Résumé Ce guide présente les évolutions significatives de Microsoft Office Word 2010 dans le contexte de l’accessibilité





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Annexe AW.Utiliser les tableaux à bon escient

AW.1Conseils


D’une façon générale, nous préconisons de ne JAMAIS utiliser les tableaux pour effectuer une mise en forme du texte, ou pour le répartir en plusieurs colonnes. En effet, les tableaux utilisés uniquement à des fins de présentation sont susceptibles de ne pas présenter les informations dans un ordre logique de la première cellule à la dernière, avec un sens de lecture inapproprié.

Ainsi, de façon par exemple à mettre en colonne le texte, il est préférable au contraire d’utiliser la fonction Colonnes sous l'onglet Mise en page, dans le groupe Mise en page (Cf. section § IK.1.1 Répartir le texte sur plusieurs colonnes).

Les tableaux utilisés à des fins d’affichage de listes ou de données structurées représentent, par définition, une structure (potentiellement) à plusieurs dimensions, difficile à appréhender pour un lecteur travaillant sur un terminal braille ou avec une synthèse vocale.

Il convient donc de s’interroger sur la pertinence d’un tableau dans le contexte quant à l’information à véhiculer. S’agit-il de données formatées ? A deux dimensions ? Le volume de données est-il compatible avec ce type de structure pour retranscrire correctement l’information ?

Si en définitive, un tableau de données s’avère la meilleure approche pour restituer l’information, il est nécessaire de respecter quelques règles simples, pour que le tableau soit accessible ou tout simplement compréhensible :

Créer un tableau uniforme de façon à offrir une capacité à identifier chaque cellule et sa signification dans le contexte ;

Appliquer un style de tableau ;

Donner un titre aux lignes et aux colonnes ;

Éviter d'imbriquer des tableaux les uns dans les autres et, à un degré moindre, de fusionner des cellules ;

Éviter de couper les lignes ;

Ne pas inclure de cellules vides. Si une donnée manque, la remplacer par une mention explicite ;

Ne pas utiliser des lignes blanches, ou des espaces pour aérer le tableau, mais créer l'espace requis, grâce aux fonctions de formatage ;

Ne pas inclure d’illustrations au sein d’un tableau ;

Si cela est possible, organiser les données en plusieurs tableaux simples, plutôt qu'un seul tableau complexe96 (même le lecteur voyant vous en sera reconnaissant !) ;

Fournir une description générale ou d'ensemble du tableau sous forme d’alternative textuelle et de légende.

L’observation de ces quelques règles simples procure les avantages suivants :

  1. Des structures de données plus claires pour tous les utilisateurs ;

  1. Une meilleure identification du contenu d'un tableau et de facto, une meilleure exploitation par une aide technique ;

  2. Et enfin, vis-à-vis de la présence d’une légende, une meilleure gestion des tableaux aussi bien en termes de navigation vers un tableau donné donnée via l’insertion d’un renvoi que de constitution d’une table des illustrations (tableaux). Nous développons ces éléments au chapitre § Annexe CN. Créer des aides à la navigation.

AW.2Procédures

AW.2.1Créer un tableau uniforme


Microsoft Office Word 2010 propose un certain nombre de tableaux pré-formatés (fonction Tableaux rapides). Il est également possible de sélectionner le nombre de lignes et de colonnes souhaité. Il est possible d'insérer un tableau dans un document (ou dans un autre tableau pour créer un tableau plus complexe ; ce qui n’est au demeurant à bannir.)

Comme mentionné ci-avant, il convient d’utiliser utiliser la fonction Insérer un tableau… du bloc Tableau de l’onglet Insertion et NON PAS la fonction Dessiner un tableau de ce même bloc (destinée aux tableaux pour effectuer une mise en forme du texte).

Pour insérer un tableau de données, procéder de la façon suivante :

  1. Cliquer à l'emplacement où insérer un tableau.

Annexe AX.Sous l'onglet Insertion, dans le groupe Tableaux, cliquer sur Tableau.

Annexe AY.Sélectionner avec la souris le nombre de lignes et de colonnes souhaité ou cliquer sur Insérer un tableau…

Dans le premier cas, le tableau correspondant s’affiche au fur et à mesure de la sélection. Une fois le bouton gauche de la souris relâché, le tableau est inséré.

Dans le second cas, la boîte de dialogue Insérer un tableau s’ouvre.

  1. Préciser le nombre de colonnes souhaité dans le champ éponyme ainsi que le nombre de lignes souhaité dans le champ éponyme.

  2. Cliquer sur OK pour valider.

boîte de dialogue insérer un tableau

Figure . Insertion d'un tableau

Avec le clavier, procéder de la façon suivante :

  1. Placer le curseur à l'emplacement où insérer un tableau.

Annexe AZ.Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparaître les touches d’accès.

