Comprendre et gérer les moyens de paiement





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date de publication19.01.2020
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Unité 1 – Thème 6

Unité 1 – Thème 6


FASCICULE 6 3

SÉQUENCE 1 4

Thème 6 > Séquence 1 > Étape 1 4

Paiement comptant ou paiement à crédit 4

)1Les règlements 4

)2Le règlement à crédit 4

Thème 6 > Séquence 1 > Étape 2 5

Paiement en espèces : les opérations de caisse 5

Thème 6 > Séquence 1 > Étape 3 6

Paiement par chèque, par TIP, par virement, par carte 6

)1Le chèque 6

)2Le TIP 6

)3Le virement 6

)4La carte de crédit 6

Thème 6 > Séquence 1 > Étape 4 7

Remise en banque 7

)1Les remises d’espèces 7

)2Les remises de chèques 7

)3Les cartes bancaires 7

)4Les virements 7

SÉQUENCE 2 8

Thème 6 > Séquence 2 > Étape 1 8

Les effets de commerce 8

)1La lettre de change ou traite 8

)2Le billet à ordre 8

)3La banque domiciliaire 8

)4À retenir 9

Thème 6 > Séquence 2 > Étape 2 9

La remise en banque à l’échéance 9

Thème 6 > Séquence 2 > Étape 3 9

La remise en banque avant l’échéance 9

SÉQUENCE 3 10

Thème 6 > Séquence 3 > Étape 1 10

Achats et ventes au comptant réglés en espèces 10

)1À retenir 10

)2Dans le cas d’un paiement sans autre document que la facture 10

Thème 6 > Séquence 3 > Étape 2 10

Achats et ventes avec acompte et règlement du solde par chèque 10

Thème 6 > Séquence 3 > Étape 3 11

Achats et ventes, règlement au comptant par chèque avec escompte 11

)1L’écriture type pour le règlement par chèque avec utilisation du compte intermédiaire : ► compte 5112 Chèques à encaisser 11

)2Paiement par carte bancaire 11

Thème 6 > Séquence 3 > Étape 4 12

Achats et ventes, règlement à crédit avec lettre de change ou billet à ordre 12

)1À la création de la lettre de change par le fournisseur 12

)2L’acceptation de la lettre de change par le client ou la souscription du billet à ordre par le client 12

)3À la remise à l’encaissement de l’effet par le fournisseur à la banque 12

)4À l’échéance de l’effet 12


FASCICULE 6

Comprendre et gérer les moyens de paiement

SÉQUENCE 1

Distinguer les différents types de paiement

    1. Thème 6 > Séquence 1 > Étape 1

    2. Paiement comptant ou paiement à crédit

Les conditions générales de vente entre commerçants (les conditions de paiement, de livraison, de retour éventuel, la garantie, le transfert de propriété) doivent obligatoirement figurer sur la facture.

        1. Les règlements

Au niveau du règlement, la situation la plus simple consiste à demander un paiement en une fois et sous 8 jours. Les règlements immédiats sont nommés : règlements au comptant.

Mais lorsque les règlements sont différés dans le temps et/ou échelonnés, on parle de : règlements à crédit.

        1. Le règlement à crédit

Dans ce dernier cas, des conditions particulières sont parfois imposées par le vendeur.

Par exemple, lorsque le client est nouveau et que le vendeur ne possède pas de garanties ou lorsque la commande est particulière et nécessite une production spéciale, le vendeur peut demander le versement d’un acompte (avance) lors de la commande.

Pour information, l'acompte est calculé :

- HT lors d'une livraison de marchandises ;

- TTC lors d'une prestation de service.


Doit

14 déc.

Installation et réparation électrique

Remise

Net commercial

TVA 19,6 %

Net TTC

1 500,00

30,00

1 470,00

288,12

1 758 ,12

À déduire :

Acompte du 12/11

Dont TVA 114,72

700,00



Total en votre aimable règlement

1 058,12


À l’inverse, lorsqu’il est d’usage d’accorder un délai de paiement, mais que le client y renonce, il peut demander un escompte.

