Présentation de la convention-type entre le «représentant de l’État» et les «collectivités» souhaitant procéder à la transmission électronique des actes





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Présentation de la convention-type entre le « représentant de l’État » et les « collectivités » souhaitant procéder à la transmission électronique des actes soumis au contrôle de légalité et/ou au contrôle budgétaire ou à une obligation de transmission au représentant de l’État

Le recours aux échanges électroniques pour le contrôle de légalité est prévu par l’alinéa 3 des articles L. 2131-1, L. 3131-1 et L. 4141-1 du code général des collectivités territoriales (CGCT). Pour cela, les collectivités concernées doivent, en application des articles R. 2131-3, R. 3132-1 et R. 4142-1 du CGCT, signer avec le représentant de l’tat dans le département ou dans la région (pour les régions) une « convention de télétransmission ». Elle a pour objet :

de porter à la connaissance des services préfectoraux le dispositif utilisé afin qu’ils soient en mesure de vérifier s’il est homologué dans les conditions prévues à l’article R. 2131-1 du CGCT ;

d’établir les engagements respectifs des deux parties pour l’organisation et le fonctionnement de la transmission par voie électronique.

La convention relève de l’engagement bilatéral entre le représentant de l’État et la collectivité et permet de décliner localement les modalités de mise en œuvre de la transmission par voie électronique. Le présent document propose un cadre type pour faciliter l’établissement de cette convention. Il peut également être utilisé afin d’assurer la transmission d’autres actes soumis à une obligation de transmission au représentant de l’État. La convention type est structurée comme suit :

la première partie identifie les parties signataires de la convention ;

la seconde partie référencie l’opérateur qui exploite le dispositif de transmission homologué, la collectivité émettrice et, le cas échéant, l’opérateur de mutualisation1 ; elle rassemble les informations nécessaires au raccordement de la collectivité émettrice au système d’information @CTES ;

la troisième partie rassemble les clauses sur lesquelles s’engagent les signataires de la convention. Il s’agit, d’une part, de clauses qui doivent obligatoirement y figurer et, d’autre part, de clauses adaptables qui peuvent être déclinées localement sur la base d’un accord mutuel ;

la quatrième partie précise la durée et les conditions de validité de la convention.

Les éléments écrits en rouge correspondent aux informations à renseigner par les services de la collectivité et par ceux de la préfecture avant la signature.

Plusieurs avenants-types à la présente convention vous sont également proposés. Ils portent notamment sur la signature des actes transmis par voie électronique, le changement d’opérateur de transmission et l’extension du périmètre des actes transmis par voie électronique.

V8


CONVENTION

ENTRE
LE REPRESENTANT DE L'ÉTAT

ET

LA [TYPE DE COLLECTIVITE] DE [NOM DE LA COLLECTIVITE]
POUR LA TRANSMISSION ELECTRONIQUE
DES ACTES AU REPRESENTANT DE L’ÉTAT

Sommaire



I.La présente convention a pour objet de fixer les modalités des échanges électroniques intervenant dans le cadre [du contrôle de légalité / de l’obligation de transmission] prévu[e] à l’article [L. XXXX-XX du code général des collectivités territoriales]. 4

II.PARTIES PRENANTES A LA CONVENTION 4

III.PARTENAIRES DU MINISTERE DE L’INTERIEUR 5

A.L’opérateur de transmission et son dispositif 5

IV.Pour recourir à la transmission électronique, la collectivité s’engage à utiliser le dispositif suivant : [nom du dispositif de transmission]. Celui-ci a fait l’objet d’une homologation le [jour] [mois] [année] par le ministère de l’Intérieur. 5

A.Identification de la collectivité 5

V.Afin de pouvoir être dûment identifiée ou, à défaut, pour pouvoir identifier les personnes chargées de la transmission, la collectivité s’engage à faire l’acquisition et à utiliser des certificats d’authentification conformément aux dispositions du cahier des charges de la transmission prévu à l’article 1er de l’arrêté du 26 octobre 2005 susvisé. 5

A.L’opérateur de mutualisation [facultatif - si nul, supprimer la présente partie] 5

VI.ENGAGEMENTS SUR LA MISE EN ŒUVRE DE LA TRANSSMISSION ELECTRONIQUE 5

A.Clauses nationales 5

1.Organisation des échanges 5

VII.La collectivité s’engage à transmettre au représentant de l’État les actes mentionnés [citer l’article qui établit la liste des actes à transmettre] et les actes demandés par ce dernier en vertu des dispositions de l’alinéa 2 de l’article [citer l’article prévoyant le droit de communication]. 5