Annexe BA.Appuyer sur S puis sur B.

Annexe BB.Utiliser les FLÈCHES de direction pour sélectionner le nombre de lignes et de colonnes souhaité ou appuyer sur I pour Insérer un tableau…

Dans le premier cas, le tableau correspond s’affiche au fur et à mesure de la sélection. Appuyer sur ENTRÉE pour insérer le tableau.

Dans le second cas, la boîte de dialogue Insérer un tableau s’ouvre.

  1. Préciser le nombre de colonnes souhaité puis appuyer sur TAB et préciser le nombre de lignes souhaité.

  2. Appuyer sur ENTRÉE pour valider.

BB.1.1Appliquer un style de tableau


Il convient ensuite, pour tout tableau utilisé à des fins d’affichage de listes ou de données structurées, d’appliquer un style de tableau adapté.

En effet, comme mentionné précédemment, Word 2010 reconnait deux types de tableaux, à savoir les tableaux de présentation et les tableaux de données. Le critère qui permet de distinguer les deux types, au-delà des modalités de création (Dessiner un tableau vs. Insérer un tableau) est la mise en forme des tableaux de données avec les styles de tableau.

Les informations ou données du tableau doivent être présentées dans un ordre logique de la première cellule à la dernière. L’application d’un tel style contribue à établir l’ordre de présentation des données.

Pour cela, procéder de la façon suivante :

  1. Sélectionner le tableau.

Annexe BC.Sous Outils de tableau, sous l'onglet Création, dans le groupe Styles de tableau, sélectionner dans la galerie un style de tableau approprié.

Annexe BD.Depuis le groupe Options de style de tableau, vérifier que les lignes et colonnes sont correctement décrits vis-à-vis de l’organisation souhaitée du tableau de données et cocher/décocher en conséquence le cas échéant les cases à cocher Ligne d’en-têtes, Ligne Total, Première colonne et Dernière colonne.

image du ruban word

Figure . Options du groupe de commandes Options de style de tableau de l'onglet Création

Avec le clavier, procéder de la façon suivante :

  1. Placer le curseur dans le tableau considéré.

Annexe BE.Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparaître les touches d’accès.

Annexe BF.Appuyer sur JN pour Création Outils de tableau puis sur S accéder à la galerie des styles de tableau dans le groupe Styles de tableau.

Annexe BG.Utiliser les touches FLÈCHE BAS, FLÈCHE GAUCHE, FLÈCHE DROITE et/ou FLÈCHE HAUT pour sélectionner le style de tableau approprié et appuyer sur ENTRÉE pour valider.

Annexe BH.Pour modifier les cases à cocher relatives aux options du style de tableau, répéter les actions 1 et 2, puis appuyer comme précédemment sur JN. Les cases à cocher Ligne d’en-têtes, Ligne Total, Première colonne et Dernière colonne correspondent respectivement aux touches G, T, M et N.

BH.1.1Donner un titre aux lignes et aux colonnes d'un tableau


Bien qu'il ne soit pas possible sous Word de créer spécifiquement des en-têtes de lignes ou de colonnes comme on le ferait en HTML, il est possible de préciser la ou les lignes d’en-tête par le biais de l’option Répéter les lignes d'en-tête.

Ceci amène les bénéfices suivants :

Pour un tableau très long, le titre ainsi défini se répète sur chaque page. Word répète automatiquement les titres d’un tableau sur chaque nouvelle page consécutive à un saut de page automatique. Il ne répète par contre pas les titres si un saut de page manuel est inséré dans le tableau. Il convient donc de ne pas forcer un saut de page au niveau d'une ligne de tableau spécifique (CTRL + ENTRÉE) ;

Des balises sont alors ajoutées permettant une meilleure restitution par les lecteurs d'écran.

Pour cela, procéder de la façon suivante :

  1. Sélectionner la ou les lignes de titres. La sélection doit inclure la première ligne du tableau.

Annexe BI.Sous Outils de tableau, sous l'onglet Disposition, dans le groupe Données, cliquer sur Répéter les lignes d'en-tête.

image du ruban word

Figure . Commande Répéter les lignes d'en-têtes du groupe Données

Avec le clavier, procéder de la façon suivante :

  1. Placer le curseur dans le tableau considéré.

Annexe BJ.Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparaître les touches d’accès.

Annexe BK.Appuyer sur JD pour Disposition Outils de tableau puis sur P pour Répéter les lignes d'en-tête.

BK.1.1Empêcher la coupure des lignes dans un tableau


Par défaut, si un saut de page se produit à l'intérieur d'une longue ligne, Word autorise la division de la ligne entre les deux pages.

Pour empêcher une ligne de tableau de passer sur une autre page, procéder de la façon suivante :

  1. Cliquer dans le tableau considéré.

Annexe BL.Sous Outils de tableau, cliquer sur l'onglet Disposition.

