I. parties prenantes a la convention





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PRÉFET DES HAUTES-ALPES

CONVENTION

ENTRE
LE REPRESENTANT DE L'ÉTAT

ET

LA COMMUNE DE
POUR LA TRANSMISSION ELECTRONIQUE
DES ACTES AU REPRESENTANT DE L’ÉTAT

PREAMBULE

Vu la Constitution du 4 octobre 1958 et notamment son article 72 ;

Vu le code général des collectivités territoriales (CGCT) ;

Vu le code des relations entre le public et l’administration ;

Vu la loi n° 2004-809 du 13 août 2004 relative aux libertés et responsabilités locales ;

Vu la loi n° 2015-991 du 7 août 2015 portant nouvelle organisation territoriale de la République ;

Vu le décret n° 2016-146 du 11 février 2016 relatif aux modalités de publication et de transmission, par voie écrite et par voie électronique, des actes des collectivités territoriales et des établissements publics de coopération intercommunale ;

Vu le décret n°2005-324 du 7 avril 2005 relatif à la transmission par voie électronique des actes des collectivités territoriales soumis au contrôle de légalité et modifiant la partie réglementaire du code général des collectivités territoriales ;

Vu l’arrêté du 26 octobre 2005 portant approbation d’un cahier des charges des dispositifs de télétransmission des actes soumis au contrôle de légalité et fixant une procédure d’homologation de ces dispositifs ;

Convient de ce qui suit.

La présente convention a pour objet de fixer les modalités des échanges électroniques intervenant dans le cadre du contrôle de légalité prévu à l’article L.2131-1 du code général des collectivités territoriales.

A cette fin, elle établit les engagements des parties visant à assurer l’intégrité des informations échangées ainsi que les modalités de ces échanges pour qu’ils soient substitués de plein droit aux modes d’échanges de droit commun.

I.PARTIES PRENANTES A LA CONVENTION


La présente convention est passée entre :

1) La préfecture des HAUTES-ALPES représentée par le préfet, Monsieur Philippe COURT, ci-après désignée : le « représentant de l’État ».

2) Et la commune de , représentée par le maire, Monsieur , ci-après désignée : la « collectivité ». Pour les échanges effectués en application de la présente convention, la collectivité est identifiée par les éléments suivants :

Numéro SIREN : numéro de SIREN comportant 9 chiffres ;

Nom : commune de [nom de la commune] ;

Nature : commune ;

Code Nature de l’émetteur : 3-1 ;

Arrondissement de la « collectivité » : [Gap arrondissement n° 2 ou Briançon arrondissement n° 1].

II.PARTENAIRES DU MINISTERE DE L’INTERIEUR

A.L’opérateur de transmission et son dispositif


Pour recourir à la transmission électronique, la collectivité s’engage à utiliser le dispositif suivant : [nom du dispositif de transmission]. Celui-ci a fait l’objet d’une homologation le [jour] [mois] [année] par le ministère de l’Intérieur.

La [société ou collectivité] chargée de l’exploitation du dispositif homologué, désignée ci-après « opérateur de transmission » est chargé de la transmission électronique des actes de la collectivité, en vertu d’un marché signé le [jour] [mois] [année] [pour une durée de X années].

B.Identification de la collectivité


Afin de pouvoir être dûment identifiée ou, à défaut, pour pouvoir identifier les personnes chargées de la transmission, la collectivité s’engage à faire l’acquisition et à utiliser des certificats d’authentification conformément aux dispositions du cahier des charges de la transmission prévu à l’article 1er de l’arrêté du 26 octobre 2005 susvisé.

III.ENGAGEMENTS SUR LA MISE EN ŒUVRE DE LA TRANSMISSION ELECTRONIQUE

A.Clauses nationales

A.1. Organisation des échanges


La collectivité s’engage à transmettre au représentant de l’État les actes mentionnés à l'article L.2131-2 du CGCT, et les actes demandés par ce dernier en vertu des dispositions de l’alinéa 2 de l’article L.2131-3 du même code.

Un accusé de réception électronique est délivré automatiquement pour chaque acte. Il atteste de la réception de ces derniers par le représentant de l’État.

La collectivité s’engage à transmettre, dans la mesure de ses facultés, les actes sous forme électronique au format natif. Si cela est impossible, elle peut transmettre ces actes numérisés.

La double transmission d’un acte est interdite.
Dans l’hypothèse d’une impossibilité technique de transmettre un acte par voie électronique, la collectivité peut le transmettre sur support papier ou par tout autre moyen préalablement accepté par le représentant de l’État.

A.2. Signature

La collectivité s’engage à ne faire parvenir par voie électronique que des actes existant juridiquement dont elle est en mesure de produire un exemplaire original signé, de façon manuscrite ou électronique.