VIII.La collectivité s’engage à transmettre, dans la mesure de ses facultés, les actes sous forme électronique au format natif. Si cela est impossible, elle peut transmettre ces actes numérisés. 5

1.Signature 6

IX.La collectivité s’engage à ne faire parvenir par voie électronique que des actes existant juridiquement dont elle est en mesure de produire un exemplaire original signé, de façon manuscrite ou électronique. 6

X.La collectivité s’engage à ne pas scanner des actes à seule fin d’y faire figurer la reproduction de la signature manuscrite du signataire, la valeur d’une signature manuscrite numérisée étant quasi nulle. 6

XI.Lorsque cela est possible, la collectivité transmet des actes signés électroniquement dans les conditions prévues à l’article L. 212-3 du code des relations entre le public et l’administration. 6

1.Confidentialité 6

XII.La collectivité ne peut diffuser les informations fournies par les équipes techniques du ministère de l’Intérieur permettant la connexion du dispositif à ses serveurs pour le dépôt des actes autres que celles rendues publiques par les services de l’État. 6

XIII.La collectivité s’assure que les intermédiaires techniques impliqués dans ses échanges avec les services préfectoraux respectent également les règles de confidentialité et qu’ils ne sous-traitent pas indûment certaines de leurs obligations à un autre opérateur. 6

1.Interruptions programmées du service 6

XIV.L’accès électronique à l’infrastructure technique du ministère de l’Intérieur pourra être interrompu une demi-journée par mois en heures ouvrables. Le représentant de l’État s’engage à ce que l’équipe technique du ministère de l’Intérieur avertisse les « services supports » des opérateurs de transmission des collectivités trois jours ouvrés à l’avance. 6

1.Suspension et interruption de la transmission électronique [collectivités non soumises à l’obligation de transmission par voie électronique en application de la loi NOTRe] 6

XV.Sous réserve des dispositions législatives et réglementaires en vigueur, les parties peuvent suspendre l’application de la présente convention à tout moment. 6

XVI.La collectivité peut demander au représentant de l’État l’autorisation de mettre fin à la suspension. La demande doit être formulée par écrit et préciser la date à laquelle la collectivité souhaite utiliser à nouveau la transmission électronique. Le représentant de l’État s’engage à accuser réception de cette demande et à indiquer à la collectivité la date à compter de laquelle les envois dématérialisés sont à nouveau acceptés. 7

1.Preuve des échanges 7

XVII.Les parties à la présente convention s’engagent à reconnaître la validité juridique des échanges électroniques intervenant dans le cadre du contrôle de légalité. 7

A.Clauses locales 7

1.Classification des actes par matières 7

XVIII.La collectivité s’engage à respecter la nomenclature des actes en vigueur dans le département, prévoyant la classification des actes par matières, utilisée dans le contrôle de légalité dématérialisé et à ne pas volontairement transmettre un acte dans une classification inadaptée. 7

1.Support mutuel 7

XIX.Dans l’exécution de la présente convention, les parties ont une obligation d’information mutuelle. 7

A.Clauses relatives à la transmission électronique des documents budgétaires sur l’application Actes budgétaires 7

1.Transmission des documents budgétaires de l’exercice en cours 7

XX.La transmission des documents budgétaires doit porter sur l’exercice budgétaire complet. 7

XXI.Le flux qui assure la transmission de l’acte budgétaire comporte, dans la même enveloppe, le document budgétaire ainsi que la délibération qui l’approuve. 7

XXII.Le document budgétaire est transmis sous la forme d’un seul et même fichier dématérialisé au format XML conformément aux prescriptions contenues dans le cahier des charges mentionné à l’article 1er de l’arrêté du 26 octobre 2005 susvisé. 7

XXIII.Le flux XML contenant le document budgétaire doit avoir été scellé par l’application TotEM ou par tout autre progiciel financier permettant de sceller le document budgétaire transmis. 8

1.Documents budgétaires concernés par la transmission électronique 8

XXIV.La transmission électronique les documents budgétaires concerne l’intégralité des documents budgétaires de l’ordonnateur. 8

XXV.VALIDITE ET MODIFICATION DE LA CONVENTION 8

A.Durée de validité de la convention 8

XXVI.La présente convention prend effet le [jour] [mois] [année] et a une durée de validité d’un an, soit jusqu’au [jour] [mois] [année]. 8