Annexe BM.Dans le groupe Tableau, cliquer sur Propriétés, puis sur l'onglet Ligne.

Annexe BN.Désactiver la case à cocher Autoriser le fractionnement des lignes sur plusieurs pages.

Avec le clavier, procéder de la façon suivante :

  1. Placer le curseur dans le tableau considéré.

Annexe BO.Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparaître les touches d’accès.

Annexe BP.Appuyer sur JD pour Disposition Outils de tableau puis sur O. La boîte de dialogue Propriétés du tableau s’ouvre.

Annexe BQ.Appuyer sur ALT + L pour sélectionner l’onglet Ligne.

Annexe BR.Appuyer sur ALT + U pour désactiver la case à cocher Autoriser le fractionnement des lignes sur plusieurs pages.

Annexe BS.Appuyer sur ENTRÉE pour valider.

BS.1.1Utiliser les fonctions de formatage proposées


La définition des marges d'une cellule permet de créer un espace autour d'une cellule sans être obligé d'insérer des lignes vides, ou des espaces.

Pour configurer les marges d'une cellule, procéder de la façon suivante :

  1. Sélectionner la cellule.

Annexe BT.Sous Outils de tableau, cliquer sur l'onglet Disposition.

Annexe BU.Dans le groupe Tableau, cliquer sur Propriétés, puis sur l'onglet Cellule.

Annexe BV.Cliquer sur le bouton Options… Dans les options de cette boîte de dialogue, toutes les marges des cellules ou d'une cellule préalablement sélectionnées peuvent être définies.

Annexe BW.Après avoir saisi les paramètres des différentes marges des cellules, cliquer sur le bouton OK pour valider.

Annexe BX.Cliquer de nouveau le bouton OK pour sortir de la boîte de dialogue des propriétés.

Avec le clavier, procéder de la façon suivante :

  1. Placer le curseur dans le tableau considéré.

Annexe BY.Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparaitre les touches d’accès.

Annexe BZ.Appuyer sur JD pour Disposition Outils de tableau puis sur O. La boîte de dialogue Propriétés du tableau s’ouvre.

Annexe CA.Appuyer sur ALT + E pour sélectionner l’onglet Cellule.

Annexe CB.Appuyer sur ALT + O pour accéder aux options.

Annexe CC.Après avoir saisi les paramètres des différentes marges des cellules, appuyer sur ENTRÉE pour valider.

Annexe CD.Appuyer à nouveau sur ENTRÉE pour sortir de la boîte de dialogue des propriétés.

CD.1.1Préciser une alternative textuelle au tableau


Pour décrire en alternative au plus juste la fonction du tableau de données dans le contexte où il se trouve, procéder de la façon suivante :

  1. Sélectionner le tableau de données,

  1. Effectuer un clic droit sur celui-ci,

  2. Choisir Format du tableau…, la boîte de dialogue correspondante s’ouvre.

  3. Sélectionner l’onglet Texte de remplacement,

image de la boîte de dialogue

Figure . Définition du texte de remplacement pour un tableau

Annexe CE.Dans le champ de saisie Titre, taper un premier niveau de texte de remplacement,

Annexe CF.Dans le champ de saisie Description, taper une description.

Annexe CG.Cliquer sur le bouton OK.

Il convient de noter que, si le document est publié au format HTML (Cf. section § IR.1 Publier au format HTML), ces champs correspondront respectivement aux contenus de la balise caption et de l’attribut summary.

CG.1.1Insérer une légende de tableau


Pour insérer une légende qui accompagne en général l'élément textuel au plus juste la fonction de l’illustration dans le contexte où elle se trouve, procéder de la façon suivante :

  1. Cliquer dans le tableau considéré.

Annexe CH.Sous l'onglet Références, dans le groupe Légendes, cliquer sur Insérer une légende.

Annexe CI.Dans la boîte de dialogue Légende, préciser le texte de la légende sous Légende. Vérifier également que :

  1. L’étiquette est de type Tableau comme illustré.

  2. La position est Au-dessus de la sélection comme illustré. Ceci est nécessaire pour que la légende de tableau soit correctement retranscrite lorsque le document est publié au format DAISY XML (Cf. section § KA.2 Publier au format DAISY).

image de la boîte de dialogue

Figure . Définition d'une légende pour un tableau

Annexe CJ.Cliquer sur OK pour insérer la légende.

Pour insérer une légende avec le clavier, procéder de la façon suivante:

  1. Placer le curseur dans le tableau considéré.

  2. Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparaître les touches d’accès.

Annexe CK.Appuyer sur É pour sélectionner l’onglet Références, puis R pour ouvrir la boîte de dialogue Légende.

Annexe CL.Préciser le texte de la légende.

Annexe CM.Appuyer sur ENTRÉE pour valider.
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