Elle mentionne sur les actes transmis par voie électronique le prénom, le nom et la qualité du signataire.

La collectivité s’engage à ne pas scanner des actes à seule fin d’y faire figurer la reproduction de la signature manuscrite du signataire, la valeur d’une signature manuscrite numérisée étant quasi nulle.

Lorsque cela est possible, la collectivité transmet des actes signés électroniquement dans les conditions prévues à l’article L. 212-3 du code des relations entre le public et l’administration.

A.3. Confidentialité

La collectivité ne peut diffuser les informations fournies par les équipes techniques du ministère de l’Intérieur permettant la connexion du dispositif à ses serveurs pour le dépôt des actes autres que celles rendues publiques par les services de l’État.

Ces informations doivent être conservées et stockées de façon à ce qu’elles soient protégées d’actions malveillantes.

La collectivité s’assure que les intermédiaires techniques impliqués dans ses échanges avec les services préfectoraux respectent également les règles de confidentialité et qu’ils ne sous-traitent pas indûment certaines de leurs obligations à un autre opérateur.
A.4. Interruptions programmées du service

L’accès électronique à l’infrastructure technique du ministère de l’Intérieur pourra être interrompu une demi-journée par mois en heures ouvrables. Le représentant de l’État s’engage à ce que l’équipe technique du ministère de l’Intérieur avertisse les « services supports » des opérateurs de transmission des collectivités trois jours ouvrés à l’avance.

En cas d’interruption de l’accès à l’infrastructure technique pour cause de maintenance, il appartient à la collectivité d’attendre le rétablissement du service pour transmettre ses actes par voie électronique.

A.5. Suspension et interruption de la transmission électronique

Sous réserve des dispositions législatives et réglementaires en vigueur, les parties peuvent suspendre l’application de la présente convention à tout moment.

Le cas échéant, la décision est notifiée par écrit à l’autre partie. Cette notification doit intervenir au moins un mois avant la prise d’effet de la décision.

À compter de cette date, les actes concernés et autres informations y afférents sont échangés dans les conditions de droit commun.

La collectivité peut demander au représentant de l’État l’autorisation de mettre fin à la suspension. La demande doit être formulée par écrit et préciser la date à laquelle la collectivité souhaite utiliser à nouveau la transmission électronique. Le représentant de l’État s’engage à accuser réception de cette demande et à indiquer à la collectivité la date à compter de laquelle les envois dématérialisés sont à nouveau acceptés.

En cas d’absence de volonté exprimée de reprise des relations contractuelles dans le cadre de la présente convention à l’issue d’une année franche à compter de leur suspension, la convention devient caduque.
A.6. Preuve des échanges

Les parties à la présente convention s’engagent à reconnaître la validité juridique des échanges électroniques intervenant dans le cadre du contrôle de légalité.

Les accusés de réception délivrés par les infrastructures techniques du ministère de l’Intérieur et de l’opérateur de transmission attestent de la réception des échanges intervenus dans les procédures du contrôle de légalité et du contrôle administratif.

B.Clauses locales

B.1. Classification des actes par matières


La collectivité s’engage à respecter la nomenclature des actes en vigueur dans le département, prévoyant la classification des actes par matières, utilisée dans le contrôle de légalité dématérialisé et à ne pas volontairement transmettre un acte dans une classification inadaptée.

La classification des actes en vigueur dans le département et annexée à la présente convention comprend deux niveaux, à l'instar de la classification nationale.

B.2. Périmètre des actes télétransmis

La « collectivité » transmettra par voie électronique l’ensemble de ses actes et de leurs annexes, quelle que soit la matière, à l'exception :

-provisoirement et pour des raisons techniques, des pièces constitutives des marchés publics et des contrats de concessions ; seules les délibérations de l'organe délibérant et décisions de lexécutif local devront être télétransmises, les pièces annexes (acte dengagement, règlement de la consultation, CCTP, CCAG), devant quant à elles être transmises au représentant de lEtat par voie papier ;

-des documents d'urbanisme dont les pièces annexes volumineuses ou incompatibles avec les normes d'échanges, seront transmis sous format papier (seuls les délibérations et arrêtés seront télétransmis en matière d'urbanisme).

B.3. Support mutuel


Dans l’exécution de la présente convention, les parties ont une obligation d’information mutuelle.

C.Clauses relatives à la transmission électronique des documents budgétaires sur l’application Actes budgétaires

C.1. Transmission des documents budgétaires de l’exercice en cours


La transmission des documents budgétaires doit porter sur l’exercice budgétaire complet.

Le flux qui assure la transmission de l’acte budgétaire comporte, dans la même enveloppe, le document budgétaire ainsi que la délibération qui l’approuve.