L'escompte est une réduction financière qui peut être accordée par le vendeur au client lorsque celui-ci règle la facture au comptant ou par anticipation (par exemple, immédiatement, alors que les conditions de vente du client prévoient le règlement normal en fin de mois).
L'escompte peut être inconditionnel, c'est-à-dire accordé dès la facturation, et apparaître donc sur la facture, avant la TVA (c’est le cas quand on sait que ce client paie toujours immédiatement).

Escompte = dernier net commercial * taux de l'escompte

Net financier = dernier net commercial – escompte

L'escompte peut être conditionnel, c'est-à-dire être indiqué comme une condition dans les clauses du contrat de vente (exemple précédent). Dans ce cas, si le client paie avant l'échéance, il recalcule lui-même le montant TTC de la facture pour établir le règlement. L'escompte conditionnel peut être accordé « net de taxes », c’est-à-dire que la TVA n’est pas recalculée : la pièce comptable justificative ne sera pas une facture d’avoir mais une note de régularisation.

Exemple :


Fournisseur X




À : client Y

Facture no 426

Le 10/01/N


Règlement à 30 jours fin de mois ou comptant sous escompte de 2 % net de taxes

Total HT

10 000,00

TVA à 19,6 %

1 960,00

Net à payer

11 960,00


Le client Y règle le 15/01/N la somme de 11 720,80 € par chèque no 2589.

Le 16/01, le fournisseur X lui envoie une note de régularisation :


Fournisseur X

Note de régularisation

Le 16/01/N

À client Y

Escompte accordé HT

200,00

TVA à 19,6 %

39,20

Net à votre crédit

239,20

    1. Thème 6 > Séquence 1 > Étape 2

    2. Paiement en espèces : les opérations de caisse

Les espèces sont contenues dans la caisse.

Les recettes sont constituées par les entrées d’espèces en caisse. Elles augmentent l’avoir en caisse (exemple : encaissement en espèces d’une vente).

Les dépenses sont constituées par les sorties d’espèces en caisse. Elles diminuent l’avoir en caisse (exemple : paiement en espèces de timbres-poste).

La comptabilité de la caisse est tenue grâce à différents documents :

  • une pièce de caisse ;

  • une facture acquittée ;

  • un reçu ;

  • un bordereau de retrait ou de versement d’espèces en banque ;

  • un ticket de caisse enregistreuse. Édité en fin de journée, il permet le contrôle du fond de caisse de la journée et la comptabilisation des opérations. Seuls les totaux sont comptabilisés.

    1. Thème 6 > Séquence 1 > Étape 3

    2. Paiement par chèque, par TIP, par virement, par carte

        1. Le chèque

C’est un document écrit qui permet à une personne physique ou morale (société), appelée tireur, de payer, par l’intermédiaire de sa banque, appelée tiré, une somme déterminée à une personne appelée bénéficiaire.

Avant d’établir un chèque, il faut s’assurer que la provision (argent disponible sur le compte) est suffisante.

En pratique, la banque est tenue d’accepter tout chèque d’un montant égal ou inférieur à 15 €, même si la provision sur le compte est insuffisante.

Le chèque et la souche de chèque doivent être remplis soigneusement pour faciliter le traitement ultérieur.

        1. Le TIP

Il concerne les fournisseurs qui sont équipés du système de traitement interbancaire de paiement.

        1. Le virement

C’est un ordre direct de règlement passé à la banque par la société, soit directement par le tireur par les virements électroniques (Minitel, Internet), soit par des bordereaux de virement envoyés à la banque et directement traités par elle.

        1. La carte de crédit

C’est un moyen de paiement informatisé, qui ne nécessite pas de traitement manuel comme le chèque.

Elle a pour avantages :

  • pour le client (porteur de la carte), de faciliter les modalités de règlement et de pouvoir différer le moment du paiement en fin de mois (carte à débit différé), ce qui équivaut à une opération de crédit ;

  • pour le fournisseur (bénéficiaire du paiement par carte), d’avoir une sécurité de paiement plus sûre que le chèque, la banque garantissant le règlement jusqu’à un certain montant, moyennant une commission prélevée sur chacune des transactions par carte ;

  • pour la banque (émetteur), de simplifier le traitement des transactions et d’être rémunérée sur ce type de règlement.

