Résumé Ce guide présente les évolutions significatives de Microsoft Office Word 2010 dans le contexte de l’accessibilité





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Annexe DR.Créer des formulaires accessibles

DR.1Conseils


Pour qu'un formulaire soit accessible, plusieurs règles doivent être respectées :

Les champs du formulaire doivent être « éditables » ;

Les champs du formulaire doivent avoir une description pour que l'utilisateur d'un logiciel de lecture d’écran puisse savoir à quoi correspond chaque champ ;

Un ordre de tabulation doit être prédéfini pour que l'utilisateur puisse naviguer d'un champ à l'autre dans un ordre logique ;

Les regroupements logiques des champs dans un formulaire doivent être signalés clairement.

Un formulaire accessible permet non seulement un accès au formulaire pour la lecture et l’écriture pour une personne ayant un handicap mais donne surtout la possibilité à tous de remplir ledit formulaire sans trop de manipulations.

DR.2Procédures


Microsoft Office Word 2010 offre une nouvelle approche de la constitution de formulaires au travers de l’utilisation des contrôles de contenu. Cette approche permet une intégration poussée avec le système informatique d’une entreprise.

Les contrôles de contenu sont des contrôles individuels (texte enrichi, texte, liste déroulante, zone de liste déroulante, etc.) à destination des formulaires ainsi qu’à tout autre type de document.

Ces contrôles offrent trois types de vue/présentation distinctes :

  1. Visualisation lorsque le contrôle n’est pas sélectionné,

  2. Sélection lorsque le contrôle a le focus,

  3. Edition lorsque le contrôle a le focus et qu’une action est entreprise vis-à-vis de celui-ci.

et permettent un mappage et une maintenance bidirectionnelle des données personnalisées stockées au format XML au sein même du document Word (*.docx). Un utilitaire comme le Word 2007 Content Control Toolkit101 permet la configuration de ce mappage sur la base de schémas XML personnalisés.

Ainsi, les contrôles de contenu permettent à la fois de mettre à jour les données et d'afficher des données actualisées. Le document offrant une séparation stricte entre la présentation (affichage des données) et les données, ces données peuvent être dès lors injectées dans le document ou extraites du document de façon globale, le document Word devenant un frontal d'utilisation de données au travers du formulaire affiché. Ceci permet une intégration aisée avec des processus métier.

Une telle utilisation des possibilités introduites par ces contrôles sort du cadre du présent guide. Ce dernier se limite aux considérations propres à l’accessibilité.

L’approche proposée par Word 2010 au travers de la notion de formulaires hérités pour des formulaires en mode compatibilité Word 2003 est également abordée.

DR.2.1Configurer Word pour créer des formulaires


Pour créer un formulaire accessible, il est tout d'abord nécessaire de disposer de l’onglet Développeur. Si cet onglet n’est pas présent dans le ruban, il doit être activé de la façon suivante :

  1. Cliquer sur le bouton Fichier, pour passer dans le mode Backstage puis sous Aide cliquer sur Options. La boîte de dialogue Options Word s’affiche.

Annexe DS.Sélectionner Personnaliser le Ruban dans la liste des types d’options.

Annexe DT.Dans le panneau Personnaliser le ruban et les raccourcis clavier, sélectionner Onglets principaux dans la liste déroulante Personnaliser le Ruban puis cocher la case Développeur dans la liste des onglets principaux.

image de la boîte de dialogue

Annexe DU.Cliquer sur le bouton OK.

Avec le clavier, procéder de la façon suivante :

  1. Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparaître les touches d’accès.

Annexe DV.Appuyer sur F pour cliquer le bouton Fichier puis sur la touche I pour cliquer le bouton Options sous Aide. La boîte de dialogue Options Word s’affiche.

Annexe DW.Se déplacer avec la touche FLÈCHE BAS sur l’option Personnaliser le Ruban.

Annexe DX.Appuyer sur la séquence de touches ALT + R pour sélectionner dans la liste déroulante Onglets principaux avec les touches FLÈCHE BAS et FLÈCHE HAUT et appuyer sur ENTRÉE pour valider.

Annexe DY.Appuyer sur TAB pour accéder à la liste des onglets principaux.

Annexe DZ.Se déplacer avec la touche FLÈCHE BAS sur la case à cocher Développeur.

Annexe EA.Appuyer sur la barre d’espace pour cocher la case Développeur.

Annexe EB.Appuyer sur ENTRÉE pour valider.

EB.1.1Activer le mode création


Sous l'onglet Développeur, dans le groupe Contrôles, cliquer sur Mode Création.

image du ruban word

Figure . Commandes du groupe Contrôles de l'onglet Développeur

Avec le clavier, procéder de la façon suivante :

  1. Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparaître les touches d’accès.