Le document budgétaire est transmis sous la forme d’un seul et même fichier dématérialisé au format XML conformément aux prescriptions contenues dans le cahier des charges mentionné à l’article 1er de l’arrêté du 26 octobre 2005 susvisé.

La dématérialisation des budgets porte à la fois sur le budget principal et sur les budgets annexes.

À partir de la transmission électronique du budget primitif, tous les autres documents budgétaires de l’exercice doivent être transmis par voie électronique.

Le flux XML contenant le document budgétaire doit avoir été scellé par l’application TotEM ou par tout autre progiciel financier permettant de sceller le document budgétaire transmis.

C.2. Documents budgétaires concernés par la transmission électronique


La transmission électronique les documents budgétaires concerne l’intégralité des documents budgétaires de l’ordonnateur.

IV.VALIDITE ET MODIFICATION DE LA CONVENTION

A.Durée de validité de la convention


La présente convention a un durée de validité d'un an et prend effet à partir de la date de sa signature par le représentant de l'Etat.

La présente convention est reconduite d’année en année, par reconduction tacite.

B.Modification de la convention


Entre deux échéances de reconduction de la convention, certaines de ses clauses peuvent être modifiées par avenants.

Dans l’hypothèse où les modifications apportées au cahier des charges de la transmission des actes auraient une incidence sur le contenu de la convention, celle-ci doit être révisée sur la base d’une concertation entre le représentant de l’État et la collectivité avant même l’échéance de la convention.

C. Résiliation de la convention


Sous réserve des dispositions de la loi du 7 août 2015 susvisée, la collectivité peut résilier la présente convention à tout moment.

Le cas échéant, la décision est notifiée par écrit au représentant de l’État. Cette notification doit intervenir au moins trois jours avant la prise d’effet de la décision.

À compter de cette date, les actes concernés et autres informations y afférents sont échangés dans les conditions de droit commun.





Fait à Gap,

Le ,

En deux exemplaires originaux.


et à [nom de la commune],


LE PREFET,


LE [REPRESENTANT LEGAL
DE LA « COLLECTIVITE »]


XXX


ANNEXE
NOMENCLATURE DES ACTES

1. COMMANDE PUBLIQUE (seules les délibérations du conseil municipal et décisions de l'exécutif local devront être télétransmises en la matière).
1.1 Marchés publics

1.2 Délégations de service public

1.3 Conventions de mandat

1.4 Autres contrats

1.5 Transactions (protocole d'accord transactionnel)

1.6 Maîtrise d'œuvre

1.7 Actes spéciaux et divers
2. URBANISME (seules les délibérations du conseil municipal et décisions de l'exécutif local devront être télétransmises en la matière).
2.1 Documents d'urbanisme

2.2 Actes relatifs au droit d'occupation ou d'utilisation des sols

2.3 Droit de préemption urbain
3. DOMAINE ET PATRIMOINE
3.1 Acquisitions

3.2 Aliénations

3.3 Locations

3.4 Limites territoriales

3.5 Actes de gestion du domaine public

3.6 Autres actes de gestion du domaine privé
4. FONCTION PUBLIQUE
4.1 Personnels titulaires et stagiaires de la FPT

4.2 Personnels contractuels

4.3 Fonction publique hospitalière

4.4 Autres catégories de personnels

4.5 Régime indemnitaire
5. INSTITUTIONS ET VIE POLITIQUE
5.1 Election exécutif

5.2 Fonctionnement des assemblées

5.3 Désignation de représentants

5.4 Délégations de fonctions

5.5 Délégations de signature

5.6 Exercice des mandats locaux

5.7 Intercommunalité

5.8 Décision d'ester en justice
6. LIBERTES PUBLIQUES ET POUVOIRS DE POLICE
6.1 Police municipale

6.2 Pouvoirs du président du conseil général

6.3 Pouvoirs du président du conseil régional

6.4 Autres actes réglementaires

6.5 Actes pris au nom de l'Etat
7. FINANCES LOCALES
7.1 Décisions budgétaires

7.2 Fiscalité

7.3 Emprunts

7.4 Interventions économiques

7.5 Subventions

7.6 Contributions budgétaires

7.7 Avances

7.8 Fonds de concours

7.9 Prise de participation (SEM, etc.)

7.10 Divers
8. DOMAINES DE COMPETENCES PAR THEMES
8.1 Enseignement

8.2 Aide sociale

8.3 Voirie

8.4 Aménagement du territoire

8.5 Politique de la ville, habitat, logement

8.6 Emploi, formation professionnelle

8.7 Transports

8.8 Environnement

8.9 Culture
9. AUTRES DOMAINES DE COMPETENCES
9.1 Autres domaines de compétence des communes

9.2 Autres domaines de compétence des départements

9.3 Autres domaines de compétence des régions

9.4 Vœux et motions

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