    1. Thème 6 > Séquence 1 > Étape 4

    2. Remise en banque

Suivant les différents modes de paiement, les encaissements s’accompagnent de contraintes spécifiques :

        1. Les remises d’espèces

La société doit préalablement grouper les espèces par catégories (les pièces de 10 centimes ensemble…) ; il existe des rouleaux prévus à cet effet. Le guichetier pourra ainsi plus facilement et plus rapidement compter les espèces et les comparer avec le bordereau de remise de caisse.

        1. Les remises de chèques

Les chèques doivent d’abord être endossés : ils doivent tous être signés au dos par la personne qui a droit à la signature (gérant ou comptable en général) et les numéros d’agence et de compte doivent impérativement être inscrits au dos.

Les banques sous-traitent les traitements des chèques à des sociétés extérieures, ce qui entraîne deux conséquences : les chèques déposés à la banque en fin de semaine, après le mercredi, ne seront crédités sur le compte en banque que la semaine suivante (attention aux jours fériés), donc parfois 5 ou 6 jours après le dépôt en banque, et tout chèque non endossé correctement est mis de côté et finalement renvoyé au signataire.

En règle générale, le guichetier de la banque vérifie toujours l’endossement d’un chèque, mais il vaut mieux être prudent.

En cas de dépôt groupé d’un volume important de chèques, il est possible de regrouper l’intégralité des chèques sur une seule ligne du bordereau, et éventuellement, par prudence, d’y joindre une liste préimprimée complémentaire ou de photocopier tous les chèques, car il est impératif de garder des traces des règlements en cas de litige et pour la comptabilité (qui a payé, quand, et combien).

Il est parfaitement possible de ne pas se déplacer au guichet de la banque et d’envoyer par la poste les chèques avec un bordereau rempli. Ceci étant, il faut attendre trois jours de plus avant l’encaissement effectif des chèques, et surtout ne pas oublier de photocopier le bordereau de remise en banque. La banque ne retourne pas l’exemplaire client par la poste.

        1. Les cartes bancaires

Les règlements par cartes bancaires sont transmis automatiquement la nuit (sauf le week-end) aux centres de traitement et crédités ensemble le lendemain sur le compte en banque du vendeur. Parallèlement, des frais bancaires (environ 1 % du montant de la remise) sont débités du compte du vendeur.

        1. Les virements

Les virements effectués par Minitel ou Internet directement par le client sont portés au crédit du compte dans les deux jours en règle générale et n’entraînent pas de frais bancaires supplémentaires.

Par contre, la demande de virement manuel entraîne, pour le client, le paiement de frais bancaires.

SÉQUENCE 2

Distinguer et présenter les documents financiers

    1. Thème 6 > Séquence 2 > Étape 1

    2. Les effets de commerce

Lorsque le règlement d’une facture est différé, on parle de paiement à crédit.

En fait de crédit, il ne s’agit que d’un report de la date de paiement, on parle de l’échéance de la créance.

Lorsque le fournisseur et le client se sont mis d’accord sur une date d’échéance et qu’ils décident de formaliser cet accord, ils présentent un effet de commerce.

Les effets de commerce constituent un mode de paiement différé : ils comportent, en effet, une date de création et une date d’échéance (date de paiement). Il existe deux types d’effets de commerce : la lettre de change et le billet à ordre.

La différence entre ces deux documents ne se fait qu’au moment de la création.

        1. La lettre de change ou traite

C’est un effet créé par le fournisseur, appelé « tireur », qui est aussi le bénéficiaire (dans quelques cas, le fournisseur peut utiliser la traite pour payer une de ses propres dettes, dans ce cas il ne sera pas le bénéficiaire). La lettre de change donne l’ordre au tiré (client) de payer l’effet à la date d’échéance.

        1. Le billet à ordre

C’est un effet créé par le client, appelé « souscripteur ». Il est envoyé au bénéficiaire (fournisseur), qui encaissera le montant du billet à ordre à la date d’échéance.

L’effet de commerce est conservé par le bénéficiaire.