  2. Appuyer sur C pour sélectionner l’onglet Développeur puis sur les touches D et M pour activer le Mode Création.

EB.1.2Créer un formulaire avec les contrôles de contenu


Pour constituer le formulaire et avant de le rendre, à proprement parler, accessible, il convient de commencer par en esquisser une présentation : écrire et mettre en forme tout le texte se rattachant au formulaire : titre du formulaire, questions, explications.

Il sera alors possible d’y ajouter des contrôles de contenu, d'autres éléments graphiques (Cf. chapitre § Annexe AD. Donner une alternative aux éléments non textuels) et des tableaux (Cf. chapitre § Annexe AW. Utiliser les tableaux à bon escient).

EB.1.2.1Ajouter des contrôles de contenu au formulaire


Les contrôles de contenu sont des contrôles individuels (texte enrichi, texte, liste déroulante, zone de liste déroulante, etc.) à destination des formulaires.

Par exemple, de nombreux formulaires en ligne sont conçus avec une liste déroulante proposant à l'utilisateur un jeu restreint de choix. Les contrôles de contenu peuvent offrir des instructions à l'utilisateur et peuvent être configurés de telle sorte qu'ils disparaissent lorsque l'utilisateur y tape son propre texte.

Positionner le curseur à l’emplacement où un contrôle doit être placé et effectuer l’une des opérations suivantes.
Insérer un contrôle de texte

Pour créer une zone d'édition dans laquelle l'utilisateur peut saisir un texte, sous l'onglet Développeur, dans le groupe Contrôles, cliquer sur le contrôle Texte enrichi image du ruban ou Texteimage du ruban.

Avec le clavier, procéder de la façon suivante :

  1. Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparaître les touches d’accès.

Annexe EC.Appuyer sur C pour sélectionner l’onglet Développeur puis sur la touche N pour le contrôle Texte enrichi ou sur la touche E pour le contrôle Texteimage du ruban.

Annexe ED.Une zone d'édition apparaît à l’endroit où était positionné le curseur.
Insérer une liste déroulante

Pour qu'une liste déroulante soit accessible, procéder de la façon suivante :

  1. Sous l'onglet Développeur, dans le groupe Contrôles, cliquer sur le contrôle Liste déroulanteimage du ruban.

Annexe EE.Sélectionner le contrôle de contenu et dans l'onglet Développeur, dans le groupe Contrôles, cliquer sur Propriétés.

Annexe EF.Pour créer une liste de choix, sous Propriétés de la liste déroulante, cliquer sur Ajouter.

image de la boîte de dialogue

Figure . Définition des propriétés du contrôle de contenu

Annexe EG.Taper un choix dans la zone Nom complet comme Oui, Non ou Peut-être, et préciser le cas échéant une valeur comme 2, 1 ou 0. Cliquer sur OK pour valider l’élément de la liste.

Annexe EH.Répéter cette étape jusqu'à ce que tous les choix figurent dans la liste déroulante.

Annexe EI.Cliquer sur OK pour valider.

Avec le clavier, procéder de la façon suivante :

  1. Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparaître les touches d’accès.

Annexe EJ.Appuyer sur C pour sélectionner l’onglet Développeur puis sur la touche O pour sélectionner le contrôle Liste déroulanteimage du ruban.

Annexe EK.Une zone d'édition apparaît à l’endroit où était positionné le curseur.

Annexe EL.Appuyer sur ALT ou F10, puis C pour sélectionner l’onglet Développeur puis sur la touche É pour afficher les Propriétés.

Annexe EM.Appuyer sur ALT + A.

Annexe EN.Taper un choix dans la zone Nom complet comme Oui, Non ou Peut-être, et préciser le cas échéant une valeur comme 2, 1 ou 0. Appuyer sur ENTRÉE pour valider.

Annexe EO.Répéter cette étape jusqu'à ce que tous les choix figurent dans la liste déroulante

Annexe EP.Appuyer sur ENTRÉE pour valider.

EP.1.1.1Rendre accessibles les contrôles de contenu du formulaire


Le fait de rendre accessibles les contrôles de contenu insérés dans le formulaire suppose de préciser un titre et un texte d’instructions de l'espace réservé adaptés pour les contrôles de contenu. Ces éléments facilitent l’appréhension et l'utilisation du formulaire.

Pour chaque contrôle, procéder de la façon suivante :

  1. Cliquer sur le contrôle de texte dont vous voulez modifier le texte d'instructions de l'espace réservé.

Annexe EQ.Modifier le texte d'instructions de l'espace réservé et le mettre en forme comme souhaité.

