Résumé Ce guide présente les évolutions significatives de Microsoft Office Word 2010 dans le contexte de l’accessibilité





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Annexe A.Introduction

A.1Objectifs de ce guide


Un document est accessible s'il peut être lu et utilisé par n'importe quel utilisateur, quel que soit l'outil informatique dont il dispose : écran, synthétiseur vocal, terminal braille, clavier ou dispositif de pointage spécial.

Quelques considérations et principes simples doivent être pris en compte pour que le document soit accessible comme notamment :

Structurer le document en séparant le contenu (et les éventuelles données XML associées) de la présentation ;

Donner des alternatives textuelles aux éléments graphiques ;

Faire des tableaux accessibles pour afficher les données avec une organisation en facilitant l’appréhension avec une aide technique ;

Proposer des aides pour faciliter la navigation à l'intérieur du document ;

Utiliser des couleurs assez contrastées et des polices standards ;

Etc.

Le présent document vise à démontrer qu'en suivant un certain nombre de règles il est possible de facilement créer un document accessible et utilisable par tous, notamment par des personnes ayant une incapacité physique ou sensorielle (mobilité restreinte ou cécité, par exemple).

Il se veut une version beaucoup détaillée des conseils donnés dans l’article Creating accessible Word documents1 disponible sur Microsoft Office Online.

Au travers des différentes thématiques proposées par le guide, il s’agit donc :

De mieux comprendre ce qu'est un document accessible ;

D’observer l'impact et l'intérêt de l'accessibilité sur des exemples ;

D’apprendre à créer un document accessible avec Microsoft Office Word 2010 ;

D’être capable de vérifier ses productions ;

De savoir évaluer l'accessibilité d'un document.

Nous avons tout à gagner à faire de l'accessibilité (numérique) un critère explicite de qualité, à la fois parce que cela permet à des personnes handicapées ou à mobilité réduite d’accéder facilement à l’information, mais aussi parce que « madame ou monsieur tout le monde » trouvera des contenus accessibles plus conviviaux et plus faciles d'utilisation.

De plus en plus de personnes sont concernées. Une simple réflexion sur les perspectives démographiques (le fameux « papy-boom »), nous amène à songer qu’une informatique qui soit plus utilisable par tous est une impérieuse nécessité pour des seniors actifs et qui désirent le rester. En effet les seniors sont de plus en plus adeptes des Technologies de l’Information et de la Communication (TIC en abrégé), mais peuvent souffrir davantage que les jeunes générations de limitations physiques ou sensorielles. L’accessibilité est un instrument de lutte contre l’exclusion des personnes handicapées et des personnes âgées.

Nécessité, l’accessibilité numérique garantit non seulement un accès égal à tous mais contribue également à la qualité, l’ergonomie et à la facilité d’utilisation. L’accessibilité numérique est également une obligation légale.

Nous pouvons citer à ce titre :

La résolution du Parlement Européen sur l’accessibilité des sites Web publics et de leur contenus (EP resolution (2002)0325) ;

La loi n° 2005-1022 pour « l'égalité des droits et des chances, la participation et la citoyenneté des personnes handicapées » adoptée le 11 février 2005 avec son article 47 :

« Les services de communication publique en ligne des services de l’état, des collectivités territoriales et des établissements publics qui en dépendent doivent être accessibles aux personnes handicapées. 

L'accessibilité des services de communication publique en ligne concerne l'accès à tout type d'information sous forme numérique quels que soient le moyen d'accès, les contenus et le mode de consultation. Les recommandations internationales pour l'accessibilité de l'internet doivent être appliquées pour les services de communication publique en ligne. »

, son décret d’application n°2009-5463 du 16 mai 2009 et l’arrêté au journal officiel4 publié le 29 octobre 2009 qui rend le RGAA (Référentiel Général d'Accessibilité pour les Administrations)5 obligatoire à partir de cette date.

Les administrations françaises sont désormais obligées de se référer au RGAA (version 2.2 en date du 23 octobre 2009) pour attester de la conformité de leurs services en ligne aux recommandations WCAG (Web Content Accessibility Guidelines) 2.06 du W3C du 11 décembre 2008 (ou règles pour l'accessibilité des contenus Web selon la traduction française agrée7 disponible depuis le 25 juin 2009 sous la coordination de l’Association BrailleNet), selon les niveaux A et AA. Ces recommandations sont issues des travaux de l'initiative pour l'accessibilité du Web (Web Accessibility Initiative ou WAI en abrégé) du W3C ;

Ou encore, la loi n°2006-9618 du 1er août 2006 relative au droit d'auteur et aux droits voisins dans la société de l'information (DADVSI en abrégé) a institué au bénéfice des personnes atteintes d'un handicap une exception au droit des auteurs de s'opposer à la reproduction et à la représentation de leurs œuvres comme décrit sur le site du Ministère de la Culture et de la Communication9 :

« La reproduction des œuvres sur des supports adaptés aux publics handicapés peut désormais être effectuée librement et sans contrepartie financière par des personnes morales ou des établissements (associations poursuivant un but non lucratif, bibliothèques, etc.) dans la mesure où ils auront été habilités conjointement par le ministre chargé de la culture et le ministre chargé des personnes handicapées. La reproduction autorisée dans le cadre de l'exception ne peut cependant être effectuée qu'en vue d'une consultation strictement personnelle par les personnes atteintes d'un handicap.

Afin de faciliter le travail des organismes transcripteurs, ceux-ci pourront demander, dans les deux ans suivant le dépôt légal des œuvres imprimées, que les fichiers numériques ayant servi à l'édition de ces œuvres soient déposés par les éditeurs auprès de la Bibliothèque nationale de France qui les mettra à leur disposition selon une procédure sécurisée.

Le décret n°2008-139110 du 19 décembre 2008 est venu préciser les conditions d'application des dispositions issues de la loi du 1er août 2006. ».

Nous vous invitons à ce titre à consulter le livre blanc L’accessibilité, de quoi s’agit-il ? 11, de façon à mieux appréhender les enjeux de l’accessibilité numérique et à réfléchir sur cet élément essentiel pour lutter contre la fracture numérique. Vous pouvez aussi vous référer aux travaux du consortium W3C12 sur l’accessibilité numérique, ou à ceux de l’association BrailleNet13 en consultant le site AccessiWeb14, ainsi que sa liste des critères Documents Bureautiques en téléchargement15

Enfin, le contenu d’un même document électronique sert à de multiples usages ; les plateformes de consultation étant aujourd’hui de plus en plus diverses. Si un document produit par le traitement de texte Microsoft Office Word est accessible, il pourra être non seulement lu par des personnes handicapées avec un afficheur braille ou à l'aide d'une synthèse vocale par exemple mais également plus facilement publié sous d’autres formats tels qu’HTML ou encore le format XML DAISY16 (Digital Access Information SYstem). Le traitement de texte est le premier outil de création de documents électroniques : c’est le premier outil dans la chaîne éditoriale.
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