        1. La banque domiciliaire

Dans la plupart des cas, au moment de l’échéance, ce n’est pas le bénéficiaire qui va se déplacer et demander au tiré de payer la somme due. Il va charger sa banque de le faire à sa place. La banque du bénéficiaire va donc prendre contact avec la banque du client afin que la transaction se fasse « de banque à banque ».

La banque du souscripteur (dans le cas d’un billet à ordre) ou du tiré (dans le cas d’une lettre de change) est appelée banque domiciliataire.

        1. À retenir




Dénomination :

Elle désigne :

Le tireur

La personne physique ou morale qui crée la traite (fournisseur)

Le tiré

La personne physique ou morale qui doit payer la traite (client)

Le souscripteur

La personne physique ou morale qui crée le billet à ordre (client)

Le bénéficiaire

La personne qui encaisse l’effet à l’échéance

L’échéance

La date de paiement de l’effet

La domiciliation

L’identification de la banque du tiré ou du souscripteur (client)




    1. Thème 6 > Séquence 2 > Étape 2

    2. La remise en banque à l’échéance


Normalement, le bénéficiaire de l’effet de commerce attend l’échéance pour encaisser la somme qui lui est due. Il remet donc l’effet à sa banque avant la date d’échéance en utilisant un bordereau de remise d’effets à l’encaissement. Le cas échéant, il peut regrouper différents effets dont il est le bénéficiaire et remettre l’ensemble à la banque.

 À l’échéance

Au moment de l’échéance, la banque du bénéficiaire va contacter la banque du tiré (ou du souscripteur) afin de lui demander le versement de la somme due.

 Avant l’échéance

Au moment de la facturation, le client et le fournisseur sont tombés d’accord pour le paiement à une échéance donnée et ont formalisé leur accord par la signature d’un effet de commerce.

    1. Thème 6 > Séquence 2 > Étape 3

    2. La remise en banque avant l’échéance

Que peut faire le fournisseur qui a besoin de trésorerie et souhaite encaisser l’effet avant l’échéance ?

  • Contacter le client et lui demander de payer de suite : le client peut accepter s’il y trouve un intérêt suffisant (une remise, un gros contrat…) mais, évidemment, il n’y est pas obligé !

  • Contacter sa banque et lui demander de lui faire l’avance de la somme ; cela revient en quelque sorte à « vendre » l’effet à la banque. La banque va donc « payer » l’effet de suite mais va attendre l’échéance pour réclamer l’argent au tiré.

Évidemment, la banque ne fait pas cette avance gratuitement.

Elle va retenir des agios = intérêts calculés en pourcentage du montant de l’effet et proportionnels au nombre de jours entre la remise et l’échéance (appelé escompte) + commissions + TVA sur certaines commissions.

Cette opération s’appelle la mobilisation des créances (ou escompte des effets de commerce).

SÉQUENCE 3

Enregistrer les opérations de règlement

    1. Thème 6 > Séquence 3 > Étape 1

    2. Achats et ventes au comptant réglés en espèces

        1. À retenir

► Les enregistrements comptables doivent respecter la réalité des paiements.

Toutes les pièces comptables doivent être enregistrées et il ne peut pas y avoir une écriture sans pièce comptable justificative.

► Ces pièces peuvent être représentées par des :

  • tickets de caisse ;

  • chèques ;

  • avis de virement, d’encaissement ;

  • avis de paiement de carte bancaire ;

  • facturettes de carte bancaire ;

  • effets de commerce ;

  • TIP.

► Situation des comptes après facturation des achats ou des ventes :

  • chez le client : la dette figure au crédit du ► compte 401 Fournisseurs ;

  • chez le fournisseur : la créance figure au débit du ► compte 411 Clients ;

  • c’est le règlement des factures qui solde les comptes de tiers.

        1. Dans le cas d’un paiement sans autre document que la facture

Les écritures types pour le règlement en espèces sont :

  • chez le client : débit du compte 401 Fournisseurs (soldé) – crédit du compte 531 Caisse ;

  • chez le fournisseur : débit du compte 531 Caisse – crédit du compte 411 Clients (soldé) ;

  • les comptes de tiers, clients ou fournisseurs sont soldés.