A.Modification de la convention 8

XXVII.Entre deux échéances de reconduction de la convention, certaines de ses clauses peuvent être modifiées par avenants. 8

XXVIII.Dans l’hypothèse où les modifications apportées au cahier des charges de la transmission des actes auraient une incidence sur le contenu de la convention, celle-ci doit être révisée sur la base d’une concertation entre le représentant de l’État et la collectivité avant même l’échéance de la convention. 8

A.Résiliation de la convention [collectivités non soumises à l’obligation de transmission par voie électronique en application de la loi NOTRe] 8

XXIX.Sous réserve des dispositions de la loi du 7 août 2015 susvisée, la collectivité peut résilier la présente convention à tout moment. 8


PREAMBULE

Vu la Constitution du 4 octobre 1958 et notamment son article 72 ;

Vu le code général des collectivités territoriales ;

Vu le code des relations entre le public et l’administration ;

Vu la loi n° 2004-809 du 13 août 2004 relative aux libertés et responsabilités locales ;

Vu la loi n° 2015-991 du 7 août 2015 portant nouvelle organisation territoriale de la République ;

Vu le décret n° 2016-146 du 11 février 2016 relatif aux modalités de publication et de transmission, par voie écrite et par voie électronique, des actes des collectivités territoriales et des établissements publics de coopération intercommunale ;

Vu le décret n°2005-324 du 7 avril 2005 relatif à la transmission par voie électronique des actes des collectivités territoriales soumis au contrôle de légalité et modifiant la partie réglementaire du code général des collectivités territoriales ;

Vu l’arrêté du 26 octobre 2005 portant approbation d’un cahier des charges des dispositifs de télétransmission des actes soumis au contrôle de légalité et fixant une procédure d’homologation de ces dispositif ;

Convient de ce qui suit.

I.La présente convention a pour objet de fixer les modalités des échanges électroniques intervenant dans le cadre [du contrôle de légalité / de l’obligation de transmission] prévu[e] à l’article [L. XXXX-XX du code général des collectivités territoriales].

cette fin, elle établit les engagements des parties visant à assurer l’intégrité des informations échangées ainsi que les modalités de ces échanges pour qu’ils soient substitués de plein droit aux modes d’échanges de droit commun.

II.PARTIES PRENANTES A LA CONVENTION


La présente convention est passée entre :

1) La préfecture de [nom du département ou de la région] représentée par [le préfet ou la préfète], [Monsieur ou Madame] [nom du préfet ou de la préfète], ci-après désignée : le « représentant de l’État ».

2) Et la [collectivité territoriale, ou SEML ou SPL, émettrice], représentée par son [représentant légal], [Monsieur ou Madame] [nom du représentant légal de la collectivité], ci-après désignée : la « collectivité ». Pour les échanges effectués en application de la présente convention, la collectivité est identifiée par les éléments suivants :

Numéro SIREN : [numéro de SIREN comportant 9 chiffres] ;

Nom : [nom de la « collectivité »] ;

Nature : [type de collectivité territoriale, d’établissement public local, de groupement, de SEML, de SPL ou d’association syndicale de propriétaires] ;

Code Nature de l’émetteur : [x.x] ;

Arrondissement de la « collectivité » : [nom de l’arrondissement et code de l’arrondissement].

III.PARTENAIRES DU MINISTERE DE L’INTERIEUR

A.L’opérateur de transmission et son dispositif


IV.Pour recourir à la transmission électronique, la collectivité s’engage à utiliser le dispositif suivant : [nom du dispositif de transmission]. Celui-ci a fait l’objet d’une homologation le [jour] [mois] [année] par le ministère de l’Intérieur.

La [société ou collectivité] chargée de l’exploitation du dispositif homologué, désignée ci-après « opérateur de transmission » est chargé de la transmission électronique des actes de la collectivité, en vertu d’un marché signé le [jour] [mois] [année] [pour une durée de X années].

A.Identification de la collectivité


V.Afin de pouvoir être dûment identifiée ou, à défaut, pour pouvoir identifier les personnes chargées de la transmission, la collectivité s’engage à faire l’acquisition et à utiliser des certificats d’authentification conformément aux dispositions du cahier des charges de la transmission prévu à l’article 1er de l’arrêté du 26 octobre 2005 susvisé.