Annexe ER.Cliquer avec le bouton droit sur le contrôle de contenu.

Annexe ES.Cliquer sur Propriétés.

Annexe ET.Préciser un titre dans le champ Titre.

Annexe EU.Dans le cas d’un contrôle de texte, activer la case à cocher Supprimer le contrôle du contenu lorsque les contenus sont modifiés de façon à ce que les instructions s’effacent lorsqu'un utilisateur tape son propre texte dans un contrôle de texte ou de texte enrichi.

Annexe EV.Cliquer sur OK pour valider.

Avec le clavier, procéder de la façon suivante :

  1. Placer le curseur sur le contrôle de texte dont vous voulez modifier le texte d'instructions de l'espace réservé.

Annexe EW.Modifier le texte d'instructions de l'espace réservé et le mettre en forme comme souhaité.

Annexe EX.Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparaître les touches d’accès.

Annexe EY.Appuyer sur C pour sélectionner l’onglet Développeur puis sur la touche É pour les Propriétés.

Annexe EZ.Appuyer sur ALT + T pour préciser un titre.

Annexe FA.Dans le cas d’un contrôle de texte, appuyer sur ALT + U pour activer la case à cocher Supprimer le contrôle du contenu lorsque les contenus sont modifiés de façon à ce que les instructions s’effacent lorsqu'un utilisateur effectue une sélection dans la liste.

Annexe FB.Appuyer sur ENTRÉE pour valider.

FB.1.1Créer un formulaire en mode compatibilité Word 2003


Comme précédemment, pour constituer le formulaire et avant de le rendre, à proprement parler, accessible, il convient de commencer par en esquisser une présentation : écrire et mettre en forme tout le texte se rattachant au formulaire : titre du formulaire, questions, explications.

Il sera alors possible d’y ajouter des contrôles, d'autres éléments graphiques (Cf. chapitre § Annexe AD. Donner une alternative aux éléments non textuels) et des tableaux (Cf. chapitre § Annexe AW. Utiliser les tableaux à bon escient).

FB.1.1.1Ajouter des champs au formulaire


Les champs sont des contrôles individuels (zone d’édition, case à cocher, liste déroulante, etc.) à destination des formulaires. Par exemple, de nombreux formulaires en ligne sont conçus avec une liste déroulante proposant à l'utilisateur un jeu restreint de choix.

Positionner le curseur à l’emplacement où un champ doit être placé et effectuer l’une des opérations suivantes.
Insérer une zone d’édition

Pour créer une zone d’édition, procéder de la façon suivante :

  1. Sous l'onglet Développeur, dans le groupe Contrôles, cliquer sur Outils héritésimage du bouton.

Annexe FC.Sous Formulaires hérités, cliquer sur le champ Zone d’éditionimage du bouton. Une zone d’édition apparaît à l'endroit où était positionné le curseur.

Avec le clavier, procéder de la façon suivante :

  1. Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparaître les touches d’accès.

Annexe FD.Appuyer sur C pour sélectionner l’onglet Développeur puis sur la touche U pour sélectionner Outils hérités image du bouton et enfin sur ENTRÉE pour valider le champ Zone d’éditionimage du bouton qui a le focus. Une zone d'édition apparaît à l’endroit où était positionné le curseur.
Insérer une case à cocher

Pour créer une case à cocher par l'utilisateur, procéder de la façon suivante :

  1. Sous l'onglet Développeur, dans le groupe Contrôles, cliquer sur Outils héritésimage du bouton.

Annexe FE.Sous Formulaires hérités, cliquer sur le champ Case à cocherimage du bouton.

Annexe FF.Si la case à cocher comporte un arrière-plan gris, cliquer sur Outils hérités dans le groupe Contrôles, puis cliquer sur Trame de fond image du bouton pour supprimer la trame grise.

Annexe FG.Une case à cocher apparaît à l'endroit où était positionné le curseur. Taper le texte de cette case à cocher.

Avec le clavier, procéder de la façon suivante :

  1. Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparaître les touches d’accès.

Annexe FH.Appuyer sur C pour sélectionner l’onglet Développeur puis sur la touche U pour sélectionner Outils hérités image du bouton et enfin sur la touche H pour le champ Case à cocherimage du bouton.

Annexe FI.Une case à cocher apparaît à l'endroit où était positionné le curseur. Taper le texte de cette case à cocher.
Insérer une liste déroulante

Pour créer une liste déroulante, procéder de la façon suivante :

  1. Sous l'onglet Développeur, dans le groupe Contrôles, cliquer sur Outils héritésimage du bouton.

Annexe FJ.Sous Formulaires hérités, cliquer sur le champ Liste déroulanteimage du bouton. Une liste déroulante apparaît à l'endroit où était positionné le curseur.