    1. Thème 6 > Séquence 3 > Étape 2

    2. Achats et ventes avec acompte et règlement du solde par chèque

Les écritures types pour le règlement par chèque sans utiliser de compte intermédiaire sont :

  • chez le client : débit du ► compte 401 Fournisseurs (soldé) – crédit du ► compte 512 Banques ;

La provision sur le compte bancaire doit exister au moment de l’émission du chèque (loi) ;

  • chez le fournisseur : débit du ► compte 512 Banques – crédit du ► compte 411 Clients (soldé).

On considère que la somme est disponible sur le compte : le bordereau de remise en banque ne se comptabilise pas dans ce cas.

  • Les chèques pour acompte suivent les mêmes règles d’enregistrement comptable.

Les comptes de tiers, clients ou fournisseurs, sont soldés au moment de l’encaissement des deux chèques.

    1. Thème 6 > Séquence 3 > Étape 3

    2. Achats et ventes, règlement au comptant par chèque avec escompte




        1. L’écriture type pour le règlement par chèque avec utilisation du compte intermédiaire : ► compte 5112 Chèques à encaisser

- En tant que bénéficiaire d’un chèque, on peut être prudent et tenir compte du fait que l’on ne pourra disposer de cet argent que lorsque la banque aura effectivement versé cette somme sur notre compte.

On peut utiliser un compte intermédiaire qui va servir de « mémoire » ► compte 5112 Chèques à encaisser jusqu’à la réception d’un avis de crédit ou de l’extrait de compte de la banque.

À ce moment-là, le ► compte intermédiaire 5112 Chèques à encaisser sera soldé.

- Chez le fournisseur :

  • à la réception du chèque : débit du compte 5112 Chèques à encaisser – crédit du compte 411 Clients (soldé) ;

  • à la réception de l’avis de crédit : débit du compte 512 Banques – crédit du compte 5112 Chèques à encaisser (soldé).

Remarque : l’escompte de règlement doit s’enregistrer selon les règles comptables vues dans les cours sur la facturation des achats et des ventes.

        1. Paiement par carte bancaire


Au règlement, édition de la facturette :

- chez le client :

  • si la carte est à débit immédiat : débit ► compte 401 Fournisseurs (soldé) – crédit ► compte 512 Banques ;

  • si la carte est à débit différé : une écriture sera passée à partir du relevé mensuel ;

- chez le fournisseur : débit du ► compte intermédiaire 5115 CB à l’encaissement – crédit ► compte 411 Clients (soldé) ;

À l’avis de transfert, chez le fournisseur : débit du ► compte 512 Banques – crédit du ► compte 5115 CB à l’encaissement (soldé).

Le centre de traitement des cartes bancaires prélèvera ultérieurement une commission (1 à 2 %) sur le compte bancaire du fournisseur. Celle-ci ne pourra être enregistrée qu’à partir du relevé de compte bancaire.

    1. Thème 6 > Séquence 3 > Étape 4

    2. Achats et ventes, règlement à crédit avec lettre de change ou billet à ordre

Il s’agit d’un paiement avec création d’un effet de commerce.

        1. À la création de la lettre de change par le fournisseur

  • Chez le client : rien.

  • Chez le fournisseur : débit ► compte 413 Clients - Effets à recevoir – crédit ► compte 411 Clients (soldé).

        1. L’acceptation de la lettre de change par le client ou la souscription du billet à ordre par le client

  • Chez le client : débit ► compte 401 Fournisseurs (soldé) – crédit ► compte 403 Fournisseurs - Effets à payer.

  • Chez le fournisseur : rien.

        1. À la remise à l’encaissement de l’effet par le fournisseur à la banque

  • Chez le fournisseur : débit ► compte intermédiaire 5113 Effets à l’encaissement – crédit ►compte 413 Clients - Effets à recevoir (soldé).

        1. À l’échéance de l’effet

  • Chez le client : débit (solde) ► compte 403 Fournisseurs - Effets à payer – crédit ► compte 512 Banques.

  • Chez le fournisseur : débit ► compte 512 Banques, pour le net versé en compte, ► compte 627 Services bancaires, pour la commission prélevée HT, ► compte 44566 TVA déductible / ABS, pour la TVA sur commission – crédit ► compte (soldé) 5113 Effets à l’encaissement.

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