de révision éventuelle du compte rendu


Notification du compte rendu à l’agent


15 jours francs



Demande de révision auprès de l’autorité territoriale



15 jours francs


Réponse de l’autorité territoriale



Réponse négative (ou absence de réponse = rejet)

Prise en compte de la demande de modification du CR




15 jours francs


Saisine de la CAP qui propose à l’autorité territoriale la révision (fonctionnaires exclusivement)




Notification du compte rendu définitif




Décision de l’autorité territoriale




Notification de la décision à l’agent

Le compte rendu de l’entretien peut être contesté par l’agent devant le tribunal administratif dans le délai de 2 mois à compter de sa notification.

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