A.L’opérateur de mutualisation [facultatif - si nul, supprimer la présente partie]


L’intermédiaire technique intervenant entre la collectivité et l’opérateur de transmission est désigné ci-après « opérateur de mutualisation ». Il est identifié par les éléments suivants :

Nom : [nom de l’opérateur de mutualisation] ;

Nature : [type de collectivité territoriale, d’établissement public local ou de groupement ayant les fonctions d’opérateur de mutualisation] ;

Adresse postale : [adresse postale] ;

Numéro de téléphone : [xx xx xx xx xx] ;

Adresse de messagerie : [xxxxx@xxxx.fr].

VI.ENGAGEMENTS SUR LA MISE EN ŒUVRE DE LA TRANSSMISSION ELECTRONIQUE

A.Clauses nationales

1.Organisation des échanges


VII.La collectivité s’engage à transmettre au représentant de l’État les actes mentionnés [citer l’article qui établit la liste des actes à transmettre] et les actes demandés par ce dernier en vertu des dispositions de l’alinéa 2 de l’article [citer l’article prévoyant le droit de communication].

Un accusé de réception électronique est délivré automatiquement pour chaque acte. Il atteste de la réception de ces derniers par le représentant de l’État.

VIII.La collectivité s’engage à transmettre, dans la mesure de ses facultés, les actes sous forme électronique au format natif. Si cela est impossible, elle peut transmettre ces actes numérisés.

La double transmission d’un acte est interdite.
Dans l’hypothèse d’une impossibilité technique de transmettre un acte par voie électronique, la collectivité peut le transmettre sur support papier ou par tout autre moyen préalablement accepté par le représentant de l’État.

1.Signature


IX.La collectivité s’engage à ne faire parvenir par voie électronique que des actes existant juridiquement dont elle est en mesure de produire un exemplaire original signé, de façon manuscrite ou électronique.

Elle mentionne sur les actes transmis par voie électronique le prénom, le nom et la qualité du signataire.

X.La collectivité s’engage à ne pas scanner des actes à seule fin d’y faire figurer la reproduction de la signature manuscrite du signataire, la valeur d’une signature manuscrite numérisée étant quasi nulle.

XI.Lorsque cela est possible, la collectivité transmet des actes signés électroniquement dans les conditions prévues à l’article L. 212-3 du code des relations entre le public et l’administration.

1.Confidentialité


XII.La collectivité ne peut diffuser les informations fournies par les équipes techniques du ministère de l’Intérieur permettant la connexion du dispositif à ses serveurs pour le dépôt des actes autres que celles rendues publiques par les services de l’État.

Ces informations doivent être conservées et stockées de façon à ce qu’elles soient protégées d’actions malveillantes.

XIII.La collectivité s’assure que les intermédiaires techniques impliqués dans ses échanges avec les services préfectoraux respectent également les règles de confidentialité et qu’ils ne sous-traitent pas indûment certaines de leurs obligations à un autre opérateur.

1.Interruptions programmées du service


XIV.L’accès électronique à l’infrastructure technique du ministère de l’Intérieur pourra être interrompu une demi-journée par mois en heures ouvrables. Le représentant de l’État s’engage à ce que l’équipe technique du ministère de l’Intérieur avertisse les « services supports » des opérateurs de transmission des collectivités trois jours ouvrés à l’avance.

En cas d’interruption de l’accès à l’infrastructure technique pour cause de maintenance, il appartient à la collectivité d’attendre le rétablissement du service pour transmettre ses actes par voie électronique.

1.Suspension et interruption de la transmission électronique [collectivités non soumises à l’obligation de transmission par voie électronique en application de la loi NOTRe]


XV.Sous réserve des dispositions législatives et réglementaires en vigueur, les parties peuvent suspendre l’application de la présente convention à tout moment.

Le cas échéant, la décision est notifiée par écrit à l’autre partie. Cette notification doit intervenir au moins un mois avant la prise d’effet de la décision.

À compter de cette date, les actes concernés et autres informations y afférents sont échangés dans les conditions de droit commun.

XVI.La collectivité peut demander au représentant de l’État l’autorisation de mettre fin à la suspension. La demande doit être formulée par écrit et préciser la date à laquelle la collectivité souhaite utiliser à nouveau la transmission électronique. Le représentant de l’État s’engage à accuser réception de cette demande et à indiquer à la collectivité la date à compter de laquelle les envois dématérialisés sont à nouveau acceptés.

En cas d’absence de volonté exprimée de reprise des relations contractuelles dans le cadre de la présente convention à l’issue d’une année franche à compter de leur suspension, la convention devient caduque.