Avec le clavier, procéder de la façon suivante :

  1. Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparaître les touches d’accès.

Annexe FK.Appuyer sur C pour sélectionner l’onglet Développeur puis sur la touche U pour sélectionner Outils hérités image du bouton et puis sur Z pour le champ Liste déroulanteimage du bouton et enfin sur ENTRÉE pour valider la sélection. Une liste déroulante apparaît à l'endroit où était positionné le curseur.

FK.1.1.1Rendre accessibles les contrôles hérités du formulaire


Pour chaque champ du formulaire, procéder de la façon suivante :

  1. Cliquer avec le bouton droit sur le champ et sélectionner Propriétés. La boîte de dialogue Options du champ s’ouvre.

Annexe FL.Cliquer sur le bouton Texte d’aide… La boîte de dialogue Texte d’aide des champs de formulaire s’affiche.

image de la boîte de dialogue

Figure . Définition d'une aide pour le champ de formulaire

Annexe FM.Dans l’onglet Barre d’état, sélectionner Créez votre propre texte et préciser le texte d'aide qui sera lu par une aide technique comme le logiciel de lecture d’écran JAWS pour Windows. Nous recommandons de préciser le nom du champ d'édition considéré du formulaire et, si besoin, tout détail indispensable, tel que « 5 caractères maximum » par exemple. Le texte d'aide est limité à une longueur maximum de 138 caractères.

Annexe FN.Sélectionner l’onglet Touche Aide (F1).

Annexe FO.Sélectionner Créez votre propre texte et préciser le même texte d'aide que précédemment. Ce texte est affiché lorsque l'utilisateur appuie sur la touche F1. Le texte d'aide est limité à une longueur maximum de 138 caractères.

Annexe FP.Cliquer sur OK pour valider le texte d'aide.

Annexe FQ.Cliquer sur OK pour enregistrer toutes les propriétés du champ.

Dans le cas d’une zone d’édition, le champ Texte par défaut permet de préciser un texte par défaut à insérer dans la zone d’édition. Il n'est pas nécessaire de remplir ce champ, car cela obligerait l'utilisateur à effacer le contenu du champ pour entrer sa saisie.

image de la boîte de dialogue

Figure . Définition des options d'une zone d'édition

Avec le clavier, procéder de la façon suivante :

  1. Appuyer sur la touche MENU CONTEXTUEL puis P pour Propriétés et enfin ENTRÉE pour valider. La boîte de dialogue Options du champ s’ouvre.

Annexe FR.Appuyer sur ALT + A. La boîte de dialogue Texte d’aide des champs de formulaire s’affiche.

Annexe FS.Appuyer sur ALT + B pour sélectionner l’onglet Barre d’état.

Annexe FT.Appuyer sur ALT + C pour sélectionner Créez votre propre texte et préciser le texte d'aide.

Annexe FU.Appuyer sur ALT + T pour sélectionner l’onglet Touche Aide (F1).

Annexe FV.Appuyer sur ALT + C pour sélectionner Créez votre propre texte et préciser le texte d'aide.

Annexe FW.Appuyer sur TAB pour placer le focus sur le bouton OK.

Annexe FX.Appuyer sur ENTRÉE pour valider le texte d'aide.

Annexe FY.Appuyer sur ENTRÉE pour enregistrer toutes les propriétés du champ.

FY.1.1Désactiver le mode création


Le mode création est une bascule. Il suffit d’effectuer la même opération que celle décrite à la section § EB.1.1 Activer le mode création pour éteindre ce mode.

FY.1.2Enregistrer le formulaire


Une fois que le formulaire a été créé, il est possible de le protéger pour éviter que la personne qui remplira ce formulaire modifie les textes explicatifs.

Pour protéger par exemple l’ensemble du formulaire, procéder de la façon suivante :

  1. Sous l'onglet Développeur, dans le groupe Protéger, cliquer sur Protéger le document, puis sur Restreindre la mise en forme et la modification.

Annexe FZ.Dans le volet Office Protection du document, dans Restrictions de modifications, activer la case à cocher Autoriser uniquement ce type de modifications dans le document.

Annexe GA.Dans la liste de restrictions de modification, sélectionner Remplissage de formulaires.

Annexe GB.Dans Activation de la protection, cliquer sur Activer la protection.

Si le formulaire, l'un de ses champs ou un texte explicatif doit être modifié, il est possible de supprimer la protection du formulaire en cliquant de nouveau sur le bouton Protéger le document.
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