1.Preuve des échanges


XVII.Les parties à la présente convention s’engagent à reconnaître la validité juridique des échanges électroniques intervenant dans le cadre du contrôle de légalité.

Les accusés de réception délivrés par les infrastructures techniques du ministère de l’Intérieur et de l’opérateur de transmission attestent de la réception des échanges intervenus dans les procédures du contrôle de légalité et du contrôle administratif.

A.Clauses locales

1.Classification des actes par matières


XVIII.La collectivité s’engage à respecter la nomenclature des actes en vigueur dans le département, prévoyant la classification des actes par matières, utilisée dans le contrôle de légalité dématérialisé et à ne pas volontairement transmettre un acte dans une classification inadaptée.

[La classification des actes en vigueur dans le département et annexée à la présente convention comprend [deux / trois / quatre / cinq] niveaux.]

[La classification nationale, constituée de deux niveaux et précisée dans le cahier des charges précité, est utilisée dans le cadre de la présente convention.]

1.Support mutuel


XIX.Dans l’exécution de la présente convention, les parties ont une obligation d’information mutuelle.

A.Clauses relatives à la transmission électronique des documents budgétaires sur l’application Actes budgétaires

1.Transmission des documents budgétaires de l’exercice en cours


XX.La transmission des documents budgétaires doit porter sur l’exercice budgétaire complet.

XXI.Le flux qui assure la transmission de l’acte budgétaire comporte, dans la même enveloppe, le document budgétaire ainsi que la délibération qui l’approuve.

XXII.Le document budgétaire est transmis sous la forme d’un seul et même fichier dématérialisé au format XML conformément aux prescriptions contenues dans le cahier des charges mentionné à l’article 1er de l’arrêté du 26 octobre 2005 susvisé.

La dématérialisation des budgets porte à la fois sur le budget principal et sur les budgets annexes.

À partir de la transmission électronique du budget primitif, tous les autres documents budgétaires de l’exercice doivent être transmis par voie électronique.

XXIII.Le flux XML contenant le document budgétaire doit avoir été scellé par l’application TotEM ou par tout autre progiciel financier permettant de sceller le document budgétaire transmis.

1.Documents budgétaires concernés par la transmission électronique


XXIV.La transmission électronique les documents budgétaires concerne l’intégralité des documents budgétaires de l’ordonnateur.

XXV.VALIDITE ET MODIFICATION DE LA CONVENTION

A.Durée de validité de la convention


XXVI.La présente convention prend effet le [jour] [mois] [année] et a une durée de validité d’un an, soit jusqu’au [jour] [mois] [année].

La présente convention est reconduite d’année en année, par reconduction tacite.

A.Modification de la convention


XXVII.Entre deux échéances de reconduction de la convention, certaines de ses clauses peuvent être modifiées par avenants.

XXVIII.Dans l’hypothèse où les modifications apportées au cahier des charges de la transmission des actes auraient une incidence sur le contenu de la convention, celle-ci doit être révisée sur la base d’une concertation entre le représentant de l’État et la collectivité avant même l’échéance de la convention.

A.Résiliation de la convention [collectivités non soumises à l’obligation de transmission par voie électronique en application de la loi NOTRe]


XXIX.Sous réserve des dispositions de la loi du 7 août 2015 susvisée, la collectivité peut résilier la présente convention à tout moment.

Le cas échéant, la décision est notifiée par écrit au représentant de l’État. Cette notification doit intervenir au moins trois jours avant la prise d’effet de la décision.

À compter de cette date, les actes concernés et autres informations y afférents sont échangés dans les conditions de droit commun.


Fait à [nom de la commune siège de la préfecture ou de la sous-préfecture],

Le [jour] [mois] [année],

En deux exemplaires originaux.


et à [nom de la commune siège de la « collectivité »],


LE PREFET,

XXX

LE [REPRESENTANT LEGAL
DE LA « COLLECTIVITE »]


XXX




1 Les opérateurs de mutualisation, de statuts variés (centres de gestion de la fonction publique territoriale, départements, syndicats de communes, etc.), ont vocation à accompagner les collectivités dans leur mutation vers l’administration électronique et peuvent intervenir sur la chaîne de transmission en amont des opérateurs de transmission agréés. Ils mutualisent les demandes des collectivités pour négocier avec les opérateurs de transmission et/ou effectuer des achats groupés de certificats d’authentification. Ils dispensent aussi souvent une prestation d’accompagnement au changement, permettent parfois aux collectivités de se connecter à d’autres systèmes d’information et leur mettent à disposition des logiciels métiers.

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